Põnevamad täiendused HRM4Balticsi tootes 2023. aastal
Allikas: Äri-IT Kevad 2024
Autor: Triinu Pommer, BCS Itera HRMi valdkonna tootejuht
HRM4Baltics on vaieldamatult üks laiema funktsionaalsusega palgaja personalitarkvaradest Eestis ning loodetavasti tulevikus ka kogu Baltikumis.
Toome siin välja põnevamad täiendused, mis võiksid olla kasuks meie klientidele.
Ainuüksi 2023. aasta jooksul tehti HRM4Balticsi tarkvarale 386 arendust, nende hulgas 93 uut lahendust ja 293 täiendust, muudatust, parandust. Kusjuures need numbrid näitavad puhtalt arendusi ja ei kajasta konsultantide pidevat tööd meie baasseadistuste ning valemite parendamisel ja täiustamisel. Iga kuu tuleb tootest välja uus versioon, mis sisaldab endas vähemal või suuremal määral uusi lahendusi ning olemasolevate lahenduste täiendusi. Kokkuvõte versiooniuuendustest on HRM4Balticsi värskelt valminud kodulehel www.hrm4baltics.com.
Üldine
Portaali teavitus tõrkest tööjärjekorras
Tööjärjekorra tõrke info on võimalik kuvada valitud kasutajatele otse iseteenindusportaali. Selle täiendusegasaame olla kindlad, et tööjärjekorrad toimivad ning ühelegi tõrkele ei jää reageerimata.
Automaatsed parameetrid
Palgaarvestuse seadistustesse on lisatud võimalus seadistada automaatsed parameetrid alla kolmeaastast last kasvatava vanema ning alaealise puhkusereservi kohta. See tähendab, et tulevikus ei ole vajalik neid parameetreid käsitsi lisada, vaid need lähevad töötajakaardile automaatselt.
ARUANDLUS
HRM BI lahendus
HRM BI (ärianalüüsi) lahendus viib palga- ja personaliandmete aruandluse täiesti uuele tasemele. See on loodud spetsiaalselt HRM4Balticsi tootele ja annab visualiseeritud ülevaate ettevõttes toimuvast. Lahendus katab ettevõtete peamised BI aruandluse vajadused ja on seejuures kohandatav ettevõtete vajadustega.
ISETEENINDUS
Palgateatised portaalis
Lisaks palgateatiste edastamisele meilile on nüüd võimalik saata neid töötajatele ka HRM4Balticsi iseteeninduse kaudu. Nad näevad kogu palgateatiste ajalugu ning saavad soovi korral teatised endale ka alla laadida.
Puhkuste aegumine portaalis
Puhkuste aegumise pool sai 2023. aastal palju väiksemaid ja suuremaid täiendusi. Üks olulisemaid neist on aga kindlasti aegumiste kuvamise võimekus iseteenindusportaalis.
Töösuhte ajutise peatamise avaldused
Lahendus, mida paljud meie kliendid on oodanud. Lisaks puhkustele ja muudele puudumistele on nüüd võimalik iseteenindusportaali kaudu esitada avaldusi ka ajutise töölt eemaloleku (passiivsuste) kohta, näiteks lapsehoolduspuhkusele jäämine, ajateenistus. Avalduse kinnitamisel lisatakse passiivsus töötajakaardile automaatselt.
(Mass)taotlused
(Mass)taotlus võimaldab seadistada mitmesuguse sisuga taotlusi, näiteks parameetri lisamine/muutmine, töötasu muudatuse ettepanek (osakonnajuht esitab töötaja kohta oma juhile kinnitamiseks), lepingu muutmine (nt koormuse muudatus), lisatasud/boonused. Seadistatud taotlusi saab algatada nii juht oma töötajate kohta kui ka töötajad iseenda eest. Taotlust saab esitada ka massina ehk mitme töötaja kohta (nt jõuluboonused kogu osakonnale).
Tööajatabeli kuvamine portaalis
Koos paljude teiste 2023. aastal lisandunud tööajatabeli täiendustega lõime võimaluse kuvada töötajatele tema tööajagraafikut ka iseteenindusportaalis.
Varade vastuvõtmise kinnitamine portaalis
Töötajale väljastatud varadele on lisatud HRM4Balticsi iseteenindusportaalis varade vastuvõtmise kinnitamise võimalus. Kinnitada saab nii HRM4Balticsi varade loetelus olevaid varasid kui ka põhivara.
TÖÖTAJA ARENG
Koolitusplaanid ja eelarved
Lisaks koolitustele on lahenduses võimalik hallata nüüd ka koolitusplaane ja eelarveid. Koolitusplaane on võimalik saata kinnitusringile ning planeeritud koolitustest, mis on toimunud, on lihtne ja mugav luua tegelik koolituse kaart.
On-offboarding
On-offboarding’u lahenduses on võimalik luua töötajate sisse- ja väljaelamiskavasid ja ülesandeid ning määrata nendele vastutajaid.
Uue töötaja andmete kogumiseks on loodud liidestus Dynamics 365 Customer Voice’i lahendusega (endine MS Forms Pro), mis võimaldab saata uuele töötajale eelseadistatud ankeedi isikuandmete märkimiseks. Kui töötaja on ankeedi ära täitnud, jõuab see taotlusena HRM4Balticsi lahendusse, kus personalitöötaja saab selle üle vaadata ja ühe nupuvajutusega andmed töötajakaardile kanda.
PERSONALIHALDUS
Failide lahendus
Failidele on võimalik nüüdsest määrata liike ja failidest on võimalik luua kogumeid. Failikogumisse saab panna kõik dokumentide aluspõhjad (lepingud, ametijuhendid jne), mis on vaja töötajale korraga luua (nt tööle asumisel). Samuti on võimalik luua trükitud lepingupõhjad korraga kõikidele töötajatele, kelle leping muutus, ning failid ka alla laadida. Kui kasutusel on iseteenindusportaal, saadetakse failid töötajale iseteenindusportaali kinnitamiseks (süsteemi kinnitus) või digiallkirjastamiseks (praegu toimib Smart ID-ga).
Kuupäevapõhisus struktuuris ja ametikohtade plaan
Suure muudatuse on läbi teinud ka ettevõtte struktuuri käsitlemine. Struktuuri on võimalik seadistada nüüd kuupäeva järgi, näiteks sulgeda teatud kuupäevast üks osakond ja lisada asemele teine. Samuti on võimalik kuupäevapõhiselt planeerida ametikohti ja nende koormust.
Planeerimine annab võimaluse jälgida kuupäevapõhiselt, millised ametikohad millistel perioodidel täitmist vajavad, ning hoiatab uue töötaja lisamisel, kui vakants vastaval ametikohal puudub.
Värbamise lahendus
See lahendus on üles ehitatud värbamiskaardipõhiselt. Iga värbamise puhul luuakse kaart, kuhu on võimalik lisada kandidaadid ja kandidaatidele omakorda nende CV-d. Lahenduses saab luua erinevaid värbamismeetodeid, seadistada etapid, ülesanded ja vastutajad. Nii on kasutajal hea ülevaade sellest, kui kaugel värbamisprotsess on. Samuti on võimalik lahenduses seadistada küsimustikke, mida värbajad saavad vestluste ajal täita. Punktiliste vastuste alusel tekivad paremusjärjestused.
Uuema funktsionaalsusena on lisandunud veel CV Online liides, mis võimaldab kandidaatide info CV Online’i portaalist otse HRM4Balticsi lahendusse pärida. Värbamislahendus on HRM4Balticsi esimene Premium-paketi lahendus.
Roteerumised
Tegemist on toreda lahendusega, mis sobib eelkõige riigiasutustele ja kontsernidele. Roteerumiste lahendus võimaldab lisada töötaja lepingu reale info roteerumise kohta teise ettevõttesse, määrata eelseadistatud loetelust selle põhjus ning asendaja. Info ei pea olema tingimata seotud roteerumisega, seda võib kasutada ka mistahes muul põhjusel (lapsehoolduspuhkus, ajateenistus), et osutada asendamisele.
Roteerumiste mugavamaks jälgimiseks on loodud roteerumiste loend, kus on info nii roteerumiste, asendatavate kui ka asendajate kohta.
TÖÖAJA ARVESTUS
Uus seadistatav visuaal
Tööajatabelile on võimalik seadistada kuvamise mallid, millega määratakse ära tabelis kuvatavad väljad, nende järjekord, nupud, värvid jne. Lisaks saab tuua tööajatabelisse info konfliktide, planeeringu muudatuste ja teistest tabelitest lisatud töötundide kohta.
Koondvaade
Täiesti uue väljanägemise ja loogika on saanud ka tööajatabeli koondvaade. See tabel luuakse samamoodi nagu tavaline tööajatabel ning sellele kehtivad samad visuaali seadistamise võimalused. Koondvaate nägemiseks tuleb tabeli seadistusse lisada filter, millistest tabelitest andmeid soovitakse koondtabelis kuvada. Kui kasutatakse tärni (*), kuvatakse koondinfo kõigist ettevõttes olevatest tabelitest.
Automaatne töötajate lisamine tööajatabelisse
Enam ei ole vaja iga kuu töötajaid uude tööajatabeli kuusse kopeerida – nüüd on olemas uus funktsionaalsus, mis võimaldab määrata struktuuriüksusele tööajatabeli grupi. Sellelt grupilt kandub struktuuriüksus edasi töötaja lepingu reale, mille alusel saab aktiveerida automaatse töötajate uuendamise tööajatabelis. Kui funktsionaalsus on aktiveeritud, lisatakse töötajad tabelisse vastavalt lepingu real olevale tööajatabeli grupi tähisele kuu vahetamisel automaatselt.
Tööajatabeli summeerivad read
Tööajatabeli grupile on võimalik seadistada tabeli alla lisaread, millega saab summeerida tööajatabelis iga konkreetse päeva tunnid, vajadusel ka töötunni liikide lõikes. Kaubandusettevõtted saavad kuvada tööajatabeli lisaridadele ka igapäevased kaupluse avamise ja sulgemise ajad.