Praktilised lahendused ettemaksude käsitlemiseks
Allikas: Äri-IT Sügis 2024
Autorid: Marko Seemen, BCS Itera konsultant ja Mari-Liis Tandre, BCS Itera konsultant
Lihtsustage raamatupidamist ja maandage riske
Kaubandusettevõtted kasutavad äritegevuse ja kliendiriskide maandamiseks erinevaid meetodeid. Riskide maandamisel on kliendile krediidilimiitide seadmise kõrval teiseks levinud meetodiks ostjalt ettemaksu küsimine. Ettemaksu küsitakse juhul, kui soovitakse, et klient tasuks ostetava kauba või teenuse eest kas osaliselt või täielikult enne, kui ta selle kätte saab.
Tavaliselt rakendatakse ettemaksu uue kliendi puhul, kelle maksekäitumise kohta ei ole veel kogemust, või siis, kui kliendil on madal krediidihinnang. Ettemaks lisab kauplejale kindlustunnet, et tema kauba ostu või tootmise kulud ei jää katteta, ning paneb kliendi veel kord läbi mõtlema oma ostusoovi.
Ettemaks võimaldab paindlikkust ka rahavoogude planeerimisel. Näiteks kui on tegu suuremahulise tellimusega ning kauplejal endal pole piisavalt vabu rahalisi vahendeid tellimuse katmiseks.
Ettemaksu küsimise viiside kohta ei ole ühtset tava ning iga ettevõte teeb seda omal moel. Sageli kujundab selle ettevõtte pearaamatupidaja või finantsjuht. Seda, millise dokumendi alusel ettemaksu küsitakse, mõjutavad ka ostjate raamatupidajad, kes ei pruugi aktsepteerida ettemaksuarvet või nullsummaga lõpparvet.
Enimkasutatavad viisid ettemaksu küsimiseks on järgmised
- Kliendile esitatakse ettemaksuarve, mis vormistatakse majandustarkvara väliselt Wordis või Excelis. Majandustarkvaras luuakse arve alles raha laekumisel.
- Kliendile esitatakse pakkumine või tellimuse kinnitus, mis vormistatakse majandustarkvaras. Klient tasub viidates pakkumisele või tellimuse kinnitusele. Kliendile esitatakse arve kauba üleandmisel ning see seotakse laekunud ettemaksuga.
- Kliendile esitatakse ettemaksuarve, mis vormistatakse majandustarkvaras. Klient tasub ettemaksuarve. Lõpparve tegemisel vähendatakse arve summat ettemakstud summa võrra.
Seadus ei määra, kuidas küsida kliendilt ettemaksu, küll aga näeb ette, millal tuleb deklareerida ettemaksult käibemaks. Seda tuleb teha kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumisel. Siin aga hakkavad tekkima olulised erinevused ettemaksude eri käsitlusviiside vahel. Vaatame neid lähemalt.
Esimesel juhul peab raamatupidaja vormistama ettemaksuarve kahel korral, enne ja pärast laekumist, ning pole kindel, kas ta kasutab sama arve numbrit mõlemal dokumendil. Raamatupidaja peab laekumiste puhul eristama ettemaksu laekumisi tavalaekumistest ning kui majandustarkvara selleks tuge ei paku, siis on see üsna aeganõudev töö.
Teisel juhul ettemaksuarvet laekumisel ei väljastata. See tähendab, et lisaks ettemaksu laekumiste eristamisele tavalaekumistest tuleb raamatupidajal pidada ettemaksude üle arvestust väljaspool majandustarkvara, kus ta arvutab deklareeritava käibemaksu. Alternatiiv on arendada majandustarkvarasse kulukas ettemaksude haldamise lahendus. Lisaks sellele ei saa ostja hästi aru, millise dokumendi alusel peaks ta deklareerima oma sisendkäibemaksu, ning andmed müüja ja ostja käibedeklaratsiooni lisadel INF ei pruugi klappida.
Raamatupidajad, kes ei soovi kasutada ettemaksuarveid, põhjendavad seda järgmiselt
- Ettemaksuarvet ei tohiks teha, kuna see ei ole käive ja sellel olevat käibemaksu ei tohiks deklareerida.
- Kui klient ettemaksuarvet ei maksa, siis jääb nõue üles.
- Ettemaksuarvete krediteerimine on suur käsitöö.
- Need väited on sellisel juhul õiged, kui olemasolev majandustarkvara ei oma sobivat ettemaksuarvete lahendust.
ERP-lahenduse võimalused
Milline võiks olla selline lahendus, mis ei põhjustaks raamatupidajale lisakoormust ettemaksude haldamisel?
Kujutagem ette järgmist olukorda. Müügimees teeb pakkumise kliendile, mille viimane aktsepteerib. Müügimees loob pakkumisest müügitellimuse ning määrab sellel ettemaksu protsendi. Seejärel koostab ta tellimuselt ettemaksuarve ja saadab kliendile. Ettemaksuarve konteerimisel müügikäivet ei teki ja ettemaksuarve käibemaks veel käibedeklaratsioonile ei lähe. Kui kliendilt tähtajaks laekumist ei tule, loob müügimees tellimuse pealt ettemaksuarve kreeditarve ja tehing lõpeb. Kui kliendilt laekub ettemaks, siis seotakse see automaatselt ettemaksuarvega ning selle käibemaks läheb käibedeklaratsioonile laekumise kuupäevaga. Müügimees lähetab kaubad kliendile ja vormistab tellimuselt lõpparve, millel on näha arve summat vähendav ettemakstud summa. Antud juhul teeb kogu töö ära müügimees ning raamatupidajal pole vaja sekkuda.
Õnneks ei pea sellist lahendust hakkama looma, vaid see on majandustarkvaras Business Central juba olemas. Valida saab isegi kahe versiooni vahel. Üks on tellimuse-, teine kliendipõhine ettemaksu lahendus.
Müügitellimus Business Centralis.
Kliendi infoaken Business Centralis.
Business Centrali majandustarkvara ettemaksu standardlahenduse on välja töötatud Microsoft, tuginedes aastatepikkusele rahvusvahelisele kogemusele. Tarkvara funktsionaalsus võimaldab luua müügitellimuse pealt raamatupidamislikult korrektse ettemaksuarve. Sellega tekib kliendi suhtes ettemaksu nõue. Kui raha on laekunud, lähetatakse kaup või ostetakse/tellitakse tooted. Ka kliendi lõpparve saab luua sellesama müügitellimuse pealt.
Eesti lokalisatsiooni ettemaksude halduse lahendus on välja töötatud just Eesti klientide vajadusi ning eelistusi silmas pidades. Lahendus keskendub kliendipõhisele ettemaksule, mis võimaldab väljastada ettemaksunõuet ehk raamatupidamislikult korrektset ettemaksuarvet. Lahendust saab seadistada arvestama käibemaksu alles siis, kui raha laekub.
Ettemaksuandmeid saab kontrollida nii kliendi kaardil kui ka arve/tellimuse lehel olevas kiirinfo aknas. Seega leiab teavet ettemaksu summa ning tasumise kohta kerge vaevaga ka juba müügitellimuse vormistamisel. Ettemaksu saab seejärel rakendada soovitud mahus kliendile esitatavatel põhiarvetel.
Parim on asja juures aga see, et nende kahe lahenduse vahel ei pea valima ning ühe kasutuselevõtt ei välista vajaduse korral teise kasutamist.