Ärianalüüsi lahendus majandustarkvara laiendusena ehk muuda andmed infoks
Autor: Urmas Tutt; BCS Itera ärianalüüsi spetsialist
Ärianalüüsi lahenduste tõhus rakendamine ja kasutamine võib suurel määrel mõjutada ettevõtte tulemusi ja anda korraliku konkurentsieelise.
Ettevõtted juurutavad majandustark-vara (ERP) süsteeme selleks, et paremini hallata äriprotsesse ja nendega seotud tehinguid. Ärianalüüs (Business Intelligence, BI) võimaldab neid äriprotsesse paremini mõista, kasutades analüüsi sisendina tehingupõhiseid andmeid ettevõtte ERP-süsteemist. BI-lahenduste tõhus kasutamine võib tõepoolest anda suure konkurentsieelise.
Tavaliselt on ERP-süsteemidel igas moodulis ulatuslikud aruandlusfunktsioonid, näiteks finants, ost ja müük. Moodulitevahelise aruandluse funktsionaalsus on aga vähene ja ERP-tarkvara kohandamine selleks tarbeks on äärmiselt kulukas. Samuti on selliste teenuste pakkumisel nagu ajalooliste trendide analüüs ja tuleviku prognoosimine ERP-süsteemid üsna piiratud.
Nendest aruandlusprobleemidest üle saamiseks on kõige mõistlikum rakendada ettevõttes andmelao funktsionaalsusega BI-lahendusi, mida pakub ERP-süsteemi partner. Siinse artikli kontekstis tähendab BI-lahendus konkreetse ERP-süsteemiga sobituvat ja andmeladu sisaldavat ärianalüüsi süsteemi. Sellist BI-lahendust saab pidada justkui ERP-süsteemi laienduseks.
Valmistoote eelised
Klassikalise BI-projektiga võrreldes on sellisel tootestatud lahendusel palju eeliseid. Esiteks ei alustata tühjalt kohalt, sest andmeladu on ERP standardse andmestruktuuriga juba kokku sobitatud ja BI juurutamise projektis jääb ära kõige ajamahukam etapp, milleks on alati uue andmeallika tundmaõppimine.
Korduvate juurutuste ja pideva tootearenduse tulemusena on nn karbitootena pakutavas BI-lahenduses olemas hulk valdkonnapõhiseid mõõdikuid. Loomulikult tuleb kliendil seada oma äristrateegiast tulenevad eesmärgid ja nende saavutami-seks sobivad mõõdikud. Ning kui selgub, et vajalikke mõõdikuid standardlahenduses tõesti ei ole, peab olema võimalik neid sinna lisada.
Ärianalüüsi juurutamine
Kuigi ERP ja BI on tihedalt seotud ja täiendavad üksteist, on neil siiski selged erinevused. ERP-süsteemi fookus on äriprotsessidega seotud operatiivtegevustel. Süsteem peab tagama efektiivse äri toimimise ehk võimaldama maksimaalselt ressursse ära kasutada. BI-lahenduse fookus on aga strateegiliste otsuste toetamine. BI aitab tagada äri tulemuslikkuse ehk saavutada äristrateegiast tulenevaid eesmärke. Fookustest tulenevalt on erinevad ka nende süsteemide võtmekasutajad ja rollid ning need ei pruugi sugugi kattuda samade inimestega, kes ERP-süsteemi juurutavad.
Kui soovitakse uuendada nii ERP-id kui BI-d, siis kahe projekti paralleelsel käivitamisel on mõistlik aegsasti teha BI analüüs. Ajurünnakud võtmemõõdikute (Key Perfo-mance Indicator, KPI) valimisel ja tõlgen-damisel viivad sageli vajaduseni teha oma-korda ERP-süsteemi andmestruktuurides kohandusi. BI kohandustega aga ei maksa kiirustada, sest enne kui peamine andmeallikas ERP ei ole süsteemi näol valmis, pole võimalik analüütikat arendada. Tehnoloogilises ja metodoloogilises lähenemises on samuti süsteemidel põhimõttelised erisused. ERP kohandused tehakse reeglina tarkvarapakettidena vastavalt tarkvara arendusmetoodikatele ja kogemustele. BI-lahenduse kohandused on olemuselt rohkem protsessina käsitletavad ja loovad pigem eksperimentaalselt parimat praktikat.
Väga harva kasutab klient standardset ERP-süsteemi, väiksemaid kohandusi esineb peaaegu igas juurutuses. Seetõttu on BI-lahenduse hindamisel ja valikul samuti äärmiselt olulised tegurid avatus, kohandatavus ja integreeritavus. Kui ERP-süsteemi andmestruktuurides tehakse muudatusi ja need on analüütilise aruandluse seisukohast olulised, peab olema võimalik muuta ka andmete laadimise protsessi ning kaasata analüütilise keskkonna aruandlusse uusi andmeid. Avatus ja integreeritavus tähendab omakorda seda, et kõikide äriprotsesse toetavate tugisüsteemide andmevooge ei pea ilmtingimata kanaliseerima keskse ERP-süsteemi kaudu. Kui need on strateegilisest vaatenurgast olulised, kuid ERP kontekstis otsest lisandväärtust ei tooda, siis on mõistlik need andmeallikana integreerida otse BI-lahendusega, olgu nendeks näitena kas planeerimise ja eelarvestamise või tootmisjuhtimise süsteemid.
BI-projekti alustamisel on kindlasti oluline arvestada tellija senist suhet ERP-süsteemidega. Vahel on edukast äriarengust tulenevalt vaja liikuda Excelilt üle ERP-süsteemi esmasele juurutamisele. Kui kogemus ERP-süsteemide valdkonnas puudub ja kohe alustatakse ka BI-lahenduse paralleelse käivitamisega, siis on üheks probleemseks kohaks aruandluse tõlgendamine. Tihti proovitakse nii palju kui võimalik jätta BI-lahenduse hooleks. Teinekord võib see küll näiliselt ERP juurutamise kulusid kokku hoida, kuid ettevõtteülese lahenduse kui terviku mõttes võivad kulud isegi tegelikult suureneda.
Vahel on tegu aga ERP-süsteemi välja-vahetamisega ning uue süsteemi esmase juurutamisega, võimalik on ka olemasole-va ERP-süsteemi versiooniuuendus. Kahel viimasel juhul on kliendil ERP-süsteemi kasutuskogemus juba olemas, mis on kindlasti abiks, kui rääkida andmetest süsteemselt. Kui kliendil on juba ajalooliselt olemas and-melao lahendus, siis tuleb BI-projekti osas teha otsus, kuidas edasi minna.
BI-lahenduse väljavahetamisel tasub hinnata ajalooliste andmete olulisust ning võimalust kaasata need uude BI-lahendusse. Ka sama tootja ERP-süsteemide versiooniuuenduste juures on alati otsustamise koht, kas minna edasi koos ajalooliste andmetega või ilma. Sageli viiakse ERP versioonivahetuse projektide käigus läbi andmekvaliteedi tõstmine – puhastatakse ja süstematiseeritakse need vastavalt kujunenud vajadustele.
Ajalooga ei soovi kliendid tihti ERP-süsteemi koormata, vaid alustavad saldodega. Kuid BI-lahenduses ei taheta ajaloolistest trendidest ja prognoosimise võimalustest nii lihtsalt loobuda. Sellisel juhul peab arvestama kulutustega, mis on seotud muudetud andmete vaheliste seoste kirjeldamise ja haldamisega.
Kokkuvõtteks soovitan julget pealehakkamist BI-lahenduste elluviimisel! Siingi kehtib ikka vana rahvatarkus, et üheksa korda mõõda ja üks kord lõika, nii et põhjalik eeltöö tagab parima tulemuse. Mõelge hästi läbi, mida mis järjekorras (või paralleelselt) teha ning milliseid tulemusi ja millal on võimalik objektiivselt hinnata. Vastavalt eesmärkidele saab luua koos-töös BI- ja ERP-partneriga igati toimiva projekti plaani.
Tihedas konkurentsis tagab edumaa hästi töötav ärianalüüsi lahendus!