Teenuseid pakkuva ettevõtte konkurentsi A ja O
Autor: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht
Kuidas aitab Microsoft Dynamics 365 Business Central platvorm konkurentsieelist saavutada? Äri-IT Kevad 2021 ajakirjast võib leida SOL Balticsi kliendiloo. Seega on paslik rääkida lähemalt teenusettevõtte proovikividest ja sellest, kuidas hea tarkvara aitab neist üle saada.
Osta või teha ise? Üha enam ettevõtteid on otsustanud keskenduda põhitegevusele ja osta põhiäri toetavad teenused sisse. Erinevaid teenuseid pakkuvate ettevõtete roll muutub seega üha tähtsamaks. Kasvaval teenuste turul konkurentsis püsimiseks on teenusettevõttel vaja olla efektiivne ja kiire, ent seejuures ei tohi kannatada kvaliteet. Hea teenuse pakkumisel mängivad kindlasti suurt rolli inimesed, nende oskused ja teadmised, aga ka tehnoloogia ja automatiseerimine nii valdkonnaspetsiifiliste töövahendite näol kui ka tarkvaralahendustena.
Mis on tugiteenuseid pakkuva ettevõtte jaoks tarkvaraliselt oluline?
Hoitud kliendid – iga äri alus
Nagu paljudes teistes valdkondades: tunne oma klienti! Isegi kõige võimekam müügiinimene ei suuda hoida peas või ka kaustikus kõiki detaile võimalike uute klientide ja tulevikuobjektide ning -projektide kohta (ja ega keegi naljalt ei taha seda teha ka). See töö ongi õigem delegeerida tarkvarale alates kliendi info talletamisest kuni müügivõimaluste, -pakkumiste ja müügieelarvete halduseni, pluss esmase kontakti või müügiplaani ning lepingu sõlmimise vahele jääv müügiprotsess oma etappide ja ülesannetega. Info klientide, projektide ja objektide kohta peab olema kiiresti leitav, planeeritud tegevused selged ja arusaadavad ning müügimeeskonnale lihtsalt jälgitavad.
Proaktiivne paindliku hinnastamisega lepingute haldus
Kui kokkulepe on kliendiga sõlmitud (reeglina teatud perioodiks, kindlate teenuste-seadmete kohta ja lepinguliste hindadega), jätab tarkvara kliendihaldurile aega, et ta saaks tegeleda kliendisuhte hoidmisega. Haldur ei pea käima perioodiliselt kontrollimas, kas leping hakkab lõppema (või, mis veel hullem, ta ei pea selle lõppemisest teada saama kliendilt). Aegsasti ja soovitud vormis kas kirja, sõnumi või aruandena saab kliendihaldur teavituse lepinguperioodi lõppemisest, et sõlmida kokkulepped järgmiseks perioodiks.
Paindlik ja reaalajas objektide haldus
Kui lepingud sõlmitud, ei saa loorberitele puhkama jääda – vastupidi, kliendi silmis töö alles algab. Teenindus objektil peab olema kiire ja kvaliteetne ning sisaldama minimaalselt ootamatusi. Kuidas seda tagada? Kindlasti on oluline, et töö tegijal oleks täpne ülevaade kokkulepitud töödest. Meeskond peab teadma, mis päevadel, millisel objektil ja mis töid tehakse ning milliseid materjale tuleb selleks aegsasti ette tellida või laost kaasa võtta. Kui materjale laos ei ole, oskab tarkvara planeeritud tööde alusel õigeaegselt neid tellimiseks soovitada.
Info töökäsu kohta peab liikuma kiiresti töö teostajale, mis õnneks on tänu tänapäeva mobiilsele tehnoloogiale mugav. Sellele, et õhtul välja trükitud töökäsk hommikul veel kehtib, ei saa lootma jääda. Kui tuua koristusteenuste näide, siis oleks ju ülimalt ebamugav, kui kontoripõrandale tekkinud kohviloik jääb puhastamata seetõttu, et info selle kohta jõuab alles järgmise päeva töökäsku. Klientide kiiremaks teenindamiseks on hea hoida töödel ja kliendisuhtlusel silma peal operatiivselt nutitelefonis.
Sama lugu info jõudmisega kontorisse selle kohta, kui palju kulus mingi töö tegemiseks aega ja materjale. Siin pole võib-olla nii oluline isegi kiirus, vaid pigem topelttöö vältimine: info tekib objektil, seda kajastatakse kohe elektroonselt ja see liigub tarkvaralahendustesse kokkuvõtete, analüüsi ning palgaarvestuse jaoks – andmete sisestamine on ühekordne.
Kiire ja korrektne perioodiline e-arveldus
Tööde tegemise järel on järgmine (perioodiline) samm arveldusprotsess, mis peab töötama laitmatult ja minimaalse kasutaja sekkumisega, arvestades samal ajal suure hulga klientidega ja nende lepingulistele teenustele lisanduvate erisisustega. Vähem vigu õigel ajal saadud arvel tähendab kindlasti suuremat usaldust teenusepakkuja vastu. E-arvelduse ootus on vast juba nii tavaline, et ei vaja isegi mainimist.
Ükski töö ei tee ennast ise – seda teevad motiveeritud töötajad
Tehnoloogia on kahtlemata põnev ja oluline ning järjest rohkem võtavad teenuste valdkonnaski teatud tööd üle kõikvõimalikud masinad-seadmed-robotid. Aga ka need ei tööta ju ise. Inimesi on alati vaja, ka tulevikus, nii et nende hoidmine ja motivatsiooni säilitamine on tööjõuturul kindlasti võtmetähtsusega.
Objektide haldusega (olgu selleks siis koristus, prügivedu, turvateenused vm) tegeleva valdkonna üheks eripäraks on personalitöötajatele kahtlemata peavalu põhjustav suur tööjõu voolavus, mida ilmselt ei saa vältida, aga mida saab vähendada. Korralikud töövahendid võimaldavad andmete haldamise asemel keskenduda päriselt töötajatele – värbamisele, koolitamisele, arendamisele. Palgaarvestuse, puhkuste ja puudumiste halduse, töögraafikute koostamise ja suhtluse riigiga las teeb tarkvara.
Analüütika
Ja lõpuks, aga mitte vähem tähtis asi – juhtimisaruandlus otsuste tegemiseks. Enne oli juttu korrektsest ja põhjalikust info salvestamisest. Andmete sisestamine pole aga väärtus omaette, vaid konkurentsieelise annab just kogutud detailsete andmete analüüs ja õigete ning õigeaegsete otsuste tegemine. Tänapäeval ei ole juhi töölaud enam väljavalitute privileeg, vaid kõikidele ettevõtetele lihtsalt kättesaadav töövahend.