Projektide numbrilaud – selge ülevaade

Allikas: Äri-IT Sügis 2020
Autor: Koidu Kask, BCS Itera ärianalüüsi konsultant

Seoses Business Centrali (BC) projektimooduliga oleme valmis teinud aruannete komplekti – see on üks viis saada kiire ülevaade ettevõtte projektide seisust. Aruandes on kasutusel mitmed võtmenäitajad, mis annavad selge pildi projektidest nii koondvaates kui ka detailides.

Teie ettevõtte Business Central, selle projektimooduli andmed ning Power BI teenus loovad koostöös võimaluse näha ajakohast infot projektide olukorra kohta. Saab vaadata juba suletud projektide näitajaid kui ka seda, mida tulevik ajajoonel toob.

Kasutuselevõtu eeldused:

• Business Central
• Projektimoodul
• Standardtabelid/väljad
  • projektid
  • projekti andmikukanded
  • projekti ülesanderead
  • projekti plaanimisread
• Power BI Pro samas kasutuskeskkonnas Business Centraliga

Viimane on vajalik, et aruannet Business Centralisse tagasi peegeldada. Kindlasti on see väga mugav, sest siis ei ole kasutajal vaja aruande vaatamiseks teise rakendusse minna. Kuid isegi, kui Power BI ei ole samas Microsofti kasutuskeskkonnas (tenantis) Business Centraliga, töötab aruanne Power BI teenuses ja mobiilirakendustes endiselt.

Ka siis, kui olete aja jooksul oma projektimoodulisse midagi uut juurde arendanud, aga standardväljad on samuti kasutuses, on võimalik aruanne edukalt juurutada. Selles on sama värvilahendus mis Business Centrali, tagades ühtlase kasutuskogemuse terviklahendusega.

Pilt 1. Projektide käibe analüüs

Pilt 2. Kohtspikker täiendab nähtavaid andmeid

Kellele aruanne on mõeldud ja mida see näitab?

Aruande on mõeldud eelkõige ettevõtte või valdkonna juhile ja projektijuhtidele, et jälgida projektide tulemust ning ajakava.

Võimalused:

• saab analüüsida erinevusi planeeritud ja tegelike tulemuste vahel ning tuvastada hälbeid;
• saab analüüsida puudu jäänud tulude poolt, et kohe näha, millise projektijuhi poole tuleb pöörduda, et välja selgitada suurimate hälvete põhjused;
• saab vaadata, millises valdkonnas on tekkinud rohkem kulusid, kui oli planeeritud;
• detailvaates saab võrrelda, kas projektil on ehk suuremad ka tulud, et mitte teha ennatlikke otsuseid;
• saab vaadata projektide arvu ja nende seisu;
• projektijuhtide lõikes kuvatakse ülesanded kalendris, et vaadata, kuidas projekt on ajaliselt planeeritud;
• saab kuvada projektid, mille tähtaeg on möödunud, kuid mis ei ole veel lõpetatud.

Andmeid on võimalik vaadata nii aastate kui ka kuude lõikes, samuti saab minna süvitsi ja kuvada visuaal suuremalt ning rakendada mitmesuguseid filtreid ja Power BI teenuses salvestada ka andmete analüüsimiseks vajalikke järjehoidjaid.

Pilt 3. Projektide plaan ajateljel

Pilt 4. Projekti tulude (kulude) analüüsid

Aruande loomislugu

Andmete pärimiseks Business Centralist on loodud äpp, mis loob teie BCi veebiteenustes vajalikud andmete päringud (OData). Power BI Desktopi tuuakse andmed. Need kontrollitakse üle, vajadusel täiendatakse, täpsustatakse ettevõtte globaaldimensioonide ja konteeringurühmade kasutus ning nimetused. Aruande vaated kohandatakse teie ettevõtte põhiseks. Aruande fail salvestatakse teie failihoidlasse ja avaldatakse Power BI teenuses.

Selleks et andmete pärimisel ei tekiks probleemi, on vaja määrata n-ö kliendikasutaja, kuna tegemist on kliendi jaoks delikaatsete andmetega.

Pilt 5. Kohtspikker annab võimaluse lisaandmeteks

Mis edasi? Kui aruande fail on kliendil juba olemas, siis ta saab sellega soovi korral ise edasi toimetada: teha juurde uusi vaateid, lisada filtreid, lehti, uusi mõõdikuid, tingimusvorminguid, järjehoidjaid, muuta värvilahendust jne.

Loomulikult oleme aga alati valmis pakkuma nõu ja tuge aruande edasiarendamisel või lausa uute aruannete loomisel. Konkreetse toote puhul on küll kasutuses suhteliselt lihtsad andmed, ent mänguruumi ja muutmisvõimalusi on küllaldaselt.

Pilt 6. Projektide detailne vaade

Vaata ka veebinari BCS Itera YouTube’i kanalilt:

„BCS Itera veebina „Projektide juhtimistöölaud ja juhtide vaates olulised mõõdikud“