Wendre: iga IT-projekt on tegelikult äriprojekt

1. juuni oli Wendre jaoks väga vastutusrikas päev: kogu ettevõte – nii müügi-, tootmis- kui ka laopool – alustas nullist täiesti uue majandustarkvaraga. Personalihalduse ja palgaarvestuse jaoks võeti samuti kasutusele uus moodul Palk ja Personal. Lihtne see ei olnud, aga ettevõtte töötajad tulid toime ning nüüd saab Eesti kogemust kasutada teisteski riikides. Suurest sammust rääkisid Wendre grupi juhatuse liige ja tehnoloogiajuht Erkki Juckum, personalijuht Liisa Alekask ning IT vanemspetsialist Oskar Must.

Wendre on üks väheseid meie ettevõtteid, mida koroonaviirus mõjutas mitu kuud enne ülejäänud Eestit, juba 2019. aasta lõpus. Aasias pandi kinni mitu suurt toorainetehast ja see tähendas tõrkeid tarnetes. Teine tagasilöök tuli klientide poolelt – hotellid tühjenesid ja suured kaubandusketid, kus oli ka Wendre kaup müügil, pidid uksed sulgema.

Ent täielikult ei seiskunud Wendre tootmine mitte kordagi. Kokkuvõttes on nõudlus tekkide-patjade järele hoopis kasvanud, sest neid vajavad märksa suuremates kogustes nüüd haiglad. Jätkub ka arendustöö, mille käigus Wendre spetsialistid töötavad rahvusvaheliste klientide jaoks välja innovaatilisi tooteid, mh näiteks patju-tekke, mis on tehtud ümbertöödeldud plastpudeleist. Siiski on viimane poolteist aastat nõudnud ettevõtte inimestelt päris suurt paindlikkust ja kohanemisvõimet.

Ent kõik koroonaga seonduv ei ole olnud neile kaugeltki suurim proovikivi. Nimelt võttis tänavu 1. juunist Wendre Eestis kasutusele uuele majandustarkvara (ERP – enterprise resource planning) ja ühekorraga kõigis põhivaldkondades: ladu, planeerimine, tootmine, ost-müük. Personalihalduses ja palgaarvestuses tuli kasutusele moodul Palk ja Personal, kus asjaosalistel tuli samuti kõik nullist selgeks õppida.

Ja nagu see oleks veel kõik olnud liiga lihtne, toimus samal ajal ka jagunemine – senine Wendre AS jagunes patju-tekke tootvaks Wendreks ning madratseid-voodeid valmistavaks Wendre Beddinguks.

Ühtne majandustarkvara kogu grupis

Uus ühtne majandustarkvara võetakse kasutusele kogu Wendre grupis, mis hõlmab seitset riiki. Arhitektuuriliselt tähendas see, et ERP süsteem tuli disainida nõnda, et see töötaks kõikides neis riikides. Valik langes MS Dynamics 365 Finance & Operationsi kasuks ja selle juurutamist alustati Eestist.
„Wendre Grupis oli kasutusel oli kolm ERP-süsteemi, eesmärk on aga katta kõik ühega, et tekitada kogu grupis ühtne info, statistika ja analüütika,“ räägib Wendre grupi juhatuse liige ja IT-juht Erkki Juckum. „Eestit ei valitud pilootmaaks mitte seetõttu, et Wendre tehnoloogiajuht elab siin ja kogu grupi IT-juhtimine käib Pärnust, vaid sellepärast, et Eesti on kõige suurem ERP-süsteemi omanik ja kasutaja.“ Kuna grupp on rahvusvaheline, siis otsiti ERP juurutuspartnerit rahvusvaheliselt. „Valisime välja TieotoEVRY, saime Euroopa ühe suurim IT-firma näol väga tõsiselt võetava partneri,“ lisab Juckum.

Arvestades, et uues ERP-s hakkasid 1. juunist toimima nii müük, tootmine kui ka logistika ning lisaks kogu asjaajamine üle maailma asuvate tarnijatega, olid riskid, et tõrke puhul võib tehas seiskuda, päris suured. Seda ei juhtunud. Wendre toimis edasi, küll langes esimestel nädalatel saadetiste väljastamise tempo.  Nii et kes sattus Pärnus Wendre avarasse tootmishoonesse jaanipäevaeelsetel nädalatel, nägi logistikuid ja IT-spetsialiste veel hiliste öötundidelgi tööl, et laoseadistused võimalikult kiirelt korda tuunida.

Personaliga seotud nõuded on igas riigis üpriski erinevad ja seega otsustati mitte viia tarkvarasse sisse seitsme riigi kohandusi, vaid võtta kasutusele ERP-ga ühilduv lisamoodul Palk ja Personal, mida BCS Itera pakub. Valik õigustas end, juunis arvestati kõik palgad tõrgeteta juba uue mooduli abil. „Tänaseks on arvamus BCS Iterast kujunenud nii positiivseks, et tõenäoliselt võtame selle lahenduse ka Poolas kasutusele.“

Palk ja Personal

„Koostöö algas BCS Iteraga eelmisel aasta teisel poolel. Sellest alates on kaks ettevõtte konsultanti meiega kaasas käinud, oleme mitme kuu palgaarvestuse nendega koos läbi teinud,“  ütles personalijuht Liisa Alekask. Tänavu veebruarist alates töötasid Wendre personaliosakonna spetsialistid kahekordse koormusega: kõigepealt arvutati palk ühes programmis, siis teises ja seejärel võrreldi. Checkup’ide tegemine oli pidev… Kas kõik andmed on ikka mõlemasse programmi sisestatud? Kas lõpparvutus on õige?

See projekt nõudis visadust nii BCS Itera konsultantidelt kui ka Wendre personalijuhilt. Kuna tegu on tootmisettevõttega, tähendab see, et mingid süsteemid, näiteks palgaprogrammid või normide arvestus, on hästi ettevõttekesksed. Sellest arusaamine nõuab IT-partnerilt keskendumist. „Inimeste andmed on ju delikaatsed, seega ajad taga iga 30 senti või 0,3 tööpäeva, et algandmed oleksid õiged. Puhkuse- ja palgaandmed peavad olema korrektsed. Kõige selle läbitöötamine ja detailideni minek on olnud väga oluline,“ räägib Alekask.

Ettevõttes töötab palju pikaajalise staažiga inimesi, kes on alustanud ajal, mil töö ei olnud veel suure osa päevast arvutis. „Aga valikut ei ole, tehnoloogia areneb ju järjest kiiremini. Pead harjuma mõttega, et sul ei ole valmis tööriista, vaid pead IT-lahendust pidevalt paremaks muutma, et mingi asja tegemiseks kuluks vähem aega,“ selgitab personalijuht. „Iga uuendusega tuleb hoida avatud meelt – me liigume paindlikkuse poole ja kõik on uutes programmides ise testijad ja katsetajad. Ootus, et kõik on valmis ja nüüd hakkan kasutama lõpp-produkti, enam ei toimi.“

IT-projekt on äriprojekt

Wendre grupi tehnoloogiajuht Erkki Juckum ütleb uue ERP juurutamisele tagasi vaadates, et probleeme oli, aga aasta ja 10 kuuga on mitu projekti tööle pandud – au tuleb anda nendele töötajatele, kes on muudatusi eest vedanud ja taganud selle, et asi töötab!

Wendre üks tehnoloogiaga seotud põhimõtteid on IT- ja äripoole inimeste ladus koostöö. „On ülioluline, et ärisuuna inimesed tunneksid IT-projekti puhul, et see on 60% äri ja 40% IT. Sest küsimus pole ju tarkvara vahetuses, vaid iga valdkonna juht peab läbi analüüsima protsessid ja vajadusel töötama välja uued. IT ei ole ammu enam tugiteenus!“ ütleb Juckum ja lisab: „Surun väga tugevalt peale peakasutajate süsteemi igas valdkonnas – tahame, et iga juht tunneks oma protsesse. See pädevus ei peaks nihkuma ainult IT-sse – see on suur riskikoht, kui ainult IT otsustab. Seda suhtumist ei saa olla, et mina teen ainult oma tööd ja keegi teine (IT-osakonnast) võiks IT-projekti ära teha. IT-inimene ei pea paika panema, millisest loogikast lähtudes arvutame lisatasusid. Ta peaksid need otsused ellu viima!“

Ta lisab, et süsteemivahetus üksi ei taga ettevõttele edu, kui ei ole inimesi, kes mõistaksid, kuidas need süsteemid töötavad ja kes oskavad neid õigesti kasutada. Kui ei saada aru, kuidas teises riigis oleva üksuse inimese töö on seotud Pärnus lao tagumises otsas oleva inimese tööga.

**

Alati innovaatiline Wendre

Wendre, mis on sisuliselt ainus eestimaine suur tekstiilitööstus, on alati olnud innovaatiline. Ettevõtte omanik Peter Hunt on püüdnud ikka uusi lahendusi sisse viia. See tähendab aga ka, et ühtse ERP juurutamine kontsernis pole vajalik mitte ainult oluliste mõõdikute reaalajas jälgimiseks ja analüüsiks, vaid ka arenguhüppe tegemiseks tootmises.

See, et Wendre laos hakkavad üsna pea sõitma automaatsed tõstukid, on osa ettevõtte loomulikust arengust. Aga juhtkonnal on käsil ka tootmise laiendamise projekt, kus uues tehases teevad töö ära robotid ning inimese ülesanne on neid juhtida. On väga suur tõenäosus, et kui see tehas rajatakse, siis tuleb see just Eestisse.

Aga praegu on kõige esimene ja tähtsam ülesanne võimalikult kiirelt ja valutult kogu kontsernis ühtsele ERP-le üle minna. See kogemus, mida Eestis inimesed uue ERP juurutamisel said, kulub siin hädasti ära. Selleks et käivitada teistes riikides valutult ka moodul Palk ja Personal, annavad oma panuse ka BCS Itera konsultandid.