Töötaja ja juhi portaal on tõhus abimees nii kontoris kui kaugtööl

Allikas: Äri-IT Sügis 2021
Autor: Merilin Aul, BCS Itera HRMi konsultant

Kõik ühest kohast – kolleegi sünnipäeva vaatamisest kuni  puhkuseavalduse esitamiseni.

Töötaja ja juhi portaalis saavad töötajad ise kontrollida ja hallata andmeid, mida käiakse muidu personaliosakonnast pärimas. Ka juht saab paindlikumalt personaliga seotud asjad otse portaalis ära lahendada.

Töötaja ja juhi portaal on Microsoft Dynamics 365 Business Centrali baasil toimiv Palk365 ja Personal365 lahenduse iseteenindusportaal, mille tootearendus on BCS Itera hallata. Lisaks sellele, et programmis saavad enamiku igapäevastest tööülesannetest ära teha ettevõtte personalijuht ja palgaarvestaja, on töötaja ja juhi portaal suureks abiks ka juhtidele ja teistele töötajatele.

Joonis 1. Töötaja ja juhi portaal

Portaali kaudu saab edastada töötajatele infot näiteks ürituste või ülesannete kohta. Sellised teated võib suunata konkreetsetele töötajatele, gruppidele (näiteks ainult juhtidele) või kõikidele.

Töötaja, kes iseteenindusportaali kasutab, hoiab seal ise oma andmetel silma peal ning muudab neid taotluse kaudu, kui vaja. Samuti on võimalik kontrollida oma puhkuste saldot ning vaadata kolleegide kontaktandmeid, sünnipäeva ja ettevõtte struktuuri. Lisaks sellele saab töötaja esitada portaalis puhkuseavaldusi ning tulumaksuvabastuse taotlusi.

Juht omakorda näeb ka töötajate kohta käivat infot ning täidab-kinnitab seal tööajatabeleid.

Töötaja lihtsustatud kaart

Mõnes ettevõttes on tööjõu voolavus kõrge ja uusi töötajaid lisandub iga päev. Selleks puhuks on iseteeninduses võimalik juhil endal sisestada uue töötaja andmed lahendusse. Juhi täita on iseteenindusportaalis töötaja lihtsustatud kaart, kuhu saab märkida peamise info tema kohta: isiklikud ning lepinguga seonduvad andmed. Juht võtab sellele uuelt töötajalt allkirja, mida saab sisestada tahvelarvutist sõrmega või arvutist hiirega. Töötaja andmed liiguvad seejärel personaliosakonda, kus vaadatakse üle, et kogu vajalik info oleks olemas ja korrektselt täidetud. Kui kõik andmed on õiged, siis ei ole vaja teha muud kui vajutada ühte nuppu ja seejärel tekib automaatselt lahendusse uus töötaja kaart. Kui inimene on tööle võetud, on võimalik andmed saata kiirendatud korras otse Personal365 lahendusest töötamise registrisse.

Puhkuseavalduste esitamine

Portaalis võib juht esitada töötaja eest puhkuseavaldusi, nii ühe inimese kaupa kui ka grupina. See on eriti mugav siis, kui ühel juhil on hallata palju töötajaid. Nii ei ole vaja kõigil töötajatel lahendust eraldi kasutada ja avalduste alusel saab palgaarvestajal kohe ka puhkusetasu välja arvestada. Juht hoiab seal töötajate puhkuste saldodel silma peal, et ei tekiks olukorda, kus kasutatakse ära rohkem puhkusepäevi, kui ette on nähtud.

Joonis 2. Minu tiimi avaldused

Juhi üheks tööriistaks iseteenindusportaalis on puhkuste ülevaade, mis annab graafilise ülevaate sellest, kes on ühel ja samal ajal töölt eemal. Nii saab vaadata, et sama töölõiku katvad töötajad ühel ajal puhkusel ei oleks. Aruandes näeb juht ka töötajate puhkuste saldot vastava perioodi alguses ja lõpus.

Joonis 3. Puhkuseavaldused

Tänu iseteenindusportaali võimalustele saab asju ajada paberivabalt ning andmed on lahenduses kogu aeg ajakohased ja integreeritud nii personali-, tööaja- kui ka palgaarvestuses.

Rohkem infot leiab lehelt www.palk365.ee.