Topeltraamatupidamine oma parimas tähenduses
Allikas: Äri-IT Kevad 2021
Autor: Aleksei Utkin, BCS Itera konsultant
Kuluarvestus Microsoft Dynamics 365 Business Centralis.
Mida aeg edasi, seda kõrgemale seatakse ootused majandustarkvara suhtes. Paljuski puudutab see just töövahendeid, mis finantsandmeid aluseks võttes aitavad juhtkonnal tulevikku vaatavaid otsuseid langetada. Seega suureneb vajadus veelgi paremate prognoosimise ja analüüsimise vahendite järele.
Tänapäeval kasutatakse prognoosimiseks ja analüüsimiseks ikka veel üsna tihti Excelit või mõnda muud äritarkvaravälist rakendust. Palju mugavam ja kiirem oleks andmeid töödelda ja analüüsida otse äritarkvaras, kasutades kõige uuemaid finantsandmeid.
Kujutage hetkeks ette olukorda, et üks nutikas äritarkvara teeb hoolsalt ettevõtte finantsanalüüsi tarbeks kõikidest raamatupidamiskannetest koopiaid, lisab analüütilised tunnused ja paigutab need turvaliselt eraldi registrisse. Kandeid on hiljem võimalik samas majandustarkvaras reeglite kohaselt töödelda ja seejärel otse süsteemis analüüsida või mõnda ärianalüüsi rakendusse eksportida. Microsoft Dynamics 365 Business Central ongi just selline äritarkvara.
Kirjeldatud funktsionaalsus peitub Business Centrali kuluarvestuse moodulis. See on võimekas abivahend nendele ettevõtetele, kes rakendavad lisaks tavapärasele finantsarvestusele kuluarvestuse meetodeid. Rohkem saaks selle mooduli kasutamisest kasu reaalsektor (tootmine, kaubandus, vahendus jt), aga ka äriteeninduse ettevõtted leiavad kuluarvestuse moodulist väga arvestatavaid võidukohti.
Kõige üldisemas plaanis on võimalik moodulit kasutades kulusid või tulusid jaotada kulukohtade vahel statistiliste või dünaamiliste reeglite alusel. Kord reeglid juba soovipäraselt seadistanud, saab juhtkond värskeimad andmed otse äritarkvarast ilma, et kuluarvestaja peaks keeruliste valemitega tulemusi rehkendama.
Eelarvestamine
Üks idee, kuidas saab kasutada kuluarvestuse moodulit, on eelarvestamine ja eelarve täitmise kontroll objektide lõikes. Sellist eelarvestamise moodust võiksid kaaluda ettevõtted, kes lisaks klassikalisele ehk kontopõhisele eelarvestamisele vajavad detailsemat vaadet finantsseisule.
Lihtne näide: ettevõtte analüüsib finantsnäitajaid kahes dimensioonis, teenuste ja riikide lõikes. Bussiness Centrali abil on võimalik kirjeldada vastavad kulujaotuse reeglid ja panna see automaatselt täituma vajaliku perioodilisusega. Importides eelarvet või koostades seda süsteemis, on siis seejärel näha, kuidas teenuse- või riigipõhine eelarve täitub, ja vajadusel saab uurida suuremate hälvete tekkepõhjusi.
Kuluarvestuse plussid:
- Toetab strateegilist juhtimist.
- Aitab mõõta efektiivsust ja selle parameetreid.
- Võib kasutada mitterahalist informatsiooni.
- Aitab interpreteerida numbrite taga olevat infot.
- Teeb nähtavaks toote ja teenuse omahinna, nii et hinnastamine on täpsem.
Miks kaaluda kuluarvestamist ja eelarvestamist Microsoft Dynamics 365 Business Centrali abil?
- Majandustarkvara jääb keskseks andmete allikaks. Kogu arvestusse puutuv info on ühes kohas, seega lihtsamini kontrollitav ja paremini jälgitav.
- Otsuste aluseks on reaalaja andmed.
- Tänu sellele, et andmetöötlus toimub regulaarselt ja automaatselt, saab finantsjuht tegeleda sisulise tööga, luues nii suuremat väärtust.
- Mida automaatsemad on süsteemid ja protsessid, seda väiksem on aja- ja lõpuks ka rahaline kulu.