5 soovitust, mis puudutavad ettevõtte väärtuslikku vara – andmeid

Allikas: Äri-IT Kevad 2020

Autorid: Karin Lehtsaar, BCS Itera konsultant ja Allar Soonsein, BCS Itera konsultant

Andmed kui ettevõtte kallim vara – andmekvaliteedi tähtsus ja üleminek saldodega.

Selleks et teha uue majandustarkvara (ERP) juurutamine või vanalt versioonilt uuele üleminek kiiremaks ja lihtsamaks, on ülimalt oluline, et oleks tagatud andmete kvaliteet.

Tavaliselt on teada tarkvara juurutamise alguses, et olemasolevad andmed on vaja uude süsteemi viia, ent see töö võetakse ikkagi ette alles projekti lõppjärgus.

Uue ERP süsteemi kasutuselevõtt on suurepärane võimalus korrastada oma andmed ning puhastada nimekirjad dubleeritud kirjetest, vanadest klientidest, hankijatest, kaupadest jm aegunud infost. Kindlasti on vaja aga arvestada, et see kõik võtab üldjuhul märksa rohkema aega, kui te ette kujutate.

Siin on mõned soovitused, kuidas läheneda andmetele, et neid oleks lihtne uude süsteemi üle tuua ja hallata.

Esimene soovitus

Mõelge projekti alguses läbi, mis andmeid on vaja üle tuua ning millist infot need kannavad. BCS Itera annab näiteks alati kliendile andmete põhjad, kuhu lisada need, mida uude süsteemi on vaja üle tuua. Kindlasti tasub IT-partnerilt selle kohta lähemalt uurida.

Teine soovitus

Leppige projekti alguses kokku, kes milliste andmete eest vastutab ning kes viib läbi nende impordi uude süsteemi. Samuti on vaja määrata projekti liikmed, kes on andmete omanikud ehk teisisõnu ettevõtte töötajad, kellel on ligipääs andmetele, nende muutmise õigus ning kes mõistavad, mis info peitub ühe või teise numbri taga.

Kolmas soovitus

Kõik algandmed tasub ette võtta ühekorraga ja siin on suurepäraseks abimeheks Excel, kus on lihtne neid kustutada või lisada.

Neljas soovitus

Säilitage ainult vajalik info! Näiteks andmed, ilma milleta ei saa kliendile müüki teha. Samas pole mõtet jätta import tegemata, kui puudub kliendi telefoninumber või e-aadress – see on võimalik hiljem lisada (ka massimpordi teel). Jätke maha info, mida te tegelikult ei kasuta. Ja täitke uue funktsionaalsuse kasutuselevõtmiseks vajalikud/seotud väljad, näiteks pakendiaktsiisi ja Intrastati (ELi liikmesmaade vahelise väliskaubanduse statistika) aruanne jms.

Viies soovitus

Andmekvaliteet peab olema korralik! Süsteemis on igal väljal oma mõte, nii et ärge importige süsteemi selliselt vormistatud infot, kui kliendi nime taga on kohe e-aadress või e-aadressi väljal on ka telefoninumber. Igal väljal peavad olema vastavad andmed, nii on need puhtad ja korrastatud ning hiljem ei teki uues süsteemis vigu. Pange tähele, et ka punktid, komad, tühikud on osa andmekvaliteedist ja need peavad olema igal pool ühtemoodi, et andmete import õnnestuks vigadeta. Muidu tuleb teha uus andmeülekanne, mis võib osutuda päris kulukaks.

Üleminek saldodega

Kas alustada tööd uues süsteemis puhtalt lehelt (ehk sisestatakse ainult algsaldod) või tahate kogu ajaloo kaasa võtta? Saldodega ülemineku eelised on järgmised:

1. Saldode sisestamine on kiirem ja vigade tekkimise oht on väiksem. Ajaloo kaasavõtmisel on vaja pöörata tähelepanu andmekvaliteedile, sest töömaht on sel juhul väga suur: andmete eksportimine vanast süsteemist, nende korrastamine ja seejärel uude süsteemi importimine.
2. Saldodega ülemineku korral on uues lahenduses pilt puhas ja selge. Nii on lahendust parem hoomata ja lihtsam kontrollida.
3. Saldodega üleminek küll ei võta ajalugu kaasa, kuid siin tuleb läbi mõelda, kas ajalugu, mida tahetakse kaasa võtta, on tegelikult ikka oluline (nt kas on vaja iga päev vaadata viie aasta taguseid arveid) või millist ajalugu soovitakse analüüsida.
4. Ajaloo mahajätmise kasuks räägib veel see, et kui kliendil on olemas ärianalüüsi/BI-lahendus, siis on võimalik ühildada vana andmebaas BI-ga ja seal omakorda seotakse nii ajalugu kui ka uued andmed. Seega puudub otsene vajadus mitme aasta info sisestamiseks uude majandustarkvarasse.
5. Kui peaks vaja olema, siis näeb klient vanu arveid alati ka vanast süsteemist, aga ka see võimalus on lahendatav BI-ga.

Kokkuvõte

Nagu öeldud, on andmed väärtuslik vara. Nende alusel käib ettevõtte igapäevane elu ning nende põhjal tehakse väiksema või suurema kaaluga otsuseid, nii et andmete kvaliteet on ülioluline. Juurutuse puhul tuleb suurt tähelepanu pöörata andmeülekannete ettevalmistamisele ning impordile ühest süsteemist teise. Liigutatavad andmemassiivid on reeglina väga suured ja tundlikud. Koostöös kliendiga leiame oma kogemuste najal alati võimalused, kuidas andmed sujuvalt ja kiirelt üle tuua.

BCS Itera soovitab andmete kvaliteedile hakata mõtlema täie tõsidusega kohe juurutuse algfaasis ning andmeülekannete võimalike riskide maandamiseks kasutada professionaalide abi.

Andmete kvaliteedi dimensioonid