Reaalajamajandus, integratsioonid ja majandustarkvara
Allikas: Äri-IT Kevad 2022
Autor: Margo Touart, BCS Itera tehnoloogiajuht
Ülevaade sellest, miks just nüüd, mil reaalajamajandus üha tugevneb, on eriti oluline valida selline majandustarkvara, mis toetab digiteerimist.
Mis on reaalajamajandus? Tegemist on digitaalse taustsüsteemiga, Eesti ettevõtjate ja riigi koostööga, kus reaalajamajanduse (real-time economy ehk RTE) eesmärgiks on, et nii ettevõtja, riik kui ka kodanik võiksid säästa aega ning raha paberipõhiste tehingute ja toimingute asendamisel automaatse andmevahetusega. Ehk teisisõnu säästa ressursse rumala töö arvelt ning kasvatada ettevõtete konkurentsivõimet ning tootlikkust.
Sellega seoses kasvavad järjest ka nõudmised majandustarkvarale, millega ettevõtted tegutsevad. Dynamics 365 Business Central on nüüdisaegne pilvepõhine ERP tarkvara Microsoftilt, mida arendatakse Taani arenduskeskuses.
Tarkvara on loodud töötama koos Microsofti teiste lahendustega, nagu Office 365, Dynamics 365, Power Platform või Azure masinõppeteenus, mis võimaldab näitena prognoosida müüki, varude muutust ja rahavooge. Samuti on loodud integratsioonid paljude rahvusvaheliste teenusepakkujatega, olgu siin näitena toodud Euroopa e-dokumendi võrgustik PEPPOL või makselahendus Paypal.
Aga kuidas on lood integratsioonidega Eestis?
Siin tulevad mängu kohalikud Dynamics 365 Business Centrali partnerid, kes on loonud ühendused enamiku kohalike e-teenustega. Siin all ongi need välja toodud.
Registrid
Üks oluline register ettevõtete jaoks on kindlasti äriregister. Ühendus e-äriregistriga võimaldab hõlpsasti äriregistri andmete põhjal äripartnereid süsteemis kirjeldada või nende andmeid kontrollida ja uuendada.
Äriregistri juures asub nüüd ka e-arve vastuvõtjate register. See võimaldab majandustarkvaral tuvastada, millistele äripartneritele saab või isegi peab e-arveid väljastama.
E-arve operaatorid
Teatavasti on 2019. aasta juulist avalikule sektorile kohustuslik esitada e-arveid. Kindlasti aga ei peaks e-arvete kasutamise põhjuseks olema pelgalt see kohustuslikkus. E-arveid vastu võttes säästate ise arvete sisestamisaega ning väldite sisestusvigu, lisaks saate kasutada digitaalset kinnitusringi.
Eesti e-arve mudelis on kandev roll operaatoritel, kelle kaudu toimub e-arvete edastamine. Piisab liitumisest ühega neist ning saate arveid saata ja vastu võtta kõigilt oma äripartneritelt, kes on samuti süsteemiga liitunud.
Majandustarkvara peab seega pakkuma ühendust vähemalt ühe turul oleva operaatoriga või s riikliku e-arveldaja operaatorteenusega. Samas, mida rohkem ühendusi majandustarkvara pakub, seda rohkem on teil valikut, millise operaatoriga liituda.
E-arve väikevend e-kviitung ei ole meil veel levinud, aga riik tegeleb sellega aktiivselt (https://realtimeeconomy.ee/). Praegu on aga turul suurepärased teenusepakkujad, kes aitavad veel mitte digikujul olevat tšekimajandust ettevõttel hõlpsamini käsitleda (nt CostPocket). Telefoniäpp võimaldab kasutajal tšeki pildistada ja digiteerida. Seejärel saab ta juba tšeki e-kviitungina või e-kuluaruandena (koondades mitu kulutust) edastada majandustarkvarasse, kus see läheb kinnitusringile ja seejärel raamatupidajale konteerimise-maksmise jaoks.
Arvete maksmisega seoses on paslik rääkida ka majandustarkvara ja pankade vahelistest liidestest.
Pangad
Suuremad pangad pakuvad majandustarkvaradele otseliidestusvõimalust. See tähendab, et raamatupidaja ei pea käima internetipangas, vaid saab toiminguid teha otse majandustarkvaras, olgu selleks siis maksete tegemine või pangaväljavõtte saamine.
Otseühenduse puhul avanevad täiesti uued võimalused. Näiteks pangaväljavõte kui selline asendub jooksva tehingute info saabumisega, tänu millele on majandustarkvaras viimase seisuga informatsioon, nagu vaataksite kontot internetipangas.
Kui rakendada juurde veel majandustarkvara tehtav automaatne arvetega sidumine (viitenumbri jt tunnuste alusel), on teil värske info lisaks pangaväljavõttele ka kliendivõlgnevuste kohta. See võib nii mõnegi äri puhul olla kriitilise tähtsusega, otsustamaks, kas kliendile saab sel ajahetkel uut müüki teha või mitte.
Riigiasutused
Otseühendused on võimalikud ka riigiasutustega. Küll on riigi puhul selle eelduseks X-teega liitumine ja X-tee turvaserveri sisseseadmine või rentimine (nt Teliast). Mõne asutuse/teenuse puhul piisab, kui X-teega on liitunud majandustarkvara pakkuja, kes on sel juhul vahendaja rollis.
Peamiste hüvedena tooksin välja võimaluse laadida Haigekassast töövõimetusslehed või esitada uued töötajad Maksuameti töötamise registrisse. Samuti saab otse majandustarkvarast esitada maksudeklaratsioone, nagu KMD ja TSD.
Mõeldamatu on minu meelest otseliidese puudumine aktsiisikauba käitlejate jaoks, kuna neil on nõue esitada saatedokumendid igapäevaselt Maksuameti SADHESi lahenusse (siseriiklik aktsiisisaatedokumentide haldamise elektrooniline süsteem).
EDI operaatorid
Kui vaadata kaupade käsitlemist üldisemalt, siis ettevõtted, kes omavahel kaupu ostavad-müüvad, peaksid kindlasti kaaluma EDI käivitamist (electronic data interchange, elektrooniline andmevahetus). See tähendab laiemat e-dokumentide kasutamist kui pelgalt e-arve. EDI dokumendivahetuseks ei pea liidestus käima iga tehingupartneriga eraldi, vaid piisab, kui liituda (nagu ka e-arve puhul) ühega EDI operaatoritest, kelle seast peamised on Eestis Telema ja Edisoft.
Kaupmeeste (nii ostjate kui ka müüjate) jaoks on e-tellimus tunduvalt väärtuslikum dokument kui raamatupidamislik e-arve. Kui ostja esitab tellimuse otse oma süsteemist ja see saabub müüja süsteemi minutitega ning ilma sisestusvaevata, siis on sellel tohutu eelis ja kasu mõlemale poolele võrreldes e-kirja või telefoni teel edastatud tellimusega.
Kokkuvõtteks
Digitaalses vormis infovahetus viib meid järjest rohkem reaalajamajanduse suunas – käsitöö väheneb, automatiseeritus suureneb ja protsessid kiirenevad. Lisaks manitutele on kindlasti veel mitmeid osapooli, keda majandustarkvara puudutab, näiteks transpordi- ja pakiteenuse osutajad või ID teenuse pakkujad, et dokumente krüpteerida või digiallkirjastada. Osapooled võivad olla ka ettevõtte sees kas teiste rakenduste või seadmete näol.
Konkurentsiolukorras on eelis neil ettevõtetel, kelle äriprotsessid on rohkem digiteeritud. Seega on eriti oluline oma tehnoloogilistes valikutes vaadata nende majandustarkvarade suunas, mis toetavad digiteerimist.