Tehnoloogiline aken rentnikele ehk rentnike portaal
Allikas: Äri-IT Kevad 2022
Autor: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht
Kinnisvara haldajate ja rentnike suhtlus liigub üha rohkem elektroonilistesse kanalitesse. Kuigi näost näkku rääkimine ja telefonivestlus tundub märksa inimlikum, on vastavatel portaalidel mitmeid eeliseid.
„Meie büroojuht helistas teile eile: meil on aken katki, tuul puhub sisse, külm on!“
„Vabandust, kellega ta suhtles? Kahjuks ei ole mul teie mure kohta infot, aga uurin kohe kolleegilt, kas tema on teie probleemi kätte saanud. Helistan varsti tagasi.“
See on seik rentniku ja rendileandja igapäevaelust. Mõlemale poolele tüütu, aeganõudev ja ärritav. Aga see ei pea nii olema, kui kommunikatsioon digiteerida.
Nii nagu kaubandus on füüsilisest ruumist liikunud e-poodidesse, läheb kinnisvara haldajate ja rentnike suhtlus ka järjest rohkem elektroonilistesse kanalitesse. Ja mitte e-kirjade keskkonda, vaid portaalidesse. Kindlasti on mõiste rentnike portaal tuttav kõigile, kes on kinnisvarateemaga kokku puutunud. Miks peaks portaali kasutama telefonikõne või näost näkku suhtlemise asemel?
Info kättesaadavus igal ajahetkel
Inimlik suhtlus on tore, kuid mitte haldurile, kes saab reede õhtul teatris olles kõne, sest audiitorid tahavad teada viimase arve arvutuskäiku või ei leia rentnik viimast arvet üles. Portaal toimib ööpäevaringselt – info on igal ajal kättesaadav.
Kui rentnikul on küsimusi oma lepingute, arvete, nende arvutuskäigu või tasumise kohta, leiab ta need iseteeninduskeskkonnast. Vähem asjatuid kõnesid ja kirju.
Üks suhtluskanal ja kogu info ühes kohas
Rentnik saab oma probleemi või küsimuse panna ise portaali kohe, kui see tekib, näiteks otse nutitelefonist. Haldur ei pea siis telefonikõne käigus kiiruga kritseldatud paberilt infot otsima ja sisestama, vaid saab selle kohe elektroonselt kätte, et keskenduda asja lahendamisele.
Töökäsk liigub ERPi, kus haldur leiab samas kohas kättesaadavatest kalendritest vabad tehnikud, teeb kliendile vajadusel pakkumine ning paneb kinnituse saamisel asja töösse. Rentniku jaoks on kogu tööga seotud protsess ja staatused (nt ootel, täitmisel, täidetud) jooksvalt jälgitavad. Sealsamas portaalis näeb klient kohe, millal ja kes tuleb tema probleemi lahendama, ning hiljem ka seda, mis täpselt tehti ja kas töö läheb arveldusse või tehti seda rendilepingu raames. Tegelikult näeb seda juba tellides, piltlikult öeldes saab rentnik endale hinnakirjast töid tellida.
Info ajakohasus
Portaal ei ole andmebaas, vaid andmete kuvamise koht, mis on aga integreeritud kinnisvarahalduslahendusega. See omakorda tähendab, et iga muudatus, mis ühes keskkonnas tehakse, on teises kohe ka kättesaadav. Näiteks arve tasumine on pärast makse sooritamist nähtav juba portaalis oleva arve juures.
Kuigi rendileandjad tahavad sageli käia ise näitusid kogumas, annab portaal võimaluse neid käike vähendada ning lasta rentnikul need (nt elektri- ja veenäidud või kaupluse käibe- ja külastajate numbrid) ise sisestada. Arvelduse jaoks vajaliku alusinfo kogumine ei kuluta siis enam mitme inimese aega.
Parem kliendikogemus
Klient tunneb, et on infovoos. Ta saab portaali kaudu teada olulisematest sündmustest ja ka pakkumistest, mis võiksid talle huvi pakkuda. Kliendi jaoks on loodud vajalik graafiline aruandlus ja ülevaade tema enda info baasil, samuti tulevikuprognoos, arvestades näiteks kaupluse tänast käivet või külastatavust.
Vähem tarbetut suhtlust võrdub rohke aega. Aeg on raha ja kiirem suhtlus muudab kindlasti kogu haldusportsessi efektiivsemaks ja mugavamaks.
