Mis see maksab?

Allikas: Äri-IT Kevad 2022

Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht

Auto ja majandustarkvara ostmisel on väga palju sarnast – tehingu õnnestumiseks on mõlema puhul vaja mitu sammu enne ära teha.

Palju maksab auto? Maja? Remont? Majandustarkvara (ERP)? Lihtsad küsimused, kuid mitte nii lihtsad vastata. Ja seda eelkõige sellepärast, et neid mõisteid annab tõlgendada nii ja naa vastavalt kellegi ootustele-kogemustele vms. Lihtsustatult öeldes võib ERP juurutusprojekt maksta nii 10 000  kui ka 110 000 eurot.

Kui autot ostab keskmine eestlane kolm–neli korda elus ning sellest tekib mingi kogemus, siis ERP projektide puhul piirdub see kogemus enamasti ühega või puudub üldse. Kui autot valima hakatakse, siis tehakse eeltöö ära: mis tüüpi masin, millised lisad, kui võimas mootor jne. Tänu sellele saab laia valikuvõimaluse muuta kitsamaks ning keskenduda tõesti ainult neile pakkujatele, kes vastavad valitud kriteeriumitele.

KUIDAS VÄLTIDA LOTERIID ehk EELTÖÖ

ERP ostuprotsessi puhul kehtib sama loogika – korralik eeltöö on eduka lõpptulemuse alus. Suurima osakaaluga komponent ERP investeeringus on juurutusprojekt ehk teenused, mida osutab partner. Juurutusprojekti mahu maksimaalselt täpseks hindamiseks on vaja kliendilt sisendinfot.

Kui klient ise alguses ei panusta oma protsesside ja vajaduste kirjapanekusse, siis võib kindel olla, et partner tuleb seda infot niikuinii küsima. Ja kui seda teevad eri pakkujad ning mitu korda, siis on see lõppkokkuvõttes kõikidele ajakulu, mida annaks vältida. Samas kui ülesandepüstitus on liiga üldsõnaline (vt variant 1 all tabelis), siis see jätab liigselt tõlgendamisruumi ja lõppkokkuvõttes pole pakutud lahendused ja eelarved üldse võrreldavad. Selle põhjal otsuse tegemine võib osutuda mõnevõrra loteriiks.

Kui näiteks avaldada soovi finantsmoodul käima panna, siis küsija jaoks võib see tunduda lihtne ja arusaadav, kuid ERPi pakkuja jaoks tekib kohe terve rida küsimusi. Kas eelarvestamist soovitakse juurutada? Kas on vaja konsolideerida? Kas on vajadus automaatse periodiseerimise järele? Kas panga laekumised võivad tulla käsitsi või võiks tulla automaatselt? Kas ja kuidas rahavoogusid prognoositakse? Kas kuluarved peaksid liikuma digitaalselt? Kas kuluarvetel peaks olema kinnitusring ja kui peaks, siis millise loogikaga see on üles ehitatud? Jne.

Iga nimetatud küsimus väljendub tegelikkuses ERP maksumuses ja kui seda kirja ei pane, siis vähem kogenud pakkuja ei pruugi seda vajadust teada ning ei arvesta seda eelarvesse. Kogenum pakkuja teeb seda ja esitab seetõttu suurema pakkumise.

Joonis 1. Näide, kuidas ülesandepüstituse sõnastus mõjutab pakkumuste hinda.

Seega soovitame kindlasti esimese sammuna ära teha eeltöö (request for proposal) kas oma jõududega või välise partneri abiga. Pole liigne veel kord rõhutada, et see hoiab kokku kõikide osapoolte aega ja raha.

EELTÖÖ SISU

Ideaalis tuleks kirja panna:

• Ettevõtte protsesside kirjeldus

See aitab potentsiaalsel partneril paremini aru saada äri eripäradest ja toimimisloogikast. Nagu öeldud, võib kliendile kõik tunduda nii loomulik, et pole mainimist väärt, kuid võõrale on iga infokild abiks. Lisaks võiks olla kirjeldatud praegused lahendused ning see, milliseid protsessi etappe need katavad.

• Ärivaldkonnast tulenevat nüansid

Just need võivad tavaliselt kõige enam eelarvet mõjutada. Näiteks on hankijatel kindlad formaadid, kuidas nad oma dokumente vahetavad, või soovivad klientide kliendid, et neil oleks kindlas vormingus müügidokumendid konkreetse infoga või tootmises on kindla loogikaga omahinnaarvestus vms.

• Praegused pudelikaelad

Igal protsessil on oma kohad, mida uut tarkvara ostev klient näeb oma senises igapäevases tegevuses piduritena ning mis annaksid uues tarkvaras teistmoodi tehes kohe efekti.

• Tulevikusoovid

Unistamine pole patt – kui on ideid, kuidas tulevikus võiks mingi tegevus lahendatud olla, siis on see väga hea sisend aruteluks, mis puudutab uuta lahendust. Tuleb lihtsalt jääda kahe jalaga maa peale ja võtta arvesse, et kõikide soovide kohene täitmine ei pruugi olla ressursi mõttes ja rahaliselt mõttekas.

Mida rohkem on struktureeritud alusinfot, seda suurem on tõenäosus, et partnerite pakkumised peavad vett ja poole projekti peal ei pea kemplema hakkama, mida üks või teine mõtles või eeldas.

Vaadake ka BCS Itera veebiseminari samal teemal: https://www.itera.ee/webinars/majandustarkvara-erp-valiku-alused-ja-teekaart-20-01-22/.