Miks digiteerida personalihalduses?
Allikas: Äri-IT Kevad 2022
Autor: Merilin Aul, BCS Itera projektijuht
Kuidas jõuda selleni, et personalijuhid jõuaksid dokumentide täitmise asemel tegeleda inimeste päris murede ja rõõmudega? Digitaalsed personalihalduse lahendused ongi loodud just selle eesmärgiga.
Ilmselt mäletavad veel paljud aega, kui personalihalduse dokumendid olid kõik füüsilisel kujul paberi peal. Nende haldamiseks ja talletamiseks pidi suurematel ettevõtetel olema üsna pirakas ruum, kuhu mahutada kohmakas kapp. Personalivaldkonnas oli kindlasti igal töötajal oma mapp, kuhu vahele pandi kõiksugused lepingud ja nende lisad, samuti töötervishoiu, varade, tunnistuste ja muude andmete kohta käivad dokumendid. Staažikamate mapid kippusid tihtipeale väga mahukaks muutuma, vahel oli ehk mõne töötaja kohta vaja veel lisamappigi. Ja kui oli vaja andmeid vaadata, siis pidi personalijuht: a) võtma võtme, et kapiuks avada, b) otsima sealt üles info (heal juhul olid andmed tähestikulises järjekorras). Ja nii iga kord, kui tekkis mingi küsimus dokumentide kohta.
Vahepeal tekkis juurde võimalus hallata andmeid osaliselt ka digitaalselt. Selle jaoks olid personalijuhi töölaual Exceli tabelid. Ühes tabelis oli vaja hallata töötajate kontaktandmeid, teises infot parasjagu kehtivate lepingute ja töötasude kohta, kolmandas töötajate laste andmed jne. Ka palgaarvestuses oli Excel suureks abiks, sest paljud tööandjad maksavad töötajatele tulemustest johtuvalt lisatasu ja Exceli valemite abil sai need summad siis välja arvestatud. Ehkki tabeleid oli palju, lihtsustas see omajagu tööd, sest info sai kiiremini kätte kui mappe läbi lapates. See on ka ilmselt põhjus, miks mõnel ikka veel selliselt töötatakse.
Personalihalduse lahendused
Personalihalduse lahendustes on süsteem ju laias laastus sama, ainult suurte kappide asemel on serveriruum, mida ei pea isegi kontoris olema, sest pilvelahendustes on juba serverimajutus hinna sees. Selleks et töötaja andmeid uuendada või kontrollida, ei ole muidugi enam vaja kapiust lahti keerata, vaid piisab lahendusse sisselogimisest ja mõnest hiireklikist. Sellessamas ühes lahenduses saab hoida kogu andmestikku, mis oli enne kümnete paberilehte peal. Lisaks sellele, et paberit kulub vähem, on ka töömaht digiteerimise korral väiksem.
BCS Itera hea klient SOL Baltics näiteks värbab iga kuu tööle umbes 150 inimest ja nende andmetega tegeles varem neli inimest, kes sisestasid töötajate andmed mitmesse kohta. Nüüd kasutab SOL HRM4Baltics-t ende enda pakutud lahendusena, kus uue töötaja otsene juht täidab töösuhte aluses töötaja algandmed ära, need lähevad personaliosakonnale ning kinnituse korral ongi töötaja juba lahenduses registreeritud. See tähendab omakorda, et personalispetsialistil ja -juhil jääb aega tegeleda päris teemadega ja sisuliste tööülesannetega. Laias laastus on digieeritud personalihalduse töölaud lihtsalt palju mugavam!
Rohepööre personalihalduse kaudu
Personalihalduse lahendustes on võimalik väga kompaktselt hallata kogu töötaja tööelutsükliga seotud andmeid ja need on kiiresti ligipääsetavad. Aga siin on veel positiivseid külgi. Nimelt on paratamatult vaja rääkida rohepöördest ja sellest on väga paljud ettevõtted juba aru saanud. Nii mõneski asutuses ei ole praegu enam isegi printimise võimalust, mis tähendab, et kogu infot ongi vaja hallata digitaalselt. Paberi raiskamine ja kasutamine ei ole enam populaarne ja miks peakski olema, kui saab teisiti ning ühtlasi kiiremini ja loodussõbralikumalt. Seega saadetakse e-kirju, suheldakse näiteks Skype’is või Teamsis, töölepingud digiallkirjastatakse ning puhkuseavalduste jaoks on kasutusel mõni HRM-lahendusega seotud iseteenindusportaal või ettevõtte siseveeb. Muide, ettevõtte intranetti saab tihti liidestada HRM-lahendustega, nii et puhkuseavalduste info liigub automaatselt palgaarvestusse ja töötaja ei pea enam puhkusetasu eraldi avaldusega palumas käima.
Personal365 Dynamics 365 Business Centralis
Meie oleme BCS Iteras oma HRM-lahendust aja jooksul arendanud just nii, et kõik tegevused alates inimese tööle asumisest kuni lõpparve tasumiseni oleksid lahenduses kaetud. Lisaks sellele, et tal on võimalik teha iseteenindusportaalis ise oma andmetes muudatusi, vaadata puhkusesaldot ja esitada puhkuseavaldusi, saab juht samas lahenduses täita tema tööajatabelit ning määrata selle kaudu lisatasu, mille palgaarvestaja saab omakorda palgapäeval mugavalt automaatikat kasutades välja maksta. Personalijuht jälgib seal näiteks töötajate dokumentide kehtivust, määrab neile koolitusi ja võtab välja mitmesuguseid tööjõuga seotud aruandeid. Meie enam kui 100 klienti on HRM4Baltics plusspoolena välja toonud lisaks tööajatabelite lahendusele ka analüüside ja aruannete rohkuse, kohtutäiturite aktide halduse ning kalendriteavituste funktsionaalsuse.
Kogu funktsionaalsusega saab tutvuda HRM4Baltics veebilehel.