Eesti töötajad Põhjamaades. Kuidas tulla toime teise riigi palgaarvestusega

Allikas: Äri-IT Sügis 2022

Autorid: Triinu Pommer, BCS Itera HRM meeskonna juht ja Birgit-Kai Kiuru, BCS Itera HRM konsultant

Eesti ehitus- ja tootmissektori ettevõtted teevad juba aastaid tihedat koostööd Skandinaavia ettevõtetega ning paljud eestlased käivad tööd tegemas Soomes, Rootsis, Norras. Kui nende tegelik tööandja on Eesti ettevõtte, tuleb sellel kokku puutuda teiste riikide palga-, maksu- ja puhkusearvestusega ning see on raamatupidajatele üsna soliidne proovikivi.

Teises riigis töötamine toob kaasa keerukama palga-, maksu- ja ka puhkusearvestuse. Lisaks Eestis kehtivatele seadustele tuleb vähemalt teatud määral olla kursis ja rakendada Põhjamaade seadusi. Näiteks tuleb teada, milline on riigi miinimumtöötasu nõue, millised on tulumaksu protsendid ja summad ning kuidas toimub puhkusetasu ja -reservi arvestus. Keerulisemaks teeb asja veel päevarahade süsteem, kus summad ja maksustamine on riigiti erinevad.

Töötaja maksuprotsent

Kui Eestis maksab töötaja tulumaksu alati 20%, kusjuures rakendub üldine maksuvaba tulu määr, siis Põhjamaades võib maksuprotsent olla väga erinev. Alati ei pruugigi see olla kindel protsent tasust, vaid võib olla hoopis vastavalt töötasu vahemikule konkreetne tulumaksu summa. Esineb ka erinevusi töö- ja puhkusetasu ning lähetuse päevaraha maksustamisel. Näiteks kuigi Norras väljastab maksuamet töötajale kehtiva maksukaardi kalendriaastaks, võivad selle andmed muutuda ka aasta keskel.

Selleks et palgaprogramm teaks, kui palju ning mis skeemi alusel peab töötaja tulumaksu maksma, on loodud Dynamics 365 Business Centrali palgalahendusse HRM4Baltics töötaja maksukaartide loend ning täiendava võimalusena saab maksukaarte maksuametist liidese abil ka automaatselt sisse pärida. Maksukaartide kõrval on olulisel kohal lähetuses viibitud päevade arv, sest sellest sõltub lõplik tulumaksu summa. Lähetuse päevad on samuti võimalik riikide ja projektide lõikes ära hallata, selleks on loodud lahendusse väliste projektide loend.

Maksuarvestuseks vajalik eelinfo on seega lahenduses mugavalt olemas, käsitööd on vähe ning pole vaja käia kontrollimas, millises mahus tuleb igale töötajale tulumaksu arvestada. Selle töö teeb ära eelseadistatud palgaarvestus, mis oskab kogu mainitud infoga arvestada.

Topeltvaluuta

Põhjamaades toimetava ettevõtte jaoks on üheks proovikiviks kindlasti tasude arvestamine topeltvaluutas. Kuna Norras on euro asemel kasutusel Norra kroon, tähendab see tööandja jaoks seda, et tasu makstakse töötajale välja eurodes, aga deklareeritakse Norrakroonides. See tähendab, et kõik Norras töötamisega seotud tasud, maksud, puhkusetasud- ja reservid on vaja arvestada topeltvaluutas ja õige valuutakursiga.

Valuutade automaatne haldus on Business Centralis standardina olemas, täiendasime lahendust eelkõige palga vaatenurgast. Eri tasutüüpidele (palgakontod) on nüüdsest võimalik lisada juurde valuuta tähis. Kõikidele tasutüüpidele ja maksudele, millele on valuuta tähis valitud, hakatakse palgaarvestuse käigus looma palgakandeid, kuhu on summa kirjutatud kahes valuutas.

Puhkusereservid ja -tasud

Kui üks töötaja teeb tööd mitmes riigis, kaasneb sellega sageli vajadus jagada tema puhkusereservi päevi riikide kaupa. Siin tuleb meile appi mainitud väliste projektide loend. Palgaarvestuse käigus on võimalik  sealt kontrollida jooksval perioodil välislähetuses viibitud päevade arvu riikide kaupa ja jagada puhkusereservi päevad selle järgi.

Lisaks reservpäevade arvestusele võib riigiti erineda puhkuse tasustamise loogika. Tänu HRM4Baltics paindlikule palgaarvestuse loogikale saame üldjuhul need skeemid valemitena ära kirjeldada ja nii puhkusetasud kui ka rahalised reservid vastavalt nõuetele ning kliendi soovidele ära arvestada.

Ettevõtetevaheline konteerimine

Ühe toreda täiendusena on HRM4Baltics lahenduses nüüdsest võimalik välisriigi tasusid konteerida teise ettevõttesse. Kui ettevõttel on soov hallata kulusid ja saada toimuvast parem ülevaade riikide põhiselt, on palgakulud võimalik konteerida teise samas süsteemis asuva ettevõtte pearaamatusse. Lahendus toimib eeldusel, et teise ettevõtte esmaseks valuutaks ei ole euro. Norra palgakannete konteeerimisel teise ettevõtte pearaamatusse võetakse kandel olev valuutas summa (Norra kroonides) ja lisatakse see sihtettevõttes esmaseks valuutaks. Kandel olev eurosumma lisatakse sihtettevõttes kandele välisvaluutas.

Seda, millised palgakanded teise ettevõttesse konteeritakse, ei pea käsitsi määrama ega sorteerima. Kui tasuliigile (palgakontole) on sihtettevõte määratud, jagab lahendus ettevõtetesse konteeritavad kanded ise automaatselt ära. Muus osas toimib konteerimine tavapäraselt: kandeid on võimalik enne konteerimist dimensioonide lõikes kokku liita, eksimuste korral saab kandeid ka pearaamatust tagasi pöörata. Välisriigi ja Eesti kanded hallatakse pearaamatu žurnaalis ära eri töölehtedel.

Automaatne maksudeklaratsioon lihtsustab raamatupidaja tööd

Nii nagu Eestis, tuleb ka mujal riikides esitada eelmisel kuul tehtud väljamaksete alusel maksudeklaratsioon. Lisaks töötasudele, töötundidele, tasutud maksudele ja päevarahadele kuvatakse Norra deklaratsioonile ka töötaja ametikoha kood, tööle asumise ja lahkumise aeg ning muud lisaväljad. Selle maksudeklaratsiooni saab HRM4Baltics automaatselt luua mõne nupuvajutusega ning saata see liidese abil Norra maksuametisse. Maksuameti lehel on loomulikult võimalik deklaratsioon veel üle kontrollida ning kui selgub, et seal on puudujääke, saab teha uued arvutused ning deklaratsiooni uuesti saata.

Kokkuvõte

Kuigi teiste riikide palga- ja maksuarvestus on keeruline ning toob kaasa palju erisusi, saame HRM4Baltics programmi abil luua võimaluse, mis aitab tunduvalt vähendada raamatupidajate töömahtu ning käsitsitööd.