Efektiivse organisatsiooni alustalad

Allikas: Äri-IT Kevad 2023

Autor: Jana Raudvere, BCS Itera ärijuht

Teadmiste ja kogemuse najal, mis ma sain IMD* kolmenädalases programmis Advanced Strategic Management, tutvustan siin IMD lähenemist organisatsiooni kujundamisele nii, et seal saab strateegilisi eesmärke paremini ellu viia.

* IMD on ärijuhtimise õpetamisele spetsialiseerunud rahvusvaheline kool Šveitsis Lausanne’is, põhisuunaks ärihariduse andmine ning juhtide täiendõpe.

Efektiivse organisatsiooni 7 võtit

IMD õpetus ütleb, et ei ole olemas ühte ja ideaalset organisatsioonimudelit. Küll aga on juhtimisprogrammides osalenud juhtidega koostöös tekkinud nimekiri teguritest, mis näitavad suuna kätte. Efektiivse ja hästi toimiva organisatsiooni tunnused on IMD hinnangul järgmised:

• Väljapoole suunatud organisatsioon ehk peamine eesmärk ja tegevused on seotud klientidega.
• Pühendunud juht või juhtiv meeskond, kes ühendab ja suunab.
• Iseseisvad väiksemad üksused kindlate eesmärkide ja volitustega. Eesmärgi saavutamiseks peavad olema nii vabad käed kui ka ressursid.
• Efektiivne ja töötav üksustevaheline (cross-functional) meeskond. Peab jälgima, et inimesed sobituksid neis meeskondades ja töötaksid koos hästi.
• Selged ja mõõdetavad eesmärgid.
• Kirglikud ja ettevõtte väärtusi hindavad töötajad.
• Avatus muudatustele, ja alati tuleb vaadata ka nurga taha, et teada, mis on tulemas.

Millest alustada, kas luua organisatsioon või panna paika strateegia? Ideaalis peaks strateegia ellu viimiseks organisatsiooni struktuur paigas olema. Samas on valmis organisatsioonil juba teatud kultuur ning käitumismustrid välja kujunenud ning uue strateegia elluviimisel võivad need hoopis takistuseks saada.

Tänapäeval on organisatsioonide üheks suuremaks väljakutseks struktuuri mitmekihilisus ja keerukus. Kuidas neid hallata ja juhtida? Kuidas säilitada fookust? Kuidas hoida tähelepanu all tooted, kliendid, turud (kohalik, välisturg) ning üksuste vahelised projektid?

Kui Ameerika organisatsiooniteoreetik ja konsultant Jay Galbraith töötas välja STAR-mudeli organisatsioonide ehitamiseks, siis tõi ta välja, et on selge
seos struktuuri ja strateegiliste eesmärkide täitumise vahel.

Organisatsiooni kultuur on

• nähtav organisatsiooni struktuur ja normid,
• omaksvõetud uskumused ja väärtused,
• päritud tarkus, mis ei igane,
• süsteem, mitte asi,
• juhi eestvedamine ja eeskuju.

Joonis 1. Kõrvalprotsessid

Joonisel 1 on näha, et mida keerulisem ja formaalsem on organisatsioon, seda rohkem tagab see strateegiliste eesmärkide elluviimise, kuid samas on selle haldamine kulukam ning ajamahukam.

Organisatsioon on kahtlemata midagi rohkemat kui lihtsalt struktuur. STARmudel (vt joonis 2) toob välja viis kategooriat, mida juhid saavad mõjutada ja mis on ühtlasi vahendiks, millega kujundada tegevusi ja käitumist oodatavate tulemuste saavutamise nimel. Need viis kategooriat on kõik olulised.

Joonis 2. STAR-mudel

Strateegia määrab visiooni, eesmärgid ja etapid, kuidas nendeni jõuda. Tavaliselt määratletakse strateegiaga pakutavad tooted ja teenused, turud ning lisaväärtus klientidele. Need on kõik juhtide valikud.

Struktuuriga määratakse ära spetsialiseerumise tase, näiteks mil määral ja milliseid töökohti on vaja ning kui palju inimesi osakondades on. Samuti pannakse paika otsustuspiirid ja vastutusalad: millised tegevused on millise osakonna või juhi vastutusalas, millised on oodatavad tulemused ning sellega kaasnev otsustamisvabadus. Mida selgemini on määratud vastutusalad ja tegutsemisruum, seda lihtsam on juhtida ja keskenduda tegevustele, mis viivad tulemuseni. Hallid ja ebaselged alad võtavad tavaliselt tempo maha.

Protsessid on tegevused, mis läbivad eri üksusi. Protsesse on kahte tüüpi. Esiteks vertikaalsed protsessid, mis on tavaliselt osakonnapõhised, näiteks planeerimine, eelarvestamine ning otsustusprotsess, ressursside ja vahendite jaotamine. Teiseks väärtusahela protsessid, mis reeglina puudutavad standardeid, informatsiooni ning tooteid. Tööprotsessi jaoks vajalik info peab liikuma osakondade vahel ilma probleemideta. Piirid, kus toimub üleandmine ja vastuvõtmine, tuleb selgelt määratleda, et ei tekiks halle alasid, kus protsess jääb toppama.

Iga ettevõte kujundab protsessid, mis toetavad tema strateegiat.

Tasustamissüsteemi eesmärk on tõsta motivatsiooni ja tunnustada neid, kes töötavad pühendunult strateegia elluviimise nimel. Siin on kõige keerulisem määrata efektiivsed ja õiged mõõdikud, et luua õiglane tasustamissüsteem.

Inimesed ja personalipoliitika – selleks et meil oleks õiged ja motiveeritud töötajad, peab meil olema kindel personalipoliitika. Kuidas värbame töötajaid? Kuidas me neid arendame ja hoiame? Olulist rolli mängivad organisatsiooni väärtushoiakud, mida tuleb teadlikult kujundada.