Digitaliseerimise ammendamatud võimalused. Kuidas raamatupidaja tööd efektiivsemaks muuta

Allikas: Äri-IT Kevad 2023

Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht

Tihtilugu taotakse Eestis rusikaga vastu rinda ja hõisatakse, et kui me milleski tugevad oleme, siis digivallas. Kas lood on tõesti nii roosilised või on meil paljud digitaliseerimise võlud veel avastamata?

Kui rääkida näiteks digivalimistest, siis oleme tõesti maailmas ainulaadsed, teisi sarnaseid pole. Kui aga vaadata ettevõtete digiteerituse taset, siis pole uhkustamiseks eriti põhjust. Me räägime palju robotitest ja tehisintellektist, aga tegelikult võiksime alustada palju lihtsamast: rutiinse tööga seotud tegevuste väljajuurimisest. See annaks juba esmase eduelamuse ning tõuke järgmisteks optimeerimissammudeks.

Enamik noogutab siin heakskiitvalt kaasa, kuid reaalsuses neid samme väga lihtsalt ette ei võeta. Ja peamised põhjused on siin:

• Vanad harjumused on visad kaduma ehk miks teha uutmoodi, kui aastate kaupa praktiseeritud vana töötab! Muudatuste sisseviimine on ükskõik mis eluvaldkonnas keeruline ja vajab süsteemset lähenemist. Nii ka digilahenduste kasutuselevõtul – tuleb rääkida rääkida-rääkida ehk teha selgeks, miks muudatused on head ja kuidas need on head just konkreetsele inimesele.
• Tehnoloogiliselt ei olda valmis. Kuigi turg pakub palju lahendusi, mis teevad elu lihtsamaks, ei saa neid kasutada, sest olemasolev tehnoloogia ei võimalda seda.
• Endiselt on levinud arvamus, et inimene on odavam kui masin. See võib kohati õige olla, aga kui räägime võimalikest vigadest, mis tekivad inimese käe läbi, ja nende klaarimisest või ka töökoormuse suurendamisest, siis see argument ei tööta.
• Kardetakse, et koos mingi töölõigu automatiseerimisega kaob vajadus inimese järele. Jällegi kohati õige – kindlasti ei ole vaja enam rutiinset tööd teha sellises mahus nagu varem, aga vabaneva tööjõu saab panna targema töö peale, näiteks muutma protsesse veelgi efektiivsemaks.

Kuus näidet, kuidas lihtsustada finants ja raamatupidamisosakonna tööd

1. E-­arved (kulu­ ja müügiarved)

E-arve mõiste on juba nii loomulik, et tekib tunne, nagu polekski sellest enam midagi rääkida – kõik ju kasutavad seda. Tegelikult tegeleb PDFi või paberi kujul arvete saatmisega aga veel ligikaudu pool Eesti ettevõtetest.

Idee: võtta raamatupidajalt ära andmete sisestamise vaev (aeg, vead) ja panna info kiiremini liikuma.

Näide: Mis on enamasti partneri vastus, kui uuritakse, et miks arve pole makstud? „Me ei ole arvet kätte saanud, kas saate uuesti saata?“ E-arvete puhul jääks selline asjatu suhtlus ära ja info liiguks taustal automaatselt.

Väljakutsed: kui on vähe ostuarveid, siis on võib tekkida küsimus, kas on mõtet eraldi lahendus kasutusele võtta, sest käsitsi saab ka asjad tehtud. Täiesti õigustatud küsimus, aga automatiseerimine algabki väikestest sammudest.

Kasu: käsitsitöö väheneb, kuna pole vaja tegeleda rutiinse andmete sisestamisega; kiirem info liikumine, sest vajalikud tegevused teeb masin kohe ära; mugavus.

2. Arvete kinnitusringid

Vähegi suurema või keerukama äriprotsessiga ettevõtte puhul on kinnitusringid möödapääsmatud, sest igal kulul peab olema vastutaja. Mõeldamatu on seda teha suuliselt või tõstes paberarveid laualt lauale, et allkiri kuludokumendile saada.

Idee: kõrvaldada vajadus paber arvete järele, kiirendada kinnitusprotsessi ja panna andmete eest vastutama õiged inimesed.

Kasu: konkreetsem vastutus tänu eeldefineeritud loogikale (nt kindla projekti või kulutüübi eest vastutab konkreetne inimene); kiirem info liikumine, sest see on kättesaadav igal ajal, igas kohas ja igas seadmes; paberivabadus väheneb, sest info liigub digitaalselt.

3. Reaalaja pangaliidesed

Tänapäeval on tavaline, et maksete ja laekumiste info liigub panga ja ettevõtte vahel siis, kui raamatupidaja selle asja ükskord ette võtab. Aga mis siis, kui äri omapära nõuab, et see info liiguks reaalajas, näiteks klient teeb ettemaksu või tasub võla ning seejärel on vaja talle kaup kohe kätte anda?

Idee: panna maksete, laekumiste ja panga konto info liikuma reaalajas.

Kasu: kiirem andmete liikumine ja seega kiiremad ning õigemad otsused.

4. Suhtlus äriregistriga

Ka see võib tunduda liialt väike samm, kui käivitada automaatpäring Äriregistrisse ning tõmmata regulaarselt oma andmebaasi klientide või hankijate värsked andmed. Sest kui saata teavituskiri välja oma klientidele ja nende aadressid pole õiged, siis sõnum ei jõua kohale ning sellest võib sündida ka otsene kahju.

Idee: hoia Äriregistrist saadava info abil oma süsteemides olev info ajakohasena.

Kasu: korrektsed andmed ilma täiendava käsitsitööta.

5. Kuluaruanded

Ettevõttes, kus töötajad käivad komandeeringus või ostavad oma raha eest tööks vajalikke asju või maksavad kliendiga kohtumisel ärilõuna eest, on tavapärane, et kuu lõpus tekivad raamatupidaja lauale töötaja kuluaruanded Exceli kujul pluss hunnik (kortsus) tšekke, mis tuleb süsteemi sisestada.

Idee: märkida kulu selle tekkimise hetkel kulu tekitaja poolt (näiteks pildistada tšekki ja laadida see vastavasse kataloogi), esitada digitaalselt aruanne, vabastades raamatupidaja nõnda tüütust tööst.

Väljakutsed: muuta lõppkasutaja harjumust koguda tšekid kokku kuu lõpus; tegeleda teemaga kohe ja digitaalselt.

Kasu: paberivaba protsess; vähem mõttetut käsitsitööd ja üllatusi.

6. Palgaarvestuse info liikumine

Kuna tihti on raamatupidaja ka palgaarvestaja, siis saab tema tööd lihtsamaks teha nii:

• Automaatne liidestus töötamise registriga (TÖR). Siis pole vaja avada eri keskkondi ja sinna käsitsi andmeid sisestada.
• Haiguslehtede haldus Tervisekassas. Nii pole vaja kahes keskkonnas tööd teha, vaid haiguslehed päritakse palgamoodulisse, kus nendega tehakse vajalikud liigutused ning saadetakse siis Tervisekassasse tagasi.
• Tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustusmakse deklaratsiooni esitamiseks pole vaja teha eksportfaile, vaid info saab saata liidese kaudu nupuvajutusega.

Idee: automatiseerida suhtlus riigiga.

Kasu: vähem käsitsi- ja topelttööd.

Need on vaid mõned näited töö lihtsustamise võimalustest. Nende rakendamine sõltub kindlasti ka ettevõtte tehnoloogilisest platvormist. Business Centralis on need võimalused kõik olemas ja põhimõtteliselt saab need kohe kasutusele võtta. Videoülevaate leiab siit.

BCS Itera soovitab lihtsalt kuskilt pihta hakata. Esimeste efektide saavutamisel on uute optimeerimiskohtade leidmine juba asjade loomulik käik. Viisime läbi küsitluse BCS Itera kliendiks olevate ettevõtete raamatupidajate ja finantsjuhtide seas ning palusime hinnata, millised nimetatud lahendustest annavad nende arvates suurimat kasu.

Enimkasutatavad lahendused BCS Itera klientide seas

Lugemissoovitus: Majandusministeeriumi tellitud uuringu tulemused reaalajamajanduse kohta: Reaalajamajanduse teadlikkuse küsitlus ettevõtjate seas.