Kuidas ja miks uuendada oma Microsofti majandustarkvara?
Allikas: Äri-IT Sügis 2024
Autor: Margo Touart, BCS Itera tehnoloogiatiimi ärijuht
Üleminek Navilt Business Centralile.
Tänapäevalikud majandustarkvarad pakuvad üha kiiremas tempos innovatsiooni ja uusi lahendusi. Microsoft Dynamics 365 Business Centrali majandustarkvara on siinkohal hea näide.
Kaks korda aastas tuleb tootja välja uue versiooniga, mis pakub nii lisandunud funktsionaalsust kui ka uusimaid rakendusi (näiteks AI-võimekus). Kui veel vanade versioonide ehk NAVi lahenduste puhul tähendas versioonivahetus suuremat projekti (eeldusel, et lisatud oli hulgaliselt tellijapõhiseid eriarendusi), siis praeguses uues Business Centralis on need lahendatud äppidega, mis võimaldavad võtta sujuvalt kasutusele kõik uued versioonid ja olla oma äritehnoloogiaga maailma esirinnas. Siinses artiklis toon välja mõned asjaolud, miks tasuks kaaluda uusima platvormi peale tulekut.
Vananenud tarkvaralahenduse (Dynamics NAV) kasutamise ohud
Ühilduvus
Üks suuremaid riske vana tarkvara kasutamisel on võimalike ühilduvusprobleemide tekkimine. Riski on võimalik vähendada, kui tarkvara töötab võimalikult isoleeritult, kuid 100% seda tagada ei saa. Vahel tuleb siiski uuendada mõnd seadet või serveri- ja tarkvarakomponenti ning kui siis tekib ühilduvusprobleem, olete suures hädas.
Toe kättesaadavus
Tarkvara tarnijal ei pruugi olla enam kompetentset spetsialisti, kes tunneb vana süsteemi ehk tahes-tahtmata langeb ajas toe kättesaadavus ja operatiivsus. Hullemaks teeb olukorra tõsiasi, et arvestada ei saa ka tootja (Dynamics NAVi puhul Microsofti) abiga, kui toote toeperiood on lõppenud. Praktikast teame, et tootja ainus soovitus selles olukorras on uuendada tarkvara.
Uuenduste saadavus
Vananenud tarkvaralahenduste puhul on suur risk ka uuendused. Juhul kui vanale süsteemile on vaja mõnd uuendust, on see üldiselt problemaatiline, tavaliselt ka kallis ning halvimal juhul üldse võimatu. Uuenduste vajadust päriselt aga välistada ei saa. Ettevõtte sees võib ehk uued vajadused mõneks ajaks külmutada ja edasi lükata, kuid väliseid nõudeid ja vajadusi mitte (näiteks hiljutine käibemaksudeklaratsiooni ja -määra muutus, mis mõjutab kõiki ettevõtteid).
Võidud uue Dynamics Business Centrali tarkvaralahendusega
Eespool kirjeldasin probleeme ja ohte vananenud tarkvaralahenduse kasutamisel. Peale nende on tarkvara värskendamise tähtsad motivaatorid ka uus tehnoloogia ja funktsionaalsus, mida kaasaegne tarkvara pakub. Kui võrdleme Dynamics NAVi (2010ndad) ja Dynamics Business Centrali (2020ndad, edaspidi BC) versioone, siis olulisemad uuendused on alljärgnevad.
Veebi, tahvelarvuti ja telefoni kasutajaliides
Kasutamiseks ei pea enam arvutisse eraldi tarkvara paigaldama, piisab vaid brauserist. Tahvelarvuti ja telefoni puhul on mugavuse huvides soovitatav paigaldada vastavast äpipoest (AppStore, Google Play) spetsiaalne BC äpp (kuigi ka neis toimib brauser). Brauseripõhine kasutus teeb IT osakonnale töökohtade halduse märksa lihtsamaks. Tahvelarvuti ja telefoni kasutajaliides avab kasutusvõimalused ka liikvel olles (näiteks lahendused müügimeestele või laotöötajatele).
Microsofti tootepered ja muud integratsioonid
Lisaks moodsale kasutajaliidesele on kasutusele võetud uusimad liidestusvõimalused. Lahendus on tihedalt integreeritud Office’i toodetega (nagu Excel, Outlook ja Teams) ning Dynamicsi toodetega (nagu Sales (CRM) ja Power Platform). Business Centrali veebiteenused lubavad lahenduse avada integratsioonideks teiste rakendustega ja tihti ilma arendusvajaduseta, kuna enamik andmeid ja võtmeprotsesse on nn standardse API-na kättesaadavad.
Funktsionaalsus ning äppidega laiendatavus
Julgen öelda, et võrreldes NAViga on Business Centralil funktsionaalsust ehk tarkvaraga kaetud erinevaid äriprotsesse vähemalt kaks korda rohkem. Lisaks hulgale Microsofti lisatule on erinevad partnerid teinud Business Centralile üle 5000 laienduse, mis on leitavad Microsofti rakendustepoest AppSource.
Alati ajakohane ja toetatud
Tulenevalt Dynamics Business Centrali arhitektuurist, kus täiendused paigaldatakse laienduste ehk äppide kujul (sh kliendipõhised arendused), ei ole baastarkvara versiooniuuendustel takistusi ning kliendid saavad tavaliselt uue versiooni vähemalt üks või kaks korda aastas.
Üleminek Dynamics NAVi lahenduselt uuele Dynamics Business Centrali lahendusele
Versiooniuuendus koosneb kahest suuremast sammust. Olenevalt neist tehtavatest valikutest võivad nii projekti maksumus kui ka kliendi panuse vajadus olla üsna erinevad.
Andmete migreerimise samm
Andmete migreerimiseks on tavapäraselt kolm võimalust:
- viiakse üle kõik andmed „as-is“ – see on ametlik, kõige lihtsam ja enim kasutatud variant ning ei vaja kliendilt lisapanustamist;
- viiakse üle kõik andmed, kuid kustutatakse vanad kanded, ning peale kannete kustutamist seatakse sisse uued algsaldod – seda kasutatakse tavaliselt juhul, kui andmebaas on ajaga kasvanud väga suureks ning tehinguid säilitada ei ole mõistlik;
- andmeid automaatselt üle ei viida, vaid tehakse n-ö uus juurutus, mille käigus sisestatakse/imporditakse baasandmed, seadistused ja algsaldod – kasutatakse juhul, kui soovitakse andmete ülesehitust (sh seadistused, klassifikaatorid) oluliselt muuta. Vajab üsna palju panustamist nii kliendilt kui ka partnerilt ja on seetõttu ka kõige kallim.
Arenduste migreerimise samm
Arenduste migreerimiseks on samuti kolm valikut:
- arendused viiakse üle „as-is“ – üldjuhul ei vaja kliendi panust ning partner püüab arendused üle viia nii, nagu need hetkel on;
- arendused inventeeritakse ning koos kliendiga otsustatakse, mis jääb maha, mis viiakse üle ja mis läheb ümbertegemisele – praktikas enimkasutatud variant;
- arendused jäetakse maha – püütakse maksimaalselt kasutada standardfunktsionaalsust ja valmislaiendusi. Üksikud puuduvad funktsionaalsused arendatakse või tuuakse üle.
Käivitamine
Andmete ja arenduste ületoomise järel tehakse muutunud funktsionaalsuste lisaseadistused, koolitused ja testimised. Kui klient on kinnitanud, et kõik on hästi, plaanitakse ülemineku kuupäev(ad), milleks on tavaliselt mõni nädalalavahetus, kuna uuendamine võtab harilikult aega üks-kaks päeva ja sel ajal süsteemi kasutada ei saa. Partner teeb nädalavahetuse jooksul värsked andmeülekanded, sulgeb lõppkasutajate jaoks vana süsteemi ning avab ligipääsu uuele.
Kokkuvõtteks
Oleme viimaste aastate jooksul teinud kümneid suuremaid ja väiksemaid migreerimisi ning saame öelda, et võrreldes juurutusega on tegu oluliselt lihtsama projektiga, mida julgustame igal juhul ette võtma.