KPI maagia: „Paneme võtmenäitajad ettevõtte kasuks tööle!“

Allikas: Äri-IT Sügis 2024

Autor: Koidu Kask, BI konsultant

Praeguseks on juba paljud ettevõtted oma äritegevuse kohta rohkelt andmeid kogunud, neist enamik koostavad ka perioodiliselt erinevaid aruandeid.

Kuid kas need aruanded näitavad ka seda, kuidas ettevõttel päriselt läheb? Kas neil raportitel on tegelikult ka seda väärtust, mis aitab tulemust saavutada ja arengut toetada?

Paljudele on kindlasti silma jäänud selline akronüüm nagu KPI. Mis nende tähtede taga on? Kui küsime oma analüüsitöötubades, milliseid KPIsid ettevõttes eesmärgistatakse ja mõõdetakse, siis vaatavad tihti vastu küsivad silmad. KPI ehk key performance indicator (eesti keeles võtmenäitaja või tulemuslikkuse võtmemõõdik) annab kiiresti aimu tulemuste saavutamisest või nende mittesaavutamisest.

On oluline, et leitakse üles need võtmenäitajad, mis ettevõttes ka midagi tähendavad ja mille mõõtmiseks on olemas andmed ning millele saab seada eesmärgid. Eristatakse ettevõteteüleseid ja valdkonnapõhiseid KPIsid.

Kui võtta näiteks käive – kas piisab sellest, et ettevõtte käive näitab kasvutrendi ja kõik on rahul? Kuid mis toimub kasumiaruandes allpool? Ehk on palgatud rohkem inimesi? Muud kulud on kasvanud? Või siis raha pangas – raha on, kuid võlad hankijatele ja teenusepakkujatele on kordades suuremad ning müügivõlgu ehk juurde saadavat raha ei ole piisavalt. Eraettevõtete peamine eesmärk on siiski teenida kasumit. Ükskõik kui palju muid ideoloogilisi eesmärke välja tuuakse, on kasum ikka see, mis näitab lõpuks ettevõtte finantstervist.

Nutikad eesmärgid:

• konkreetsus
• mõõdetavus
• saavutatavus
• asjakohasus
• ajapiirid

Ettevõtte KPId ei pea ilmtingimata olema n-ö akadeemiliste KPIde nimekirjast. Neid võib ka ise välja mõelda, tähtis on tagada andmed, jätkusuutlik jälgimissüsteem ning seada eesmärgid. Kui aga endal ideid napib, siis on kindlasti akadeemiliste KPIde seas midagi, mis kõnetab ja mille jälgimisega tasub algust teha. Seda enam, et nendel mõõdikutel on üldjuhul juba ette antud n-ö hea ja halb näitaja.

Siinkohal toon välja mõned enimkasutatavad võtmenäitajad, millest võiks ettevõtte tulemuste mõõtmisel kasu olla. Täpseid valemeid siin kirjas ei ole, nende kohta saab piisavalt infot veebist.

Varude käibekordaja e käibesagedus annab teada, mitu korda ladu aasta jooksul tühjaks müüakse. Andmete olemasolul on võimalik navigeerida kauba tasemele. Arvestuse aluseks on müüdud kauba aastakulu (cost of goods sold ehk COGS) jagatud varude keskmise väärtusega. Arvestust peetakse kas kalendriaasta või jooksva 12 kuu alusel.

Varude käibevälde e käibekiirus kirjeldab, mitme päevaga ladu tühjaks müüakse. Samuti peaks seda olema võimalik analüüsida kauba tasemel. Need kaks näitajat aitavad tuvastada, kui tõhusalt laovarusid kasutatakse, et vältida liigseid varusid ja hoida varude all vähem raha kinni.

OEE (overall equipment effectiveness) näitab seadmete kasutusefektiivsust, rakendatakse üldjuhul liinitootmises.

Lühiajalise võlgnevuse käibekordaja (receivable turnover) on debitoorse võlgnevuse käibekordaja, mis näitab, mitu korda tasuvad maksjad aruandeperioodi jooksul debitoorse võlgnevuse. Selle mõõdiku alusel on võimalik tuletada ka keskmist laekumisperioodi – mida lühem on laekumisperiood, seda kiiremini tuleb raha ettevõttesse tagasi.

Erineva taseme kasumid kasumiaruandes – oleneb kasumiaruande skeemist, kuid üldjuhul jõutakse ikka viimasel real sama tulemuseni.

Müügikasum e brutokasum – võimalik peaks olema analüüsida iga kauba, projekti ja teenuse kasumlikkust. Antud summa või protsent on kulude katmiseks (vt joonis 1). Võibki alustada altpoolt ehk välja selgitada, millised on ettevõtte n-ö püsi- ja üldkulud äritegevuse püsti hoidmiseks. Siis selgub ka, kui palju on vaja teenida brutokasumit, et omadega nulli jääda. Kõik ülejäänud ongi juba boonus.

Joonis 1. Kasumiaruande skeemid

Erinevad kasumid

• gross profit e brutokasum – üldjuhul sama mis müügikasum, kuid eelkõige pearaamatu kontode, mitte enam kaupade lõikes;
• EBITDA (earnings before intrests, taxes, depresiation and amortization) – kasum enne intresse, makse, kulumit ja amortisatisooni;
• EBITA (earnings before intrests, taxes and amortization) – kasum enne intresse, makse ja amortisatsiooni;
• EBIT e ärikasum (earnings before interest, taxes) – kasum enne intresse ja makse;
• EBT (earnings before taxes) – kasum enne makse;
• NET INCOME – puhaskasum.

Kõiki kasumitasemeid ei pea arvutama, see on ettevõtte otsus. Kuid seda ei tohi teha vähem, kui skeem ette näeb. Kasumite eesmärgid kajastatakse üldjuhul ettevõtte eelarves. Mõõtmine käib nii arvväärtustes kui ka protsentides.

Müügikäive või -kasum töötaja kohta – müügikäive jagatud töötajate arvuga perioodi kuu lõpus.

Kokkuhoiu planeerimine (kulude osakaal käibest) – tuvastatakse kõige suurema osakaaluga kulud, et keskenduda suurema efekti saavutamisele.

Omakapitali puhasrentaablus e ROE (return of equity) viitab, kui palju kasumit teenib iga ettevõtte omakapitali investeeritud euro.

Likviidsuskordaja e acid test näitab, mitu eurot on likviidsetes varades lühiajalise võlgnevuse ühe euro katteks ehk kui hästi suudab ettevõte täita lühiajalisi kohustusi.

Joonis 2. Happetest

Lühiajalise võlgnevuse kattekordaja e working capital ratio iseloomustab, kuidas on kaetud ettevõtte lühiajalised võlgnevused käibevaraga.

Kindlasti peaks hoiduma negatiivse efekti või väga kitsaste piiridega KPIde kasutamisest. Näiteks mõõdetakse laos kaubaridade noppimise kiirust, kuid samas on kaubad väga erineva kaalu ja mahuga. Või mõõdetakse tulemust ainult käibe pealt, kuid käibe suurendamiseks antakse hindades kõvasti alla. Mõõdikuid ei tasu teha ka väga keeruliseks, nii et andmete kokkusaamiseks kulutab keegi ebamõistlikult palju aega ja ressurssi.

Kui kasutada KPIsid tulemustasude arvestamisel, oleneb paljugi kommunikatsioonist, sest iga töötaja ettevõttes mõjutab otseselt käivet ja kasumit.

Korralik ja kaasaegne ERP-süsteem kindlustab vajalikud andmed ning ärianalüüsi lahendus toob kasutajateni automatiseeritult ajakohased aruanded.

„Oluline on, et number ei oleks lihtsalt number ning ei tekitaks n-ö tunnelnägemist.“