Labori- ja kvaliteedikontrolli lahendused Business Centrali majandustarkvaras

Allikas: Äri-IT Sügis 2024

Autor: Terje Kesküla, BCS Itera tootmise konsultant 

Paindlik lahendus, mis võimaldab kohandada kauba kvaliteedikontrolli protsesse vastavalt ettevõtte vajadustele.

Business Central on mitmekülgse funktsionaalsusega ERP. Lahendusel on mitme valdkonna erirakendusi, nagu jaekaubandus, kinnisvarahaldus, hooldus, tootmine jms. Lisaks rohkete võimalustega standardlahendusele saab funktsionaalsust veelgi täiendada kas valmisäppidega või arendada välja enda ärile spetsiifilisi lahendusi.

Ettevõte, kelle põhiäri tegeleb kaupade ja varudega, vajab üsna tõenäoliselt oma protsesside toetamisekskauba kvaliteedi kontrollivõimalusi. Allpool on välja toodud mõned ideed kaubandus- või tootmisettevõttele, kuidas võib ERPi kohandada, et saada parem ülevaade oma kaupade kvaliteedist.

Kas hankija saatis vajalikud sertifikaadid?

Kui sisseostetava kaubaga peab kaasa tulema sertifikaat, siis selle olemasolu kontrolliks on võimalik luua lihtsamaid ja keerulisemaid lahendusi.

Lihtsama variandi eesmärk oleks keelata ilma vajalike dokumentideta kauba vastuvõtt. See lahendus suunab kasutaja ostutellimusel veenduma, et tarvilikud dokumendid on kaasa tulnud.

• Kauba vastuvõtul peab vastuvõtja kinnitama linnukesega programmis või käsiskänneris, et kaubaga on kaasa tulnud vajalikud dokumendid, olgu need siis failina või paberil.
• Ilma kinnituseta ostutellimusel ei ole vastuvõttu võimalik lõpule viia (konteerida).
• Vajadusi saab määrata kauba põhjal.

Hankijalt tulnud sertifikaadi saatmine kliendile

Kui tegemist on vahendatava kaubaga, võib kaaluda juba sama lahenduse järgmist taset. Lisaks sertifikaadi kontrollile kauba vastuvõtul manustatakse see kaubale selliselt, et selle kauba edasi müümisel saab sertifikaadi edastada kliendile koos müügidokumentidega.

Selline lahendus vajaks kindlasti partiitähiste ja/või seerianumbrite kasutamist. Iga partii või seeria tuleks eraldi registreerida vastuvõtus ja väljastuses põhjusel, et oleks jälgitav, milline sertifikaat millise kaubaga kaasa peab minema.

• Kui hankija saadab kaubaga kaasa sertifikaadi, siis on võimalik see siduda kauba partii- või seerianumbriga.
• Olenevalt sellest, mis kujul sertifikaat saabub, saab faili lisada käsitsi või importida liidestuse kaudu. Paberist tuleks eelnevalt teha näiteks PDF-dokument.
• Kauba edasimüümisel on variante mitu: sertifikaadi väljatrükkimine müügidokumendilt, faili saatmine automaatselt kliendi meilile müügilähetuse loomisel või mõni elektroonilise dokumendivahetuse ehk EDI-lahendus.

Joonis 1. Sertifikaadi liikumine tarneahelas.

Mõõtmise ja analüüsivajadus – laborilahendus

Kauba vastuvõtul või tootmisel on vaja teha laborianalüüse ja visuaalseid hindamisi, näiteks et tootel poleks mõlki, või muid kontrollitegevusi, näiteks midagi mõõta. Selliste vajaduste puhul on kõige lihtsam alustada nimekirja loomisest selle kohta, mis analüüse või testitegevusi soovitakse teha. Nii tekib loend analüüsiparameetritest, millest omakorda saab koostada erinevaid analüüsikomplekte ja määrata, mis komplekt konkreetsele kaubale kehtib. Uue partii/seeria vastuvõtmisel või tootmisel loob programm analüüsitaotluse, kus on ootamas selle kauba analüüsikomplekt, ja hiljem saab sinna kirjutada analüüside või testide tulemused.

Tulemustest on võimalik moodustada ettevõtte enda kvaliteedisertifikaat ja see kliendile saata (vt joonis 2). Sertifikaat saaks näiteks müügilähetusel kaasa minna kas prindituna, meilile lisatud PDFina või mõne EDI-lahendusega. Samuti on tulemuste põhjal võimalik analüüsida ja jälgida hankija või tootmise kvaliteeti.

• Süsteemi luuakse nimekiri analüüsidest või kontrollitegevustest. ERPis haldamiseks sobiksid testid, mille tulemus on mingi number, jah/ei valik või konkreetne vaste rippmenüüst (vasted koostab ettevõte ise).
• Üksiktegevustest saab luua analüüside/testide komplekte, ajutiste projektide puhul määrata ka kehtivusaja nende kasutamiseks.
• Igale kaubale saab määrata oma analüüsikomplekti ning seadistada, kas analüüsitaotlus tuleb luua automaatselt või käsitsi.
• Tulemused märgitakse analüüsitaotlusele.
  • Tulemusi saab kasutada ärianalüüsiks.
  • Tulemustest on võimalik luua kliendile saatmiseks sertifikaat.

Joonis 2. Analüüside võtmine ja sertifikaadi liikumine tarneahela protsessis.

Hankija sertifikaadi olemasolu kontroll

Vaadates tarneahelat laiemalt kui vaid kauba tasandil, hakkab kvaliteedikontroll sageli peale juba hankija hindamisest. Ettevõttel on vaja veendumust, et hankijal ei oleks aegunud mingi spetsiifiline luba. Samuti võib ettevõte soovida oma tööplaanis järge pidada, millal on vaja hankijat uuesti auditeerima minna. Business Centralisse on võimalik luua sertifikaatide kehtivuse haldamine ning piirata või keelata ostusid/müüke, kui midagi on aegunud (vt joonis 3).

• Hankijale, kliendile, kaubale või nende kombinatsioonile on võimalik määrata kehtivusperiood, millal on võimalik teha müügi- ja ostutehinguid.
• Kui kuupäev on aegunud, saab kasutaja veateate või keelatakse ostu- ja müügitegevus.
  • Kontrollihetk võib olla tellimise, lähetuse või mõne muu tegevuse kuupäev.
• Kasutajale saab luua töölauale ülevaate lähenevatest aegumistest, et ta jõuaks reageerida ja näiteks hankijalt uued sertifikaadid küsida.

Joonis 3. Ostu- või müügikuupäeva kontrolli protsess.

BCS Itera kogenud konsultandid aitavad teil üles ehitada just sellise lahenduse, nagu teil on vaja. Võtke ühendust ning disainime üheskoos parima labori- ja/või kvaliteedikontrolli just teie meeskonnale.