Teede Tehnokeskus: majandustarkvara valikul ei tasu uuesti jalgratast leiutada
Teede Tehnokeskuse juhi Ilmar Jõgi ning finantsjuhi Valev Kuusemäe arvates ei tasu majandustarkvara valikul jalgratast leiutada, vaid uurida programmi võimalusi ning teiste kogemusi. Kõige tähtsam on aga hea konsultant, kes pakub parimaid lahendusi, mitte aga ei kuula kliendi utoopilisi soove.
Maanteeameti Tehnokeskuse baasil 13 aastat tagasi loodud AS Teede Tehnokeskus kasutas kuni 2010. aasta alguseni majandustarkvara Tresoor. „Üldjoontes olime oma tarkvaraga rahul, kuid sealt puudus majandusanalüüs. Lisaks ootasid meid seoses eurole üleminekuga ees mitmed probleemid ning see tekitas mõtte minna üle uuele tarkvarale, et sellega sujuvamalt hakkama saada ning teha kõrgemal tasemel majandusarvestust,“ räägib Kuusemäe.
Teede Tehnokeskus uuris täpsemalt nelja tarkvara kasutajakogemusi ning otsustas kuulutada välja hanke parima hinna ja kvaliteediga NAV-i tarkvara saamiseks. Seda perspektiiviga, et kui ettevõtte mahud ja vajadused peaksid oluliselt suurenema, on NAV-ilt hea Axaptale üle minna. Hanke üks tingimus oli, et põhiosas peaks ettevõtte olema uuele tarkvarale üle läinud 1. jaanuariks 2011 ehk umbes poole aasta jooksul.
„Hankel osalenutega viis küsitluse läbi meie IT-inimene, kes küsis pakkujate kohta tagasisidet ka ettevõtetelt, kes olid juba NAV-i või Axapta kasutusele võtnud. Nagu arvata võis, otsest kiidulaulu ta kelleltki ei kuulnud, sest tarkvara juurutamine ning selle eripärad nõuavad siiski väga head arvestamist ja sisutundmist. Nii et täiesti rahul konsultandi tööga polnud keegi,“ räägib Kuusemäe.
Tagasilööke tekkis ka Teede Tehnokeskusel. Esimesed probleemid tulid protsesside kaardistamisel: hind ja tingimused lepiti kokku müügimeeskonnaga, kes lubab ostjale tavaliselt pea kõike, mida aga soovitakse. Kui järjekord jõudis tehnilise tiimini, siis pilt enam nii ilus ei olnud ning kokkuvõttes tähendas see lepingu tähtaegade venimist. Suure vaevaga suudeti 1. jaanuariks 2011 uude tarkvarasse üle viia vaid hädavajalik osa finantsarvestusest, kuid peronali- ja projektimoodul jäid praktiliselt juurutamata. Kokkulepitud mahus finantsarvestus, personali ja projektimoodul koos spetsiifiliste arendustega said juurutatud alles sama aasta oktoobriks. Ja kui arvestada veel vahepeal tekkinud lisasoove, kestis kogu protsess koos lisaarendustega 2012. aasta oktoobrini. Kusjuures mõned lisad jäidki arendaja pädevuse puuduse tõttu teostamata.
Kuna arendaja ei suutnud juurutuslepingut tähtaegselt ja kokkulepitult täita, tahtis Teede Tehnokeskus veebruaris 2011 isegi lepingu ennetähtaegselt ära lõpetada. Ent BCS Itera juhtkond otsustas alustatud asja lõpule viia ning moodustas uue tiimi, pannes selle etteotsa inimese, kes oli projekti- ja ärijuhtimisega varem kokku puutunud ning mõistis Teede Tehnokeskuse soove.
Kas iga erilahendus on ikka vajalik?
„Tagasi vaadates oli meie suurim viga liigne konsultandi usaldamine. Hea konsultant analüüsib kliendi soove ja pakub lahendusi, mis oleksid selles olukorras parimad, mitte ei kuula 100% kliendi nõudmisi,“ arutleb Kuusemäe. „Me polnud kindlasti lihtsad kliendid ning meiega oleks pidanud tugeva argumenteerimise läbi tegema, aga tegelikult olid olemas mõned valmis- ja lihtsamad lahendused, mis töötaks meie protsesside puhul sama hästi kui praegune kallis eritoode.“
Tema sõnul pole tõenäoliselt lõpptulemus optimaalseim lahendus, kuid pea kaheaastase töö tulemusena on siiski juurutatud tarkvara, mis toimib. „Olime oma soovides kindlad, aga keegi ei öelnud meile, et kõik soovid ei ole põhjendatud ning et tõenäoliselt ei hakka me kõiki enda väljamõeldud blokke nii aktiivselt kasutama. Meil ju polnud kogemusi! Nüüd oskame vaadata ja mõelda hoopis laiemalt ning teame täpselt, mida küsida ja tellida.“
Ilmar Jõgi lisab, et järgmisel korral on ettevõte kindlasti teadlikum ja pädevam oma soovide kujundamisel. „Tarkvara algversioonis peaks olema piisavalt palju ettevõttele vajalike lahendusi, kuhu saaks soovi korral oma protsesse kirjutada. Ühelt poolt on vahva eriprojekte välja töötada, teisalt aga pole ju mõtet jalgratast leiutada, kui teised on sama asja juba läbi katsetanud.“
Tema sõnul kaardistatakse uute projektide puhul tavaliselt terve toatäis vajadusi, kuid kas neid kõiki on vaja ikka kirja panna? „Konsultandi töö peaks olema selgeks teha, millised soovid on standardile lähemad ning milliseid erivajadusi tasub eraldi välja töötada. Jah, klient küsib ühte konkreetset asja, kuid ta ei pruugi teada, et on olemas kiiremaid, lihtsamaid ja soodsamaid mooduseid. Teisalt – äkki vajavadki kliendi protsessid tänapäevastamist ja optimeerimist? Sel juhul saab konsultant suisa topelt kasulik olla! Hea konsultant teeb ettevõtte eripärad endale selgeks ja suudab nõustamisega parandada ettevõtte juhtimisprotsesse.“
Unikaalne projektimoodul huvitab ka teisi ettevõtteid
Teede Tehnokeskuse kaheksast allüksusest töötab hetkel neli projektipõhiselt, kus projekti kulude ja tulude arvestamine käib tööaajaarvestuse alusel. Ettevõtte soov oli, et veebipõhine tööajaarvestus tagaks kõigi teostatud töötundide täpse arvestuse (nii seisakute kui ületundide kohta) ning projektide majandusarvestuse läbipaistvuse. Ettevõte kasutab NAV-i ka näiteks projektide maksumuse eelarvestamisel, kuigi see on kohmakas ja aeglane projekti kuluelement tuleks planeerimisel korduvalt muuta. Esialgse maksumuse hindamisel on NAV-i projektimooduli võimalused piisavad.
„Paraku on veidi veel takerdunud projektimooduli andmete transport Exceli ja NAV-i vahel, aga võimalik, et uues NAV-i versioonis on ka see probleem lahendatud. Seega mõtleme, kas minna üle graafiliselt paremale uuele NAV-ile. Üldiselt oleme ise palju arenenud – meid ei huvita enam mitte moodul ise, vaid sealsed uued lahendused,“ mõtiskleb Kuusemäe ja lisab, et samas majandusarvestuse poolelt vaadates töötab majandusprogramm Exceliga väga hästi. „Varem, Tresoori puhul läks meil raamatupidamisnumbrite kandmistega ühest programmist teise umbes kaks tööpäeva, nüüd võtab sama aruanne kaks minutit. Seega säästame nii aega kui ka ressursse ning väldime inimfaktori võimalikke vigu.“
Teede Tehnokeskuse praegune projektimoodul on unikaalne tööriist, mille vastu on huvi tundnud mitmed ettevõtted. Kokkuleppel tarkvaraarendajaga on nad nõus seda ka teistele tutvustama: „Kui nad saavad meile loodud moodulit edasi müüa kui tervikut ning sellest on teistele kasu, siis muidugi oleme nõus omalt poolt kaasa aitama. Võib-olla teevad teised sinna mingeid efektiivseid arendusi ning seejärel saaksime ka meie neid edasiarendusi kasutada,“ räägib Kuusemäe.
Milles siis projektimooduli unikaalsus seisneb? Otse programmis saab algatada projekti, kujundada eelarve, kuhu plaanitakse kõik kulud, ressursid ja võimalik tööaeg. Võimalik on kuluelemente ja kasumimarginaali planeerides kujundada peojekti eeldatav maksumus ja koostada pakkumus, millega võib minna nii kliendi juurde kui ka osaleda hankel. See dokument on projekti aluseks, kus saab iga päev jälgida kulude ja tulude poolt. Iga projekti kallal töötava inimese tööaja registreerimine on võimalik veebi kaudu ning see läheb automaatselt projekti kuludesse.
Loodud on ka veebipõhine tähtsamate ressursside kasutamise arvestus. Lisaks saab projekti kulusid ja tulusid hinnata valmisastme kaudu. Nii et vaatamata sellele, et mõned arved saabuvad alles kuue kuu pärast, saab reaalajast eelarvet objektiivselt jälgida ning sellesse operatiivselt sekkuda. Jooksev ressursside kasutus läheb kohe pärast projektijuhi või allüksuse juhi kontrolli projekti jooksvasse majandusarvestusse.
Lisaks annab tarkvara teavituste teel märku tähtaegadest, väljastab automaatselt projektijuhi kinnitatud arveid ning võimaldab teha hulgaliselt analüüse projekti finantspoole ja eelarve täitmise kohta või luua perioodilisi prognoose.
„Kui paljud firmad arvutavad tänase päevani esmapilgu ja sisetunde järgi, kas projekt on kasumis või mitte, siis meie mooduliga saab igal ajahetkel väga objektiivse pildi. Meiegi saime vanasti kolme kuu vältega teada, et projekt on miinuses, ning seega jäid mitmed otsused, mis oleksid saanud projekti päästa, hiljaks. Nüüd saame kohe muudatusi teha ning suruda projekt raamidesse, et lõpetada vähemalt nullis,“ kirjeldab Kuusemäe. „Teede Tehnokeskuse eripäraks on see, et aasta alguses ja lõpus ollakse suhteliselt suure kassaseisuga ning aasta keskel, tööperioodil, kasutatakse arvelduskrediiti. Sel aastal pole me aga suvel tavalises prognoositud kahjumis olnudki, sest saame oma majandustarkvarast pidevalt operatiivset infot.“
Tõde on, et kõik ei ole võimalik
Jõgi sõnul on „Kõik on võimalik“ kõige ohtlikum lause, mis teenusepakkuja võib öelda,, sest kõik ei ole võimalik. „Eks jõuga annab majandustarkvaras igasuguseid asju teha, aga kui on oht, et järgmise versiooniga kukub kõik kokku, siis pole sellel ju mõtet. Luua tuleb uuendusi, mida standard kõige paremini toetab, ning ei maksa ujuda vastuvoolu. See tuleks kohe läbi rääkida ja kokku leppida.“
Ta lisab, et sageli ei mõelda alguses, et iga tarkvaraversooni puhul peab erilahendused uuesti arendama ja nende eest uuesti maksma. Samas on igas uues versioonis jälle huvitavaid uusi instrumente, mida tahaks kasutada.
„Ühest küljest tundub mõistlik samm-sammult läheneda – alguses saab põhiosaprotsessid jooksma, inimesed harjuvad. Siis minnakse vaikselt ühelt versioonilt teisele ja võetakse juurde standardilähedasi lahendusi,“ mõtiskleb Jõgi. „Teisalt aga peaks konsultandi töö üks tähtsam osa olema parima lahenduse müümise – tema motiiviks ei tohiks olla suure raha saamine, vaid kihvti lahenduse pakkumine, mida saaks omakorda tiražeerida.“