Rollikeskustega majandustarkvara – uus mõtteviis ja väljakutse kasutajatele

Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht

Kui räägitakse majandustarkvara uuest versioonist, mõeldakse tavaliselt seda, kui palju on uusi funktsioone mõnes moodulis juurde tehtud või kas mingeid operatsioone peab tegema teistmoodi. Uutest versioonidest saab aga rääkida ka läbi rollipõhise lähenemise majandustarkvarale.

Heaks tarkvaraks on harjutud nimetama paljude võimalustega tarkvara. Samas on väga tähtis ka see, kui lihtne neid paljusid funktsioone lõppkasutajal on kasutada, st kas selleks peab palju menüüdes ringi liikuma ja õiget tegevust otsima või on kõik lihtsalt hoomatav ja hallatav.

Majandustarkvara kasutades on igal kasutajal oma ametiga seonduvalt keskmiselt 5–10 põhitegevust, mida ta peab kas igapäevaselt jälgima või mille käigus peab andmeid süsteemi sisestama. Lisaks sellele on ka kitsalt oma valdkonda puudutavad aruanded ning vajadusel ka ettevõttest suuremat pilti andvad analüüsid. Teisisõnu tuleb ühe kasutaja kohta kokku umbes 10 nimetusega nimekiri funktsioonidest, mida igapäevaselt kasutatakse.

Senine praktika oli selline, et kui tarkvaras oli vaja teha mõnda tegevust või võtta aruannet, siis tuli mööda menüüsid ringi klõpsata ning vajaminev funktsioon üles leida. Teise võimalusena koostasid kogenumad kasutajad endale otseteede menüü, kust pääses pikema otsimiseta enda tegevustele ligi. Kuigi võib väita, et programmi tundes jõuab vajalikku kohta kiiresti, siis oli puudu üks oluline nüanss – lihtne ülevaade nendest tegevustest või andmetest, millega konkreetne kasutaja opereerib.

Kui näiteks ostujuht peab päevas iga tund vajutama ühte nuppu, et talle kuvataks täitmata ostutellimused, millega ta edasi saaks tegeleda, siis ei ole see eriti efektiivne töövoog. Vahepeal võib see nupuvajutus näiteks ära ununeda ja olulised tellimused saavad alles hiljem täidetud vms. Palju lihtsam oleks, kui ostujuhil oleks pidevalt oma töölaual ülevaade, kui palju ostutellimusi on täitmata ning millega tuleb tegutseda.

Töö hõlbustamiseks ongi Microsoft Dynamics NAVi (NAV) uues versioonis kogu lähenemine pööratud heas mõttes pea peale ehk vana pikkade menüüdega kasutajakeskkonda asendab nüüd tunduvalt interaktiivsem rollipõhine keskkond.

Rollipõhisus koondab olulisima

Nagu nimi ütleb, koondabki rollipõhisus kõik tarkvaras ühele rollile olulised asjad ühte kohta, välistades üleliigse, kuid samas jättes võimaluse siiski vajadusel heita pilk ka muudele programmis leiduvatele asjadele.

Rolliks võib sisuliselt nimetada ametit ehk roll on konkreetset funktsioonide kogumit koondav töötaja  – näiteks müügimees/müügiassistent, lao operaator, klienditeenindaja kassas, tootmistöötaja jne.

Võttes näiteks hooldusega tegelevas ettevõttes töötava hooldustehniku. Kui tehnik NAVi käima paneb, siis avaneb keskkond, kus on just tema jaoks vajalikud tegevused, andmed, aruanded jms.

Vasakul ekraani servas on näha menüü, kust on võimalik oma hooldusega seotud tegevusi valida, kuid töölauale on ülevaatlikult ära toodud ka hooldustehniku igapäevased tegevused (vt kõrvalolevat joonist). Programmis ülearuseid liigutusi tegemata on kohe näha, et konkreetse kasutaja käes on praegu töös 7 hooldustellimust ja üks tellimus on juba jõutud lõpetada.

Seega on hooldustehnikul pidevalt ülevaade, millega ta tegelema peab (hooldustellimusel on ära toodud konkreetsed tööülesanded) ning tal ei ole vaja teha sellekohaseid päringuid oma kolleegidele.

Samuti on võimalik rolli omanikul seadistada, milliseid kliente või kaupu ta oma töölaual näeb. Kui igapäevaselt tuleb klientidega suhelda, siis on hea, kui kliendikohane informatsioon on kiirelt leitav. Kui aga hooldustehnik tegeleb jalgrataste hooldamisega, siis on tema jaoks oluline info, millised on vajalike varuosade laoseisud või hinnad. Nii on võimalik kiirelt anda signaal ostuosakonnale, kui mingi varuosa laoseis muutub kriitiliseks.

Ehk ühelt poolt on olemas ühe rolli jaoks vajalik info, kuid selle info kaudu on võimalik kiiresti ja õigel ajal genereerida sisendinfo teise rolli jaoks (antud juhul siis hooldustehnikult info ostujuhile).

Milles seisneb rollikeskse lähenemise kasu?

Esiteks on hästi piiritletud iga töötaja fookus majandustarkvaraga töötamisel, st kasutajale on välja toodud ainult rollile vajalikud protsessid. See annab kindlust, et ei tehta valesid tegevusi ning raporteeritud saavad just need tööülesanded, mis konkreetsele rollile on ette nähtud.

Teiseks tõuseb tarkvaraga töötamise kiirus, kuna kasutajal pole ekraanil liigset informatsiooni, mis võiks tähelepanu hajutada. Kolmandaks suureneb kasutusmugavus, kuna vajalik info on kokku koondatud ja pole vajadust andmeid erinevatest programmi osadest otsida.

Microsoft viis lõppkasutajate seas läbi uurimuse, kus võrreldi vanema NAVi ja uue rollipõhise lahenduse kasutamist erinevate ametite lõikes. Näiteks müügimehel on igapäevaselt kindlad tegevused (müügitellimuse koostamine, hindade vaatamine, müügitellimuste otsimine jne), mida tehti paralleelselt nii vanemas kui ka uuemas versioonis ning mõõdeti nende operatsioonide teostamise aegasid ja lõpp-kasutaja rahulolu.

90% juhtudest andsid testis osalenud kasutajad eelistuse (kõrgem rahuloluindeks, kiirem operatsiooni teostamise aeg) rollipõhisele lähenemisele, mis väljendus peamiselt kolmes aspektis:

• kiirem õppimine – optimeeritud rollivaates on ülesandeid vähem ja neid on lihtsam õppida;
• efektiivsus – test näitas, et erinevaid tegevusi tehti umbes 20% kiiremini ehk lihtsustatult öeldes jõuab sama ajaga rohkem ära teha;
• rahulolu – klientidele meeldib rohkem rollidega töötada.

Seega, kui uuele versioonile minekut kaaluda, siis tuleb arvestada, et mitte ainult uued funktsionaalsused ei too tulu, vaid tulu toob ka ka teistsugune lähenemine funktsionaalsustele.

Mida rollid annavad?

Eelkõige annab rollipõhisus süstematiseeritud äriprotsessid, millest omakorda tuleneb:

• tööprotsesside efektiivsus, sest tuleb välja töötada kõige efektiivsemad protsessid konkreetse rolli tarbeks. See annab võimaluse üle vaadata iga ametikoha toimimisloogika ja vajadusel seda efektiivistada nii tarkvara kui ka protsessi enda mõttes;
• standardiseeritus ehk efektiivsus, et viis erinevat sama rolli täitvat töötajat kasutaksid kõik samu, kõige efektiivsemaid töömeetodeid;
• kvaliteedijuhtimine, kuna klient soovib saada pidevalt kvaliteetset teenust, mitte varieeruvat kvaliteeti sama rolli täitvate erinevate inimeste puhul;
• asendatavus – inimesed pole asendatavad, kui kogu tööprotsess on iga indiviidi peas. Kui see on aga standardiseeritud, siis on asendatavuse haldamine lihtsam;
• mugavus, kuna fookus rollis on vajalikel protsessidel ning rolli kasutaja saab olla kindel, et rolli koondatud tegevused on just need, mida tegema peab.