Kliendi edu on meile tähtis – juhtimiskonsultatsiooni roll

Autor: Ilmar Jõgi; BCS Itera AS
Juhtimiskonsultant

Kui ettevõtte juhtkond on teinud otsuse investeerida kaasaegsesse majandustarkvarasse, tähendab see tavaliselt seda, et on tehtud julge otsus oma äri arendamiseks. Ühelt poolt tekib kindlasti uue tarkvara arenduste rakendamisel kokkuhoid, kui protsessid kulgevad kiiremini, vähemate vigadega ja automatiseeritult.

Teisalt on veel tähtsam, et ettevõte suudaks tarkvarainvesteeringuga panna aluse oma äri kasvamisele ja äriprotsessi osapoolte koostööle.

Kasvu mootoriks peaks olema parem kliendihaldus ja suuremahulisem tagasiside koostööpartneritelt, tarnete täpsus, protsesside parem kvaliteet, kokkuhoid, kõigi raiskamisviiside otsustav vähendamine ja tarkade töökohtade lisandumine, mis omakorda peaks uuendama varsti kogu ärikontseptsiooni.

Äri muutub aasta aastalt aina kliendikesksemaks ja sellega ka infomahukamaks. Kõik kasvavad ettevõtted peavad arvestama äriga kaasneva info mahu lisandumisega geomeetrilises progressioonis. Kasvab info hulk ka nendel ettevõtetel, kelle äri ei kasva.  Sellisel juhul tuleb eriti aktiivselt otsida info käsitlemise efektiivseid vahendeid, et oma ärist mitte välja tõrjutud saada. Jätkuvalt kehtib „KASVA VÕI SURE“ põhimõte, sest maailm ei loobu muutumast.

Info hulga suurenemisega kaasneb ka vajadus sissetulevat infot kiiresti anlüüsida ja selle põhjal juhtimisotsuseid teha, prioriteete seada ja mobiliseeruda. Selle reegli eiramine võib saada karistatud turu poolt. Võib arvata, et turg koondub nende teenusepakkujate ümber, kellel on parem võimekus turu signaale adekvaatselt reaalajas käsitleda, kes suudavad jälgida klientide tarbimisharjumuste muutumist ja isegi pakkuda ennetavalt lahendusi kliendi probleemidele, mis on ennustatavalt kohe päevakorda tulemas.

Väikesest edukast ettevõttest suuremaks edukaks kasvamine on mitmetahuline protsess. Oluline osa selles on infohaldus. Väga väikeste ettevõtete puhul on see üsna lihtne ja paari kliendi nõudmised ja soovid mahuvad firmajuhi pähe, kirjakasti ja lõpuks Exceli tabelisse, mida võib uuendada kasvõi iga päev. Probleemid muutuvad teistsuguseks, kui firma tootel või teenusel hakkab turul hästi minema ja kahe kliendi asemel on neid oluliselt enam ja osa neist asuvad teistes riikides. Juhid, kes on selle pidanud üle elama, teavad, millest on jutt. Äri jätkusuutlikkus oleneb sellises olukorras väga suurel määral kontaktide haldusest ja selle protsessi automatiseerimisest.

Juhtimisprotsesside kõrgem tase on tarneahelas töötamise võime, ja see omandab üha suuremat tähtsust ettevõtete äriedu saavitamisel. Tarneahelad konkureerivad omavahel samuti, nagu on konkureerinud ettevõtted. Oma ettevõtte konkurentsivõime tõstmise käigus on mõistetud vajadust ettevõttesiseselt töötada ühtsete eesmärkide suunas. Sama printsiip kehtib nii tarneahelale, kui tervikule. Ei piisa sellest, et igal ettevõttel eraldi on toimiv infotehnoloogiline võimekus oma protsesse juhtida ja arendada – tarneahelas tuleb seda kõike teha koos. Selline väljakutse vajab uuel tasemel ärimudelite ja infokultuuri tekkimist tarneahela juhtivpartnerite eestvedamisel.

Ettevõtte jaoks saab kõik alguse õigest ülesandepüstitusest ja prioriteetide seadmisest juhtkondade tasemel. On vaja selgelt otsustada MILLISES ÄRIS ME TEGELIKULT OLEME. Ja vastus sellele ei tohi olla formaalne, vaid lahtimõtestatud ning osapooltega kooskõlastatud.

Juhtimisrakendus ettevõtte või tarneahela äri juhtimiseks ja arendamiseks saab alguse analüüsist koos juhtimiskosultatsiooniga, mille käigus  juhid mõtestavad tänasest ja homsest vajadusest lähtuvalt lahti oma visiooni ja missiooni ning sõnastavad üldised eesmärgid. Ilma selle näiliselt sümboolse harjutuseta ei teki ühist energiat, koostööd ega kiiret edu. Ei maksa arvata, et kõik, kes peavad teadma organisatsiooni jaoks koostatud edu põhilisi draivereid, teavad seda. Selle töö käigus on juhtidel rool kindlalt käes ja juhtimine ei toimu vaid finantsanalüüsi raportite kaudu, mida on nimetatud ka äri tagasivaatepeegliks.

Tsükliline juhtimisprotsess

BCS Itera poolt vaadatuna näeb protsess välja tsüklitena, millel on omane kordumine teatud perioodi möödudes uuesti  ja uuel kvaliteedi tasandil. Tegemist oleks otsekui arvutimänguga, kus ühe tasandi ülesannete täitmise ja punktide (loe: raha, edu) kättesaamisel, antakse sulle võimalus mängida järgmisel keerukamal ja huvitavamal mängutasemel. Uuel  tasemel on ülesanded oma olemuselt sarnased, aga keerukusaste on vastavalt tekkinud kogemusele suurem ja „auhinnad“ ka suuremad (loe jälle: raha).

Kui klient püstitab enesele läbimõeldud arenguülesande, saab kiiresti kvaliteetse ERP lahenduse ja kasvatab sellega oma äriedu, saavutab ta kiiremini püstitatud arengueesmärgid. Seejärel püstitab ta järgmise taseme eesmärgid ja küsib meilt selle lahendamiseks uued vahendid. Seega liigume koos oma kliendiga tõusvat spiraali pidi uute lahenduste ja ambitsioonikamate eesmärkide poole.

Meiepoolne panus kliendiedu kiiremaks kasvatamiseks on  juhtimiskonsultatsioon koos juhtimismooduli ülesehitusega. Märksõnad on fookuse seadmine, prioriteedid antud etapil ja KPI-de abil juhtimise jõulisemaks muutmine. Sellega kaasneb ka intensiivne kommunikatsioon organisatsiooni kõikidele tasanditele tippjuhtkonnast kuni täitvate tööüksusteni, samal meetodil, nagu seda tehakse BSC (Balanced Scorecard) vahendite kasutamise puhul. Lisaks juba tuntud moodulitele nagu Finants, Personal, Palk, CRM, Ladu, Tootmine jne., pakume integreeritud töövahendit eesmärkide saavutamise mõõtmiseks ja juhtimiseks.

Osa meie kliente on hästi arenenud organisatsiooniga ja töökorraldusega ettevõtted, kus kogu eesmärgistamine, äriprotsesside lihvimine ning töötajate arendamine käib aastaid juba kindla plaani järgi. Neile on meil pakkuda integratsiooni majandustarkvaraga ja seda, et kõik mõõtmised ja raportid ning juhtimisandmete väljundid tekiks ERP keskkonnas.

Teine rühm ettevõtteid kasutab mõõdikuid, mis on vajalikud nende oma tootmise protsesside arendamiseks. Mõõdetakse mõne tuntud süsteemi järgi (TQM, ISO,…).

Kindlasti on ettevõtteid, kus kõik eelpool kirjeldatu on alles kaugem tulevik, kuid kellel on julgust ja potentsiaali pöörata oma äri tõusule. Neil on vaja juurutada esmane protsesside, töötajate ning äri mõõtmise ja arendamise raamistik. Tuleb käivitada algne protsess, et seda siis regulaarselt edasi ehitada.