Miks meile projektijuhtimine?

Autorid: Marek Maido, BCS Itera ärijuht
Erki Rebane, BCS Itera projektijuht
Kätlin Ehrlich, BCS Itera projektijuht

Miks meile projektijuhtimine? Millega projektijuht tegeleb ja millele ta nii palju aega kulutab?

Ikka ja jälle kuuleb ühe või teise tellija käest eelnevaid ja mitmeid sarnaseid küsimusi. Käesolevas artiklis püüame tuua üksikuid näiteid, andmaks selgemat ülevaadet projektijuhi distsipliini sisust ja olulisusest.

Alustame ühe võimaliku klassikalise näitega. Olete NAV peakasutaja ettevõttes, kus majandustarkvara juurutus toimus paar aastat tagasi ja igapäevasel kasutamisel tuleb sageli ette küsimusi, mille lahendamisega ise hakkama saadakse. Samas vajavad muutused äriprotsessis väikeseid kohandusi majandustarkvaras, eeldades tarkvarapartneri abi. Pöördudes juurutuse ajast tuttava konsultandi poole selgub, et inimene on ettevõttest lahkunud. Ettevõtte üldmeilile saadetud töö on küll vastu võetud ja HelpDeskis registreeritud, kuid nädal hiljem pole te veel vastust saanud. Helistades pole infot, kes murega peaks tegelema ja hiljem selgub, et vastutav konsultant on komandeeringus, aga tal oli plaanitud juba homme helistada ja teemaga tegeleda. Järgmisel päeval saate partneri üldnumbrilt vastuse, et konsultant lahendab kiireloomulist ülesannet teise kliendi juures. Lõpuks kui konsultant probleemiga tegeleb, selgub, et arendajatel pole vajaliku aega enne, kui nädalate pärast. Sarnaste, erinevate olukordade kirjeldusega võiks pikalt jätkata.

Selge, et sellise eelpool toodud olukorraga ei ole rahul ükski klient. Loomulikult saavad kõik tööd ühel päeval valmis aga mitte plaanitud ajal. Teinekord võib olla liiga hilja ja kahju juba väga suur. Miks nii juhtub ja kuidas seda vältida? Siin tuleb mängu kogu protsessi juht ehk projektijuht.

Alustuseks võib aastate kogemuse põhjal öelda, et majandustarkvara (ERP) edukal juurutamisel on projektijuhtimine võtmefaktor. Kvalifitseeritud, kompetentne ja pühendunud projektijuht on number üks reegel iga ERP projekti õnnestumiseks ja hea kliendisuhte aluseks. Igasugune projekt ilma projektijuhita võrduks samaga, kui tipptunnil sõitev troll ilma juhita.

Peamised projektijuhi kohustused:

Eeltoodud nimekirja põhjal võib öelda, et projektijuht loob raamistiku ja tugisambad tervele projektile ning kliendisuhtele – väikestest töödest suurte projektideni, juhtides tervet protsessi. Sõltumata töö või projekti suurusest ning keerukusest sisaldab iga töö ja projekt kõiki ülal nimetatud komponente. Projektijuhtimise distsipliini teeb ERP projektides veel keerukamaks fakt, et reeglina juhib üks projektijuht korraga umbes 10-15 klienti ja mitmel kliendil on korraga töös rohkem kui üks projekt. Kui teha väike korrutustehe, siis võib tööde arv üsna suureks minna! Oluline on ka fakt, et tarkvaraprojekt pole rutiinne töö, vaid igas projektis on erinevad meeskonnad, etapid, tööd, eelarve, ajakava ehk äärmiselt suur hulk muutujaid.

Tuues näiteid töökorraldusest, kui olulisel kohal on projektijuhi distsipliinid, kuidas on korraldatud meeskondade töö ja mida võidab sellest klient.

Ressursiplaneerimine (kaasa arvatud tagantjärele kontroll) on üks osa igapäevasest projektijuhtimisest, mis võimaldab anda reaalseid lubadusi, aitab koostada ja täita projektiplaani, pidada kinni tähtaegadest jne. Vettpidavaid tähtaegu saab määrata ja töid planeerida ainult ressursiplaani alusel. Samuti võimaldab see ühe või mitme ressursi (arendajad-konsultandid) lõikes saada ülevaadet, millised tööd on hetkel tegemisel ja millised on tulevikuplaanid. Kuna ühes meeskonnas on mitu erinevat rolli, siis on tähtsal kohal sealjuures ka tööde jaotus ja järjekord.

Iga töö vajab suurel hulgal eeltööd. Lihtsaim näide on tellija vajaduste väljaselgitamine analüüsi käigus, millele järgneb lahenduste välja mõtlemine ja disainimine konsultantide poolt. See aga eeldab, et esitatud hinnangud tööde teostamiseks on realistlikud ja paikapidavad, mis omakorda eeldab kliendi vajaduste analüüsi ning lahenduste disainimist. Tellijat võib teinekord üllatada, et paari tunnise töö hindamine võib partnerile tähendada 2-3 korda suuremat ajalist mahtu, eeldades planeerimist ning olulist projektijuhi tööd.

Edasi teostab arendaja sellesama dokumendi alusel lahendused programmis ning konsultandi osaks on testimise tööd. Tekkinud vead tagastatakse uuesti arendajale parandamiseks/täiendamiseks ning kõigele järgneb uus konsultandi testimine. Selline protsess kordub kuni lahendus töötab vastavalt disainidokumentatsioonile. Kõike seda orkestreerib projektijuht, kes organiseerib, et tööd saaks vastavalt projektiplaanile õigeks ajaks tehtud ja tööde järjekord ei jätaks mõnda teist tööd seisma, seda ka 1h arenduste puhul.

Näiteks plaanitakse selliselt töötajate iganädalane tööaeg 0,5h täpsusega ja sedasi kuid ette. Arendaja-konsultandi käest käib nädala jooksul läbi mitmete erinevate tellijate tööd ja projektijuht vastutab, et konsultantide ning arendajate tööde järjekord oleks ajaaknas optimaalne, seda nii lepinguliste kohustuste, prioriteetide kui ka ajakavade kontekstis. Iga üksik muudatus tähendab kogu maatriksi üle vaatamist.

Kuna alati ei lähe projektid plaani järgi, siis see tähendab, et kesksel kohal on ka muudatuste juhtimine, mille eest projektijuht vastutab – seda nii tellija kui partneri osas. Kõik plaanid – ajakava, meeskonna ressurss, tellija meeskonna ressurss, teiste klientide projektid, eelarve –  tuleb üle vaadata, kontrollida, kooskõlastada, muudatused sisse viia. Tavaliselt tähendab see teiste projektijuhtidega kolmandate projektide läbi arutamist ja ka teistes projektides plaanide muudatusi ning kooskõlastusi. Kuna partneri ressurss on kogu ettevõtte ulatuses paari nädala vaates100% planeeritud, siis iga erineva tellija jooksev soov nõuab mitmete inimeste tööd, kooskõlastust ja muudatusi. Teisisõnu võib ka pisike muudatus tähendada partnerile taustal kümneid tunde tööd.

Kuna ERP juurutused kestavad keskmiselt 6 kuud kuni aasta, siis suuremates projektides tuleb tihti teha algsesse projektiplaani muudatusi, mis mõjutavad ka ülejäänuid eelseisvaid töid – halvemal juhul eelarve ja tähtajani välja. Nii tulebki ette kõiksugu suuremaid ja väiksemaid tegevusi – töötubade aegade nihutamisi, meeskondade vahetusi, skoobi laiendamisi, tähtaegade edasi- või lähemale ajale nihutamisi, eelarve suurendamist/vähendamist ja palju muud sõltuvalt töö käigus tulnud vajadusi.

Oluline osa, eriti suuremate projektide juures, on riskijuhtimine. Suurimaks riskiks on loomulikult, et tellija äri seisab, kuid ette tuleb ka palju väiksemaid, kuid väga olulisi. Projektijuhid puutuvad tihti kokku olukorraga, kus näiteks tellija ei panusta piisavalt lahenduse testimisse, koolitustesse või kaldub kokkulepitud skoobist eemale. Sellisel juhul peab ta protsessi sekkuma ja tellijat teavitama võimalikest seotud ohtudest. Projektijuhi kohustus on hinnata riske, mis seotud tellija ja konsultatsioonipartneri ressursiga, muudatustega, arendussoovidega, ajakavaga ehk haarama tervikut ja samas nägema detaile ning seda kogu projekti vaates. Tavaliselt tellijad seda ei näe, kuid praktika on, et partneri poolses projektimeeskonnas toimuvad iganädalased sisekoosolekud, kus kõigi eelnimetatud küsimustega tegeletakse.

Kokkuvõtteks – projektijuht on tellija „sõber“, mis tähendab, et ta seisab partneri juures tellija huvi ja heaolu eest.  Alati ei pruugi kõik minna 100% tellija soovide kohaselt, kuid see on reeglina tingitud sellest, et majandustarkvara partnerid töötavad maatriksstruktuuris, ressurssi on vaja plaanida väga mitmekihiliselt ja ressursi sõltuvussuhted on äärmiselt keerulised. Kui projektijuhi ja tellija suhted on head ning usaldusväärsed, siis projektijuhi töö tagab suure rahulduse kõikidele osapooltele.