Halduslahendus = suurem pilt.

Autor: Indrek Pill, BCS Itera projektijuht

Taristu ettevõtte teenib tulu toimiva vara abil ja seepärast on igapäevatöö üks suuremaid väljakutseid juhtida tegevusi varaga selliselt, et katkestusi oleks võimalikult vähe ja kui teha katkestusi, siis võimalikult sobivamal ajal tagades varade parima tootlikkuse.

Lihtsamalt väljendades on ettevõtte igapäevatöö korraldamise eesmärk vähendada reageerimist avariidele ja teostada vajalikud tööd ära vastavalt tööplaanile kasutades selleks parimat aega, parimat hinda ning tagades taristu maksimaalse toimimise.

Vara üle arvestuse pidamiseks sobib ka lihtsalt Exceli tabel, kuid kui on soov näha varaga seotud planeeritud eelarvet, tellitud töid, lepinguid, lepingute täituvust jms. reaalajas, siis jäävad Exceli tabeli võimalused  piiratuks ja appi on vaja võtta ERP lahendus, mis kataks info vajadused.

Vajadused

• Vara loomise protsess
• Eelarve
• Teostuse ajaplaan
• Lepingute jälgimine
• Ülevaade varadest – Varade register
• Mis on vara väärtus
• Mis ajal valminud/soetatud
• Kes on vara eest vastutav
• Kus vara asub – täpsed andmed
• Vara asukohta kaardil – liidestus kaardirakendusega
• Vara hooldamise protsess
• Puuduste kõrvaldamine
• Hooldusvälpade järgsed hooldused
• Taimestiku kasvust tingitud tööd
• Eelarve
• Teostuse ajaplaan

Vara loomine

Infrastruktuuri varad nagu suured kaugküttevõrgud, katlamajad, kõrgepingeliinid ja alajaamad  saavad reeglina alguse projektist, mille käigus need luuakse. Kui vara tekke protsess on samas infosüsteemis, kui hiljem haldus ning on samas infosüsteemis rahaliste vahenditega, siis on hilisemalt lihtne jälgida kes, mida ja millal on teostanud. Vara omahinda saab lisada ka projektimeeskonnaga seotud kulud ning laenu intressikulud ja varale tekib õige väärtus.  Näiteks: Ettevõte ehitab uue katlamaja. Katlamaja ehituseks võetakse laenu. Laenu intressikulu on seotud selle konkreetse objektiga ja see on õige kajastada antud objekti soetusväärtuses. Lisaks on tööle võetud projektijuht, kelle tööülesandeks on nimetaud objekti valmimine tagada. Selle projektijuhiga seotud kulud nagu töötasu, töövahendid jms. on seotud selle objektiga ja suurendavad nimetatud katlamaja soetusväärtust.

Vara tekke protsessi juhtimiseks on hea kasutada MS Dynamics NAV Projektimoodulit.

Projektimoodul

Projektimoodul võimaldab planeerida ressurssi ja jälgida selle kasutust. Selle ülevaate omamine on vajalik, kuna taristu projektid on ajaliselt pikad, vahel ka mitu aastat kestvad suure eelarvega projektid ja teostuse juures on oluline näha planeeritud eelarve ning tegeliku teostuse seisu. Selle reaalaja info alusel on juhtidel võimalik teha otsuseid, kas projekt püsib finantseerimise graafikus või on projekti ellu viimiseks vaja teha täiendavaid rahastamise otsuseid.

Projekti planeerimise ridadelt on võimalik moodustada akte ja neid suunata kinnitusringile. Selline elektroonne moodus kiirendab aktide koostamist ja hoiab projektijuhi ja akte kinnitavate juhtide aega kokku tänu võimalusele saada kiire ülevaade akteeritud kogusest võrreldes planeeritud kogustega.

Projektimoodulile on mõistlik juurde lisada Lepingute register NAVis või liidestada mõne muu olemasoleva Lepingute registriga. Soovi korral saab olulised mõõdikud kuvada graafiliselt ja neid esile tuua ka vastavate töötajate Rollikeskustes.

Varade Register

Varade registri puhul on oluline, et oleks võimalik omada ülevaadet vara maksumusest, varaga seotud jooksvatest kuludest, vara asukohast ning vastutajast. Olen ise mõned aastad tagasi töötanud taristut haldavas ettevõttes ja olnud vara eest vastutava isiku rollis ja seepärast oskan hinnata lahendust, mis annab lihtsa ülevaate vara asukohast, varaga seotud parendustest ja varal olevatest puudustest. Sageli tuli „kaevata“ andmetes, et osata vastata audiitorite küsimustele andmaks neile kindlustunnet, et aktsionäride raha on hästi hoitud ja selle raha eest soetatud vara teenib eesmärke.

Varade register teostatuna NAVis võimaldab luua viited ostuarvele või vara loomise projektile ning sellisel moodusel on võimalik teada saada vara soetamisega seotud detailne info. Lisaks on võimalik luua seoseid ja näha varaga seotud sündmuseid (N. hooldus või rike) ja nende sündmuste info põhjal edasisi tegevusi planeerida.

GIS – liidestus Geoinfosüsteemiga

Taristut omavate ettevõtete jaoks on oluline visualiseerida vara asukoht. Selline visualiseerimine on esmavajalik taristuga, mis paikneb maa all või millega kaasneb kaitsevöönd. Seepärast on mõistlik lisada vara andmete juurde asukoha koordinaadid ning liidestada kaardirakendus varade registriga. Kaardirakenduse abil on ettevõttes selge arusaam, kus miski vara asub. Torustiku või liini kaitsevöönd arvutatakse välja GIS lahenduses ja seda saab NAVisse tagasi küsida koos katastriinfoga. Viimane on vajalik pindalade jms välja arvestamiseks, mis omakorda on sisendinfoks pindalast lähtuvate tööde nagu raadamine või ka muru niitmine  eelarvestamiseks. Lisaks on liidestuse tulemusena on hea vaadata, kas kogu liin või torustik on infosüsteemis olemas või on mõni lõik infosüsteemist kirjeldamata ja kaardilt puudu.

Vara hoolduse juhtimine

Hooldustööd on tavaliselt tingitud 3 asjaolust:

1. Hooldusvälpade n. töötundide järgne hooldus
2. Korralise kontrolli käigus avastatud puuduste kõrvaldamise hooldus
3. Taimestiku kasvust tingitud hooldus

Hooldusvälpade järgne hooldus

BCS Itera lahenduses on võimalik seadme infosse sisestada näitusid ning nende näitude põhjal saab süsteemis genereerida korralised hooldustööd. Neid näitusid saab korjata ka kaughaldusega mõõteseadmetelt ning sellisel juhul ei pea inimene näitude korjamisega tegelema.

Näitude olemasolul saab kindel olla, et hooldustööd tekivad süsteemis õigeaegselt ja vastutajad saavad need aegsasti lahendamiseks.

Puuduste kõrvaldamine teave puuduste kohta laekub korralise kontrolli käigus. Nii saab varaeest vastutaja informatsiooni vajalikest mahtudest ja planeerida tööde teostamise. Teostatavate tööde loendit on mugav eksportida Exceli tabeliise ning töövõtja saab teostatavate tööde täpse loendi, mille alusel on tal ka hea raporteerida töö teostamisest. Töö tellija saab tagasi küsida sama Exceli, mille töö tellides töövõtjale andis ning on võimalik teha ka teostatud tööde Exceli tabelist importimise lahendus vältimaks käsitsi sisestamisega tekkida võivaid vigu.

Taimestiku kasvust tingitud hooldus – Kõrgepingeliininde puhul on väga oluline jälgida võsa kõrgust, et võsast ei kasvaks puud, mis ulatuvad traatidesse. Torustike puhul jälgida juurestiku kasvu, et juurestik ei kahjustaks torustikku pinnast kergitades.

Taimestiku kasvu monitoorimiseks teostatakse regulaarseid liinide läbi käimisi ja kaameraga üle lendamisi ning kogutud info kogutakse vara käesolevasse lahendusse. Selle taimestiku kasvu info alusel saab tellida aegsasti raadamisööd ja liini või torustike häireteta töö on tagatud.

Lülitustega seotud tööde haldus

On täiesti tavapärane, et taristu mõne lõigu või seadmega seotud hooldustöö teostamiseks on vaja planeerida katkestus. Neid erinevaid seadmeid, mida on vaja hooldada on palju. Sellised katkestused planeeritakse pikalt ette. Tavapärane praktika on, et aasta kinnitatud eelarve alusel tehakse eelarvest lähtuvate tööde plaan ehk aastaplaan. Aasta plaan täpsustatakse jooksvalt ja sellest tekib täpsem kuuplaan. Kuna elu teeb sageli veel täiendavaid korrektuure seoses avariidega, siis võib ka kinnitatud kuuplaan veel muutuda. Seepärast on tarvis lahendust, kus on võimalik näha seadet mõjutavaid juba planeeritud katkestusi või töös oleva avariilist katkestust. Kaustades ära juba töös olevat katkestust on võimalik mõne seadme korraline hooldus ära teha ja säästa raha täiendava katkestuse arvelt.

BCS Iteral on töös erinevate samade seadmetega seotud lülituste lahendus. Lahenduse tööplaanis on ka abivahend, mis annaks soovitusi hooldustöödeks vastavalt juba planeeritud katkestustele.

Katkestuste/lülituste haldus

Lülituste ja nendega seotud katkestuste planeerimine tagab võrgu toimimise hooldustööde perioodil. Planeerides aegsasti katkestused, saab võrgu koormust jaotada nii, et oleks tagatud võrgu toimimine ja hooldustööd võimaldaks ettevõttel välja lülitatud võrgu lõigust hoolimata raha teenida.

NAVis teostatud katkestuste halduse moodulis on võimalik kasutada digitaalselt kinnitusringe ja muuta katkestuste kooskõlastamine ja kinnitamine paberivabaks. Kui süsteemis on kasutusel ka BCS Itera Palk moodul, siis on võimalik lisada puhkusel olijate asendamiste loogika ja süsteem leiab asendaja vastavalt puhkusel olija asendaja seadistustele.

Häired/rikked – register

Võrgu töös esinevad häired ja rikked on vajalik koguda ühte registrisse. Selline register võimaldab rikkeid tunnuste, seadmete või muu otsustajale olulise parameetri järgi süstematiseerida ning selle info järgi on võimalik planeerida ennetava hoolduse töid. Omades varaga seotud rikete infot samas süsteemis, kus on ka vara loomisega seotud info, on võimalik lihtsalt teha järeldusi kas mõne seadme partii on vigane või on rikked seotud ühe paigaldust teostanud partneriga.

Häirete/rikete register on vajadusel võimalik liidestada ka mobiilioperaatori sms teavituste süsteemiga. Nii on võimalik tagada, et eelnevalt tehtud määratluste alusel saavad liini, trassi või seadme rikke korral vastutajad kohesel ka sms teavituse. Liidestus on võimalik teha ka selliselt, et süsteemi tekib ka teave, et kes mis ajal sõnumit luges.

Kokkuvõtteks

Mul on selgelt meeles olukorrad, kus taristu ettevõttes töötades oli aasta esimesel 9-l kuul keeruline otsustada, kas 50 000 eurot on üle või puudu. Tuli ette olukordi, kus kolmanda kvartali lõpus selgus info, et kiiresti on vaja leida objekt, kuhu paigutatav investeering annaks parima tulemuse, sest eelarves vabanes mingi raha. Selliseid olukordi aitab ennetada integreeritud lahendus, kus tööd on planeeritud ja tööde maksumused on aegsasti teada.

Integreeritud infosüsteemi lahendus on juhtidele töövahendiks, mis võimaldab omada ülevaadet eelarvest, ees olevatest töödest ja teistest varadega seotud toimingutest alates vara planeerimisest kuni likvideerimiseni.

Reageerivast planeerivaks!