Milleks mulle tarkvarakindlustus?

Autor: Kätlin Ehrlich, BCS Itera ärijuht

Ettevõtted kindlustavad hooneid, autosid, kaubasaadetisi, reise ja isegi juhtimisvigu. Enamik rahvusvahelisi majandustarkvara tootjaid pakuvad nn tarkvarakindlustust. Mis see õieti on ja miks on vaja oma tarkvara kindlustada? Selgitab Kätlin Ehrlich.

Investeeringud majandustarkvara (edaspidi ERP) lahendustesse on tihti suured ja märkimisväärsed, pakkudes võimalust olla edukas ja omada konkurentiseeliseid. Need investeeringud ei lõpe juurutusprojekti elluviimisega, vaid lahendust täiendatakse pidevalt jätkuprojektide käigus: võetakse kasutusele lisafunktsionaalsusi, tehakse muudatusi äriprotsessides. Mõnikord on vaja teha täiendusi ka seoses seadusandluse muudatustega.

Iga ettevõte saab tagada oma ERP lahenduse jätkusuutlikkuse ning selle, et majandustarkvara tootja seda pidevalt hooldab ja edasi arendab – selleks tuleb iga aasta oma litsentsi kindlustada. See ei ole lisamaks, vaid pakub ettevõttele palju hüvesid, aitab kokku hoida raha ja pakub ideid arenemiseks. Rendimudeli puhul on nimetatud tasu enamasti juba hinna sees.

Tarkvarakindlustus annab kliendile mitmeid eeliseid. Olgu siin toodud Microsofti pakutavad võimalused:

• Regulaarsed uuendused ja parandused – KOKKUHOID

Kõigepealt tagab tarkvarakindlustus toimiva lahenduse. See tähendab kohe ka rahalist kokkuhoidu, sest kui tootes ilmneb mõni viga, siis parandab selle tootja (ehk Dynamics NAV puhul Microsoft) ning klient maksab oma kohalikule partnerile vaid paigaldusteenuse eest, mitte veaparanduse väljatöötamise eest (hinnavahe on tihti mitmekordne).

• Seadusandlusest tulenevad lahendused – SEADUSEGA KOOSKÕLAS ERP

Kõikidel, kellel on tarkvarakindlustus, on võimalik seadusandluse muudatusest tingitud uusi lahendusi soetada. Tavaliselt tuleb investeerida uue lahenduse litsentsi ning paigaldusse, aga väljatöötamine kui suurem kulu jääb partnerile. Ilma kindlustuseta võib tekkida ka olukord, et suuremaid muudatusi polegi võimalik juurutada.

• Tehnoloogiaga koos arenev platvorm – KAASAEGSUS

Tarkvarakindlustus tagab, et tehnoloogia arenguga käiakse pidevalt kaasas. Samuti kindlustab see sobivuse teiste seotud tarkvaradega (nt SQL, Windows).

• Investeeringute kaitse – KOKKUHOID JA ÄRI KASV

Kui on vaja versiooni vahetada või juurutada uut lahendust, siis ei pea litsentsi uuesti soetama. Samuti on litsentsi võimalik täiendada uute funktsionaalsuste, kasutajate hulga ja arendusvahenditega. Oluline on veel see, et ostuhind jääb litsentsi väärtuseks isegi juhul, kui hinnakirjas tehakse muudatusi – selle baasilt arvutatakse ka iga-aastane tasu.

• Tasuta koolitusportaal – TÖÖTAJATE TEADMISTE KASV

Võimalus tutvuda uute versioonidega, leida uusi ideid lahenduse laiendamiseks ning koolitada töötajaid e-õppekursustel. Koolitusportaalis on mitmeid tasuta e-õppekursusi nii üldisemal kui ka spetsiifilisemal tasemel.

• Tooteinfo ja dokumentatsioon – LAIEM SILMARING JA EFEKTIIVSUS

Tarkvarakindlustuse klientidel on alati võimalik saada dokumentatsioone paigalduse, seadistuse, tehniliste nõuete ja uuenduste kohta.

• Foorum – SUHTLUS JA KOGEMUSTE JAGAMINE

Online-foorumis saab jagada kogemusi ning lugeda teiste Dynamics kasutajate soovitusi ja arvamusi.

Reaalses äris on iga välja toodud punkti taga rahaline kulu, mida ei osata konkreetselt seostada tarkvarakindlustustasuga ja seega ei nähta ka sellest saadavat kokkuhoidu.

Halvem variant on see, kui neid võimalusi lihtsalt ei osata oma ettevõttes ära kasutada. Sellisel juhul tekibki igal aastal küsimus, milleks tarkvarakindlustust vaja on. Inimesed ei näe, et see on ettevõtte äriprotsesside toimimise ja muudatuste tegemise tagatis, mida peab oskama ka kasutada.

Aga mis juhtub siis, kui kehtivat tarkvarakindlustust ei ole? Loomulikult ei ole võimalik kasutada kõiki loetletud võimalusi, ent piiranguid on veelgi. Kõige kiiremini tuntavamad kahjud ja piirangud on järgmised:

• ei saa teha lisaarendusi (aruanded, funktsionaalsus, väljatrükid),
• ei saa soetada seadusega nõutud uusi lahendusi,
• ei saa suurendada kasutajate hulka,
• ei saa kasutusele võtta uusi mooduleid ega funktsionaalsusi,
• ei saa juurutada uut versiooni,
• ei saa võõrandada litsentsi ehk viia üle tütar- või emaettevõtte nimele, kui see peaks vajalik olema,
• ei saa litsentsis muuta ettevõtte nime,
• kõikide toote vigade paranduste eest tuleb partnerile maksta,
• kõik tootekoolitused on tasulised ja need tuleb tellida toepartnerilt,

Katkenud tarkvarakindlustust on võimalik taastada, kuid sellisel juhul ei ole soetushind enam sama ja kõik moodulid arvutatakse kehtiva hinnakirja alusel ümber. Uue hinna baasilt kalkuleeritakse kindlustustasu tagantjärele ning edaspidiseks perioodiks.

Kokkuvõtteks võib öelda, et kui ettevõte investeerib oma ERP-lahendusse, siis kindlasti tuleb ka tarkvara igal aastal järjepidevalt kindlustada. Sellest saadav kasu on ettevõtte töökindluse mõttes märkimisväärne (ning kahjud on suuremad kui makse).