Töövoogude juhtimine ja äriprotsesside automatiseerimine

Autorid: Riin Otstavel, BCS Itera konsultant; Kalle Tamm, BCS Itera arendaja

See on tõeliselt häiriv, kui keset kiiret tööpäeva ei saa ettevõtte autole enam kütust võtta, põhjuseks maksmata arve, mis kuskil lauanurgal kinnitamist ootab. Mis oleks, kui dokumendile saaks vajaliku kooskõlastuse loetud tundide või lausa minutitega? NAV2016 töövoogude funktsionaalsusi tutvustavad Riin Otstavel ja Kalle Tamm.

Dokumentide, nt ostuarvete käitlemine on tihedalt seotud ettevõtte protseduurireeglitega. On loogiline, et ettevõttesse laekuvate ostuarvete õigsust kontrollitakse enne, kui need raamatupidamisse maksmisele lähevad. Suuremates ettevõtetes on väga konkreetselt paika pandud, kes milliseid kulusid kontrollib. Sageli läbib kulu kinnitamine terve otsustajate jada. Näiteks kontrollib esmalt arve üle projektijuht, seejärel tema otsesest ülemusest osakonnajuhataja ning suuremate summade puhul veel ka tegevjuht. Sageli on otsustajad määratud aga hoopis kululiikide lõikes. Asi on veelgi keerulisem, kui ühte dokumenti peavad kinnitama inimesed, kes asuvad füüsiliselt eri paigus. Ja kui keegi juhtub veel puhkusel olema ja talle määratud on asendaja?

Kui keerulise reeglistiku ja mitmete otsustajatega protsessi puhul peavad allkirjad paberarve nurgale jõudma, siis läheb mitu päeva, enne kui kinnitusega arve raamatupidamisse jõuab. Kusjuures suurimaks kaotajaks on siin ettevõtte juhtkond, kelle n-ö online-majandusinfo polegi seega enam nii värske.

Tänu IT-süsteemidele on viimastel aastatel tunduvalt paranenud võimalused muuta ettevõtte protsessid sujuvamaks, kiiremaks ning jälgitavamaks. Sellist äriprotsesside osalist või täielikku automatiseerimist, mille käigus dokumente, informatsiooni või ülesandeid edastatakse ühelt osaliselt teisele, nimetatakse töövooks (ingl workflow). Töövoogu haldamiseks on loodud lugematu arv programme, mis võimaldavad kirjeldada süsteemis tööjärjekordi ning edastada ülesandeid vastutajalt vastutajale.

Majandusarvestusega seotud töövoogu on kõige parem hallata majandustarkvaras endas. Ostuarve käitlemine Dynamics NAV 2016 näitel võiks sellisel juhul olla järgmine:

1. Raamatupidaja sisestab ostuarve ERP-süsteemi kohe, kui see laekub. Ta lisab vastavalt kehtivale reeglistikule arve kontrollijad ja e-kinnitajad.
2. Ostuarve kinnitamise palve jõuab meili teel otsustaja(te)ni. Kasutaja näeb süsteemis sisestatud arvet ning lisana salvestatud originaalarvet. Otsustaja saab arve kinnitada või sisestajale koos kommentaaridega tagasi saata.
3. Kui kõik osapooled on ostuarve kinnitanud, jõuab info tagasi raamatupidajani, kes teeb lõpliku kinnitamise ja konteerimise. Protsess võib veel jätkuda ja pearaamatupidaja saab teavituse, et arve(d) on maksmiseks valmis või on seadistatud koguni automaatne maksekorraldus(t)e loomine.

Seadistada saab ka täiendavad teavitused, juhuks kui dokument jääb mõne otsustaja juurde liiga pikalt pidama.

See oli vaid üks protsessinäide, mida töövoogude funktsionaalsus NAV2016-s võimaldab. Töövoo seadistamisel täidetakse iga protsessijupi kohta kolm aspekti: toiming, tingimus ja vastus. Seega teostab tingimustele vastava toimingu ilmnedes süsteem järgmise määratletud toimingu, saadab nt teate tehingu kinnitamiseks järgmisele vastutajale, loob uue dokumendi, konteerib dokumendi jne.

NAV 2016-s on üle 20 eelkirjeldatud töövoo, kuid vastavalt ettevõtte vajadustele saab kirjeldada ja automatiseerida töövööd, mis järgivad konkreetse ettevõtte protsesse.

Näited töövoogude kasutusvõimalustest:

1. Kliendi krediidilimiidi muutmine
   Müügimees muudab kliendikaardil krediidi­limiiti, kuid uus summa ületab talle ettevõtte protseduurireeglitega määratud õigusi. Selleks, et uue limiidi piires tehinguid teostada, peab müügijuht selle esmalt kinnitama. Müügi­mees saadab vastava päringu süsteemi kaudu juhile. Kuni müügijuht pole limiidi suurendamiseks kinnitust andnud, reaalset müügitehingut süsteemis teostada ei saa. Kui müügijuht kasutab uut Dynamics NAV-i oma nutitelefonis ning jälgib jooksvalt meiliteavitusi, saab ta limiidi muutmise vajadusest teada ning sellele väga operatiivselt reageerida.
2. Uue kliendi korrektne sisestamine
   Uue kliendi sisestab süsteemi klienditeenindaja, kes ei ole pädev, et teha raamatupidamiseks vajalikke seadistusi. Pärast esmase infoga kliendikaardi salvestamist saab raamatupidaja automaatselt teavituse ning täpsustab raamatupidamisega seonduvad detailid, et kliendiga seotud tehingud süsteemis korrektselt kajastuksid.
3. Automaatne maksekorralduse loomine
   Pärast ostuarve konteerimist luuakse maksekorraldus automaatselt.
4. Arvete kinnitusring

Dynamics NAV 2016 töövoogude kasutamise eelised:

• protsesside kiirenemine – programm tegeleb ise protsesside haldamisega,
• tööjõuressursi kokkuhoid – tegevused on automatiseeritud,
• äririskide maandamine – programmi hallatavaid reegleid ei saa vältida,
• kõik tegevused logitakse – vajadusel saab leida põhjuse või töötaja, kes eksis,
• teavitused – protsessid ei jää toppama,
• mobiilsus – kasutajal ei pea isegi olema arvutit, toiminguid saab teha ka telefonis.