Kellele HRM tarkvara?

Autor: Kadri Rutas, BCS Itera konsultant

Loomulikult on ettevõtte personalitöötajate ülesanne olla usaldusväärne partner nii juhtidele kui ka töötajaile. Kuid kas nende aeg peabki kuluma suures osas info otsimisele ja edastamisele, mida mitmed osapooled pidevalt küsivad? Tegelikult saab ka teisiti – ja küsimus pole mitte tarkvaras, vaid inimeste mõtlemises. Kirjutab Kadri Rutas.

Mõne aja eest analüüsisime ühes suures Eesti ettevõttes töötajate ootusi HRM-tarkvarale (HRM – Human Resource Management). Selles ettevõttes kasutati juba aastaid korraliku funktsionaalsusega võimekat HRM-tarkvara. Selle kasutusõigus oli viiel inimesel: tippjuhil, personalijuhil, personalispetsialistil, finantsjuhil ning palgaarvestajal.

• Müügijuht esitles soove personaliosakonnale Exceli tabelite alusel, kuhu ta oli aastate jooksul kogunud infot oma meeskonnaliikmete kohta.
• Tootmisjuhil olid samuti käepärast võtta enda loodud töötajate info ja tööaja kokkulepete tabelite väljatrükid.
• Tippjuht palus personalijuhil oma ootused esitada, kes oli talle alati kiirelt vajaliku info e-posti saatnud.

Personalitöötajad ja palgaarvestajad teadsid hästi ka tavatöötajate soove. Üsna igapäevaselt sooviti väljavõtteid oma tasuarvutusest, maksudest, kontrollida või muuta endaga seotud infot süsteemis, tunti huvi oma puhkusejäägi vastu, sooviti muuta puhkust jne.

Iga-aastaste arenguvestluste ja tulemuslikkuse hindamise perioodide eel saatsid personalitöötajad kõigile laiali varasemate perioodide vestluste ja eesmärkide kokkuvõtted, koolituste info ning muud olulised väljavõtted HRM-ist. Hiljem kogusid nad kas paberil või e-postiga saabunud PDF-dokumendid kokku, skaneerisid kokkuvõtted, sisestasid hindamistulemused ja järgmise perioodi eesmärgid taas korrektselt tarkvarasse. Kas tuleb tuttav ette?

Loomulikult ongi ettevõtte personalitöötajate üks töö osa olla usaldusväärne ja kiire partner nii juhtidele kui ka kõigile teistele. Kuid kas suur osa ajast peabki kuluma just tarkvarast info leidmisele ja väljatrükina või e-mailiga edastamisele, eri dokumentide ja nendega seotud info ning kooskõlastuste sisestamisele? Kas niigi ülekoormatud juhtidel on kindlustunne, et info töötajate kohta on kättesaadav ka sel juhul, kui töötajad on ise seda infot kogunud?

Reeglina ei ole tavapärase töökorralduse muutmise peamiseks takistuseks mitte tarkvaralahenduse piiratud võimalused, vaid inimeste enda valmisolek HRM-tarkvara kasutada. Levinud on arvamus, et HRM-tarkvarast suudavad õige info üles leida ainult need, kes sellega süvitsi tuttavad ning HRM-i igapäevased kasutajad.

Kuid kas tänapäevane HRM-i tarkvara kasutajaliides saab olla ka selline, et iga kasutaja jaoks on oluline info käepärast ning liigne info peidetud?

Kasutades kas otsinguakent (üleval paremal) või navigeerides põhimenüüpunkti „Osakonnad“ kaudu (vasakul all), saab kasutaja oma õiguste piires liikuda alati ükskõik millisele NAV-i infole või tegevusele. Näiteks personalijuhi Kai Kadaka rollikeskuse avalehe põhiosas on lihtsalt leitavaks tehtud info süsteemis toimuva kohta, sh töötajate grupid ja kalendriteavitused, palgaarvestuse registrikanded. Osas „Aruannete sisendkaust“ saab kasutaja süsteemilt tellida mingiks kindlaks kuupäevaks ja ajaks vajalikke aruandeid.

Rollikeskuse avalehe põhiosas saab soovi korral välja tuua ka Outlooki kaustad, kuvada teiste NAV-i kasutajate saadetud teateid ja avada seotud NAV-i lehekülgi. Kuvada saab ka süsteemi jooksva info põhjal loodud diagramme ja graafikuid. Näiteks müügiinimeste puhul võib rollikeskuse põhiosas näidata jooksva müügikäibe, makstud-maksmata arvete diagramme jne. Rollikeskuse ülemisse serva on välja toodud olulisemad aruanded ja tegevused.

Rollikeskuse vasakpoolsesse alumise ossa saab seadistada kasutaja põhimenüü. Näites „Avaleht“ avab vasakpoolse serva ülemises osas personalijuhi tööga seotud infoloendid. Analoogselt on loodud ka põhimenüü punktid „Personaliosakond–meeskond“, „Kolleegide kontaktid“.

Personalijuhi Kai Kadakaga seotud isiklik info on seadistatud avanema põhimenüü punktist „ISIKLIK info Kai Kadakas“.

Näites avab „ISIKLIK info Kai Kadakas“ isikliku töötaja kaardi, tema isiklikud eesmärgid, tulemused, dokumendid, puudumised, lapsed, koolitused ning tulemusjuhtimise ja eesmärgistamisega seotu. Kõiki rollikeskse NAV-i lehekülgi saab lubada ka kasutajal endal veelgi käepärasemaks muuta. Kasutaja võib luua ja eemaldada menüüpunkte, valida aruandeid ja tegevusi, lisada otseteid jne.

Mis juhtuks, kui igal töötajal oleks HRM-i tarkvaras kõik vajalik alati käepärast ja ta saaks ise vaadata ning täiendada nii oma tööülesannetega kui ka otseselt enda kohta tarkvaras olevat infot? Kas ja kui palju selline töökorraldus säästaks aega sisukamate tegevuste jaoks?

Kuid mis kõige olulisem, kui õiged eesmärgid ja mõõdikud on kasutajale alati käepärast, siis selline töökorraldus aitab kindlasti kaasa ka ettevõtte avatud suhtluse ning töökultuuri kujundamisele, töötajate motiveeritusele ja pühendumisele, mis omakorda mõjutab kindlasti ka kliendirahulolu.