Peakasutaja kui investeeringu kaitsja

Uus tarkvara on ettevõttele nagu puhastus või värske hingamine. Aga kes seda süsteemi üleval hoiab, et uus hingamine püsiks? BCS Itera kogemuse ja ka rahvusvahelise metoodika järgi peaks selleks olema peakasutaja. Millega ta täpselt tegeleb? Kirjutab Peeter Kargu.

Majandustarkvara juurutamisel on ettevõttel tavaliselt konkreetsed eesmärgid, näiteks: vähem süsteeme, kuhu andmeid sisestatakse ning kus neid töödeldakse ja hoitakse; protsesside automatiseerimine; lihtsamalt kättesaadav juhtimisinformatsioon; kiirem infoliikumine; väiksem ajakulu põhivaldkonnaga mitte seotud tegevustele. Nende eesmärkide saavutamiseks on vaja organisatsioonist kokku koguda vajalik informatsioon ja see juurutuspartnerile arusaadavalt esitada.

Kui ettevõttes on määratud peakasutaja, siis on täiesti loomulik, et selline informatsioon jõuab temani või ta ise kogubki seda. Peakasutajal on lahendusest terviklik ülevaade ning ta teab, miks ja mille alusel on otsustatud majandustarkvara just sellisel kujul juurutada ja kasutada. Samuti teab ta põhjusi, kui midagi ei ole juurutatud või on tulevasteks etappideks edasi lükatud. Juurutuse käigus saab peakasutaja partnerilt suurel määral oskusteavet ja tihti jagatakse talle ka valdkonna parimaid praktikaid.

Peakasutaja oskused

Need ülesanded nõuavad peakasutajalt tehnilist taipu, analüütilist ja nn kastist väljas mõtlemist, suure pildi nägemist, head suulist ja kirjalikku eneseväljendusoskust, õpetamisoskust jne. Samas peab arvestama, et peakasutaja roll võtab juurutusetapis üpris palju aega ning hea tulemuse saavutamiseks peab ka tulevikus selle jaoks konkreetselt aega planeerima.

Kui ettevõttel peakasutajat ei ole või ta sellesse rolli ei sobi, kannatab nii juurutusprojekt kui ka edasised arengud. Halvimal juhul võib juurutamine ebaõnnestuda, eelarved ja ajakavad lõhki minna ning meeskond ei pruugigi lahendust kasutusele võtta.

Toon välja veel mõned ohud:

• tarkvara on juurutatud, kuid ei toeta ettevõtte protsesse;
• lahendus ei moodusta ühte tervikut, esineb vastuolusid ja dubleerimist;
• soovitud efektiivsuse asemel on kõik hoopis keerulisemaks muutunud;
• protsessid halvenevad või pudelikaelad on alles;
• puuduliku dokumentatsiooni tõttu ei tea keegi, miks midagi on tehtud;
• ebamugav tarkvara ja keerulised protsessid tekitavad inimestes rahulolematust;
• informatsiooni on keeruline kätte saada, see on segane, ebavajalik või mis kõige hullem, vale;
• keegi ei tea, mis saab lahendusega edasi, millesse on vaja investeerida või mis pole tähtis;
• testimine on tehtud puudulikult;
• arenduskulud ei ole kontrolli all, kõik esitavad oma soove partnerile.

Kokkuvõtteks, peakasutaja kaasamine ettevõtte otsustamisprotsessi tagab sujuva ja optimaalse toe majandustarkvara juurutamisel ning väärtus, mida ta pakub, on nii rahas kui ka pädevuse poolest selgesti hinnatav. Kuigi hästi toimiv süsteem on palju märkamatum kui logisev lahendus, ei tohi lasta end sellest uinutada ning peakasutaja panust alahinnata.

Kuidas aru saada, et ettevõttel on tugev peakasutaja?

• Juurutusprotsessis:
  • enne töörühma koosolekut on selge, kuidas ettevõttes asjad toimuvad (protsessid, arvestusmeetodid, rollid);
  • tööd on prioritiseeritud – on selge, mis on hädavajalik ja mis teisejärguline;
  • juurutamiseks vajalikud tegevused ja informatsioon jõuavad partneriteni kokkulepitud tähtajaks;
  • ettevõte projektimeeskond teab, mida, millal ja miks tehakse.

• Jooksva igapäevase kasutamise faasis:
  • ettevõtte soovid on kooskõlastatud, partnerile ei tehta mõtlematuid tellimusi;
  • ettevõte suudab lahenduse kasutamiseks ise pakkuda igapäevast tuge;
  • klient on võimeline lihtsamaid seadistusi ja muudatusi ise operatiivselt tegema;
  • on plaan nii jooksva kuu, aasta kui ka pikema perioodi jaoks;
  • organisatsiooni muudatused (struktuur, protsessid, tooted) peegelduvad operatiivselt majandustarkvaras.