Ettevõtte strateegilised eesmärgid, kriitilised edutegurid ja tegevuse võtmenäitajad.

Autor: Jaak Lavin; IMECC OÜ projektide koordinaator ja konsultant

Eduka tegutsemise eelduseks on kindlalt formuleeritud pikaajalised eesmärgid. Tänases, kiiresti muutuvas majanduskeskkonnas, peame kindlalt teadma, kuhu tahame jõuda.

Need sihid defineerib ettevõte endale läbi missiooni, visiooni ja strateegiliste eesmärkidega, mis annavad nägemuse, kuidas läbi plaanipärase tegevuse nende püstitatud eesmärkideni jõuda.

Ettevõtte juhtimise protsessi võib jagada erinevateks osaüleseanneteks (Joonis 1). Nendeks ülesanneteks on:

• Eesmärkide püstitamine. Turumajanduses on ettevõtte peamiseks eesmärgiks pikaajalise kasumi teenimine. Teel selle eesmärgini peab ettevõte enda jaoks lahti mõtestame visiooni, missiooni ja ettevõtte põhiväärtused, millest lähtuvalt asutakse neid püstitatud eesmärke täitma.
• Planeerimine. Eesmärgini jõudmiseks võib ettevõte kasutada erinevaid alternatiive. Kõike neid alternatiive ei saa ettevõte realiseerida. Planeerimise ülesandeks on eelkõige võimalike alternatiivide väljatöötamine ja hindamine lähtuvalt ettevõtte eesmärkidest.
• Otsustamine. Lähtuvalt välja töötatud alternatiividest ja eesmärkidest tuleb ettevõttel teha valik erinevate plaanide vahel. Teostus. Ettevõtte organisatsiooni ja töötajate tegevus peab olema suunatud nende plaanide täitmiseks vajalike tegevuste käivitamisele. Plaanide realiseerimise seisukohalt on tähtis kavatsuste, tegevuste, ressursside ja eesmärkide sisemine kooskõla. Vastasel juhul jäävad meie kavatsused soovunelmateks, mida ei ole võimalik reaalses elus ellu viia.
• Kontroll.   Selle faasi eesmärgiks on plaanilistest eesmärkidest kõrvalekaldumiste fikseerimine ja korrigeerivate tegevuste võimalikult varajane käivitamine. Kõrvalekallete analüüs ja sellest saadavad kogemused aitavad meid tulevaste plaanide koostamisel.

Ettevõte juhtkonna ülesandeks on selle protsessi erinevate osade tegevuse koordineerimine. Oluliseks aspektiks on siin ka kogu süsteemi varustamine  juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku informatsiooniga.

Paraku ei piisa ainult üldjuhul abstraktselt formuleeritud visioonist ja missioonist ning sellest lähtuvast strateegiliste eesmärkide verbaalsest sõnastamisest, mille taga on pigem juhtkonna poolne soovunelm. Ettevõtte strateegliste eesmärkide paremaks mõistmiseks võimaldab Balanced Scorecard e tasakaalustatud mõõtmismudel luua puuduvad seosed ettevõtte strateegia arendamise ja formuleerimise ning selle rakendamise vahel. Ettevõtte strateegiast tuletatud mõõdikute abil seotakse ettevõtte visioon ja strateegia kriitiliste eduteguritega, eesmärkidega ja abinõudega läbi nelja aspekti.

Tasakaalustatud mõõtmismudel on keskne strateegilise kommunikatsiooni instrument ettevõtte strateegilise juhtimise protsessis. Mõõtmismudeli põhiideeks on ettevõtte finantseesmärkide sidumine selliste ettevõtte tegevusaspektidega nagu kliendid, sisemised protsessid, õppimine ja areng.

Tootmisettevõtte tegevust võib vaadelda erinevatest aspektidest:

• äriline aspekt e tulu teenimise ja tegevuse kasumlikkuse aspekt,
• tehnoloogiline aspekt e tootmistegevuse efektiivsus,
• teadmiste ja oskuste aspekt- e töötajate arengu

Strateegia kujundamisel läbi erinevate aspektide on tüüpiliselt kaks ahelat ja sellest lähtuvalt võib eristada kahte erinevat strateegiat: tulude kasvu strateegiat ja tootlikkuse kasvu strateegiat. Tulude kasvu strateegia seab põhirõhu turule: toodetele, klientidele, turusegmentidele. Tootlikkuse kasvu strateegia seevastu lähtub ettevõte tootmistegevusest, selle efektiivsuse tõstmises läbi tootmisprotsesside optimeerimise, tehnoloogiate täiustamise ja probleemidele reageerimise. (Riives)

Lähtuvalt strateegilistest eesmärkidest keskenduvad ettevõtted tegevusvaldkondadel ja tulemustele, mis on kriitilise tähtsusega töötaja, osakonna või ettevõtte kui terviku seisukohalt nende eesmärkide saavutamisel. Läbi kriitiliste edutegurite määratlevad ettevõtted need tegurid, millest sõltub ettevõtte edukus. Tähtis on jälgida kriitiliste edutegurite seost ettevõtte tegevuse erinevate aspektidega. Kriitiliste edutegurite määratlemine teostatakse üldjuhul läbi kvalitatiivse hindamise, lähtudes edutegurite tähtsusest  ja nende seosest tulemuslikkusega ning ettevõtte üldise edukusega.

Selleks, et hinnataks ettevõtte tänaseid protsesse  ja tuua välja kitsaskohad, mis takistavad ettevõttel liikumist läbi kriitiliste edutegurite püsitatud eesmärkide suunas, tuleb määratleda ja juurutada põhiprotsesside toimimise ning efektiivsuse hindamise võtmenäitajad. Tegevuse võtmenäitajad aitavad avastada kasutamata potentsiaali ja muuta ettevõtte protsesside optimeerimine mõõdetavaks.

Tegevuse võtmenäitajad (Key Performance Indicator KPI) tegevuse võtmenäitajad on ettevõttemajanduslikud näitajad, milledest lähtuvalt mõõdetakse ettevõtte  eesmärkide ja kriitiliste edutegurite täitmist. KPI on aluseks otsuste tegemisel, ettevõtte tegevuse koordineerimisel ja kontrollimisel.

Ettevõtte näitajate süsteemi ülesandeks on aidata ettevõttel strateegilisi eesmärke ellu viia läbi:

• kasutamata tootmispotentsiaali avastamise,
• pideva parendusprotsessi toetamise,
• saavutatud taseme kindlustamise ja kõrvalekallete kiire avastamise.

Planeerimise faasis aitavad näitajad aktuaalset olukorda analüüsida ja kontrolli faasis hinnata rakendatud abinõude tõhusust.

Tootmistegevuse efektiivsuse kajastavad tulemusnäitajaid võib vaadata kolmest erinevast aspektist:

Kulud hõlmavad ettevõtte omahinna arvutamise kõiki komponente; materjalikulud, tööjõukulud, seadmed ja nende hoolduse ja remondiga seotud kulud, ruumidega seotud kulud ja seotud kapitali kulu e ladustamisega seotud kulud nii laos kui ka tootmises.

Aeg on kindlasti tootmise üks tähtsamaid näitajaid. Väärtust loovate tegevuste kõrval on tootmisprotsessis palju selliseid tegevusi, mis väärtus ei lisa (katkestused, seisakud, ooteajad, organisatsioonilised ajakaod) küll aga pikendavad oluliselt tootmistsükli aega, mille tagajärjeks on olulisemalt suuremad protsessikulud.

Kui vaadata tellimuse läbimise ajalist kulgemist võib välja tuua protsesside tõhususe hindamise seisukohast tähtsad näitajad:

Tellimusega seotud ajalised näitajad:

• aeg tellimuse saabumisest kuni tootmise alustamiseni,
• tootmise läbimise aeg (töötlemisaeg, oote- ja seisuajad).

Seadmete kasutamise tõhususus – OEE  – Overall Equipment Effectiveness

Tööjõu kasutamise tõhusus OLE – Overall Labor Effectiveness

Kvaliteediga seotud tulemusnäitajad on eelkõige suunatud väärtust mitteloovale tegevusele nagu ümbertegemine ja uuesti tegemine.

Näitajate väljatöötamine ja juurutamine ettevõttes on kindlasti meeskonnatöö ja selle juures tuleks keskenduda järgmistele küsimustele:

• Millised on ettevõtte strateegilised eesmärgid?
• Millises ettevõtte strateegiast tulenevalt eesmärgid on tootmisele?
• Millised näitajad iseloomustavad neid eesmärke?
• Kuidas vastandlike näitajatega toime tulla?
• Kuidas saadakse näitajatele vajalikud andmed?
• Millise detailsusega näitajad arvutatakse?
• Kuidas jagunevad näitajad struktuuriüksuste ja osakodade vahel?
• Kuidas ja kui tihti andmeid visualiseerida?
• Kuidas integreerida näitajad pideva parendamise protsessi?

Nagu ettevõtete tänased praktilised kogemused ja analüüs näitavad  on ettevõttepõhiste näidikute väljatöötamise ja juurutamisega  seotud probleeme kirjeldada järgnevalt:

• andmete kogumine on ajamahukas tegevus, millest lähtuvalt kogutakse minimaalselt andmeid (kogused ja planeeritud aeg);
• näidikute arvutamiseks ja avalikustamiseks kulub palju aega,
• näidikute vahel on vastuolud,
• olemasolevad näidikud ei peegelda ettevõtte tootmise tegelikku potentsiaali,
• näidikutest lähtuv vastutus ja tegevused ei ole määratletud.

Oluline roll näitajate süsteemi loomisel ja juurutamisele  ning sellega seotud probleemide lahendamisel on ettevõtte infosüsteemil ja selle toimimise tõhususel. ERP lahendused aitavad ettevõtet:

• kogutavast informatsioonist olulise väljafiltreerimisel ja näitajate varustamine vajalike andmetega,
• ettevõtte tegevust kajastavate mõõdikute kujundamisel, arvutamisel ja visualiseerimisel ,
• ettevõtte objektiivse olukorra kajastamisel, ettevõtteüleste seoste loomisel