Lahendus raamatupidajatele kes oma aega hindavad!
Autor: BCS Itera konsultant Riin Otstravel
Kontserni raamatupidamise efektiivsusele mõeldes, tundub, et üsna palju aega kulub grupiettevõtete omavaheliste tehingute kajastamiseks. Kas tegutsemine on piisavalt optimaalne või saaks lihtsate vahenditega raamatupidajate töömahtu vähendada?
Grupiettevõtetel on tihti ühiseid kulutusi või osutatakse teenuseid teineteisele. Selle tulemusena kajastatakse ühte majandustehingut ühe ettevõtte asemel mitmes. Seetõttu on ka dokumentide käsitlemisele kuluv aeg mitmekordne. Aga kas peab olema? Kaasaegsed majandustarkvarad pakuvad grupisiseste tehingute efektiivsemaks kajastamiseks optimeerivaid võimalusi.
MS Dynamics NAV’i näitel on majandustarkvaras olemas eraldi Grupiettevõtete vaheline – Inter Company funktsionaalsus – mis võimaldab ühe tehingu kahe ettevõtte süsteemi sisestada ühekordse tegevusena. Mõlema ettevõtte kontoplaanid ja dimensioonid vastendatakse omavahel, see tähendab, et ühe ettevõtte tulukontole pannakse vastu teise ettevõtte sobiv kulukonto ning ühe nõudekontole vastab teises kohustusekonto. Nüüd kui ühes ettevõttes tehakse grupiettevõttena määratud kliendile müügiarve, siis on võimalik see saata süsteemi siseselt arve saajale ning arvet saavas ettevõttes juba eeltäidetud ostudokumendina sisse võtta. Ostuarve detailid ilmuvad arveridadele juba korrektselt ning neid teistkordselt täitma ei pea. Analoogselt saab tehinguid teha ka pearaamatu kannetena, st. žurnaalikandeid ühes ettevõttes sisestada, teise saata ning seal juba kohe konteerimiseks vastu võtta.
Sellise, grupiettevõtete jaoks mõeldud funktsionaalsuse kasutuselevõtt, eeldab ühekordset panust programmis vastavate seadistuste läbi mõtlemiseks ja tegemiseks, kuid edasine grupisiseste tehingute kajastamine on oluliselt kiirem ning ka inimlikust faktorist tingitud vigu tekib vähem. Ka on konsolideerimisprotsessis omavahelised tehingud kergemini eristatavad.
Hiljuti alustas Inter-Company funktsionaalsuse kasutamis BCS Itera klient TranferWise.
Nende finantsspetsialisti Maiken Kärner’i kommentaar:
„Omavaheliste arvete funktsionaalsuse esmakordne seadistamine vajas korralikku süvenemist ja BCS Itera poolt koostatud juhendist oli selle juures palju abi. Kui seadistus aga tehtud saab, siis aitab see funktsioon aega kokku hoida, lihtsustab arvete ja maksete aruandluse jälgimist ning hoiab ära võimalikke vigu. Meie jaoks on see oluline, sest tütarettevõtete arv üle maailma kasvab kiiresti ja sisemiste arvelduste vajadus koos sellega.“