Investeeringute prognoosimine projektimoodulis Eleringi näitel.

Autorid: BCS itera projektijuht Indrek Pill; konsultant Helen Sagadi ja Nele Tatar Eleringist

Ettevõttest

Elering AS on elektri ja gaasi süsteemihaldur, mis seob tootjatest, erinevatest võrguettevõtetest ja tarbijatest koosneva süsteemi üheks tervikuks. Süsteemi toimimine ühe tervikuna on oluline ka lõpptarbijate jaoks, kuna see võimaldab tagada tarbijatele mõistlike kuludega kvaliteetse energiavarustuse.

Eesti elektri- ja gaasisüsteem koosneb sisemaistest võrkudest ning ühendustest naaberriikidega, mis teevad võimalikuks energia liikumise riikide vahel ja piiriülese energiakaubanduse. Elektri põhivõrk koosneb ligikaudu 5500 kilomeetrist võimsatest kõrgepingeliinidest ja 150 alajaamast. Gaasi ülekandevõrgu moodustavad ligi 900 kilomeetri pikkune gaasitorustik, kolm gaasimõõdujaama ning ligi 40 gaasijaotusjaama. Elektri ja gaasi füüsiliste võrkude kõrval arendab Elering  energiasektori IT-taristut, mis loob teenusepakkujatele võimalused energia targa tootmise ja tarbimise lahenduste väljatöötamiseks ja pakkumiseks. Tarkvõrgu lahendused võimaldavad energiatootjatel ja -tarbijatel analüüsida tekkivaid andmeid ning neist lähtudes suurendada efektiivsust energia tootmisel ja tarbimisel.

Investeeringute tegemisel lähtutakse riiklikest regulatsioonidest ning arengukavadest. Koostatud on pikaajaline ettevõtte strateegia ning igal aastal planeeritakse järgneva viie aasta investeeringud. Suuremahulistest ning väga olulise tähtsusega projektidest on hetkel töös Eesti-Läti kolmas ühendus ning Balticconnector. Eesti-Läti kolmanda ühendusega luuakse võimalused lülitada Balti riigid sünkroontööle Euroopa elektrivõrkudega ning ühtlasi desünkroniseerida Baltimaad Venemaa elektrisüsteemist. Uus 330 kV õhuliin likvideerib „pudelikaela“ Eesti-Läti piiril, tõstes ülekandevõimsust kuni 600 MW võrra. Projekti valmimise tähtaeg on 2020 aastal.

Balticconnector on maagaasitoru Eesti ja Soome maagaasi ülekandevõrkude vahel, mille eesmärk on Eesti ja Soome maagaasi ülekandevõrgud ühendada. Teostatud uuringud on näidanud projekti suurt sotsiaalmajanduslikku kasu mõlemale osapoolele ja teistele Baltimaadele. Projekti valmimise tähtaeg on 2020 aastal.

Jooksvalt on Eleringil töös sadu investeeringute projekte. Näiteks 2017. aasta investeeringute eelarves on 327 projekti, mida juhivad 60 projektijuhti, kellest kümme töötavad otseselt projektijuhina ja teised juhivad projekte põhitöö kõrvalt.

Projektijuhtimine enne ja nüüd

Varasemalt planeeriti, prognoositi ning jälgiti projektide eelarveid erinevate Exceli tabelitega. Investeeringute taotlused koostati Excelis ning iga muutmisega tekkis uus verisoon. Probleemiks oli erinevate failide haldamine, kuna tihti ei uuendatud viimast versiooni ning sama faili pidi korrigeerima ja kooskõlastama mitu isikut. Taotluste edastamine toimus e-kirjadega. Täiendavalt oli kasutusel mahukas Exceli tabel planeeritu jälgimiseks ning jälgimist teostati iga kuu. Sisuliselt tähendas see, et projektijuhid korrigeerisid tabelit igal kuul, sisestades raamatupidamisest saadud info ning vajadusel täpsustades prognoosi.  Miinuseks oli samaaegne tabeli täitmine mitmekümne projektijuhi poolt, numbrid sattusid valedele ridadele või hoopis vale projekti alla, kõik projektijuhid ei täitnud tabelit jne. Samuti ei olnud projektidel kindlaid tunnuseid, et teada, mis kulud konkreetsel projektil on ning puudus ülevaade (polnud kiirelt leitav) projektide seisust, lepingutest, kõigist projektiga seotud kuludest. Eesmärgiks oli  viia investeeringute prognooside ning täitmise jälgimine ettevõtte raamatupidamisega ühtsesse majandustarkvarasse, et vähendada eksimisvigasid ning asjaosaliste halduskoormust ja saada parem ülevaade. Erilahendusena arendati NAVis investeeringute taotluste esitamine ja haldamine. Investeeringu taotlus on projekti elutsüklist üks oluline osa. Investeeringute taotlused koostatakse objektide põhiselt, mis projekti lõppedes raamatupidamises põhivarana arvele võetakse. Taotluse protsessid loomisest kinnitamiseni võib jagada kaheks: põhitaotluse esitamise protsess ning muudatustaotluse esitamise protsess.

Kõik taotlused esitatakse NAVis ning need on jälgitavad taotluse loomisest kuni projekti valmimiseni, sh on näha kogu taotluste muutmise ajalugu ning juhatuse otsused. Kuna kõik asub ühes keskkonnas, siis on alati teada, milline on viimane taotluse seis ja eelarve. Kõikidele taotlustele märgitakse juurde erinevad tunnused (liik, objekt, taotluse number jne), mille alusel on lihtne teha kokkuvõtteid ja ülevaateid erineva taseme juhtidele ning juhatusele. Näiteks saab teha väljavõtteid kõikidest alajaamade, liinide või IT-ga seotud investeeringutest nii investeeringu mahtude kui finatseerimisallikate järgi.

Täiendavalt arendati NAVis kinnitus- ja kooskõlastusring, et kõik vastavad isikud oleksid kursis või saaksid anda täiendavat sisendit uue või muudetava investeeringu projekti taotlusele. Kinnitusring on üsna paindlik, kus õigustega kasutaja saab seadistada taotlustele liigiti vaikekinnitusmalle ja samas saab neid hiljem konkreetsel taotlusel muuta vastavalt vajadusele. Uue taotluse puhul jõuab vastutava juhatuse liikme kinnitusega taotlus investeeringute komiteesse, kus kõik taotlused vaadatakse täiendavalt üle. Edasi liiguvad taotlused juhatusse kinnitamiseks. Samuti on taotluse juures näha juhatuse otsuseprojekt, millega taotlus kinnitati. Pärast juhatuse poolset taotluse heakskiitmist luuakse taotluse alusel NAVi investeeringuprojekt, millele määratakse vastutav projektijuht.Kogu protsessi käigus on võimalik määratleda kasutajaõigustega taotluste vaatamise, muutmise ning jälgimise võimalusi.

Kiire ülevaate projektiga seonduvast infost (esmane prognoos ning hilisemad korrigeerimised, lepingud, makstud kulud) annab projektikaart. Eleringi jaoks on NAV investeeringute mooduli kasutuselevõtt ettevõtte raamatupidamisega ühtses majandustarkvaras parandanud investeeringute projektide prognooside ja täitmise jälgimist ning investeeringute ülevaatlikkust.

Võidud

• kõik andmed ühes kohas
• ülevaatlikkus ja jälgitavus (eelarve, lepingute täitmine)
• kinnitus- ja kooskõlastusring
• juhatuse otsus / nõukogu kinnitus taotluse juures
• kogu projektiga seonduv info (taotlused, lepingud, kulud, jne) koos
• otseses seoses NAV raamatupidamise mooduliga