Palk ja Personal365 täienes taas: Töötajate andmehaldus töötajate kätte ning paindlikum tööaja planeerimine ja arvestus

Autor: Merilin Kaselaid; BCS Itera HRM konsultant

Infokülluse võlud- töötaja soov on olla rohkem protsessis sees, et rahuldada kuuluvuse vajadust, selleks tuleb neid rohkem informatsiooniga kursis hoida ja võimaldada neil rohkem ise teha.

Seadused muutuvad ja personalihaldus koos nendega- üks oluline osa personalihaldusest on tööajaarvestus, mis peab vastama kindlatele reeglitele ja järeleandmisi siin ei tehta.

Töötaja ja juhi portaal

Arenevas infoajastus on muutunud igapäevaseks teema, et töötajad vajavad nende kohta kogutud informatsioonist ülevaadet ja neil on soov  seda infot ka aegajalt  muuta. Ettevõtete töö lihtsustamiseks on Personal365 lahenduses olemas töötaja ja juhi portaal, mille kaudu saavad juht ja töötaja enda jaoks olulist infot ise hallata.

Personal365 lahenduses on juhil reaalajas olemas ülevaade oma töötajatega toimuvast. Ta näeb töötajatega seotud infot: töötajate kontaktandmeid, ametipositsioone, töösuhte staatust, lisaks ka töötajate puudumiste ülevaadet. Töötajatele on loodud võimalus vaadata informatsiooni, mida ettevõte on tema kohta kogunud ja säilitanud, näiteks: kontaktandmed, pangaandmed, esitatud dokumendid, töötaja pilt, laste andmed, lisaks ka töötaja haridus ja oskused. Lisaks ülevaate omamisele on eelpool loetletud andmeid võimalik töötajal ka muuta ja täiendada, esitades sellekohase avalduse. Avaldusega saab töötaja avaldada soovi muuta ka oma tulumaksu vaba tasu suurust. Tööandja säilitab töötaja tervisekontrolli andmeid ning peab arvestust töötajale usaldatud varade üle, ka need andmed on töötajale välja toodud, et tal oleks antud andmetest ülevaade. Töötaja ja juhi portaalis on aruanne, mis võimaldab töötajal näha oma erinevate puhkuste jääke päevatäpsusega. Töötaja ja juhi portaalist on võimalik näha ka kolleegide kohta käivat infot. Näha on kolleegide puudumised, et ei otsiks asjatult töökaaslast mööda kontorit või tootmist taga. Kui on kiirelt vaja kolleegiga suhelda ja ei tea tema kontaktandmeid, siis need on portaalis olemas ja lihtsasti leitavad. Lisaks kontaktandmetele on portaalis kolleegide sünnipäeva, et oleks võimalus isiklikult minna õnnitlema kolleegi tema tähtsal päeval.

Töötaja ja juhi portaal on heaks abimeheks erinevat tüüpi ettevõtetele. Portaal on tänaseks edukalt kasutusel tuntud taristuettevõttes ja ka jaekaubandusketis. Ettevõtted, kes töötaja ja juhi portaali kasutavad, on andnud positiivset tagasisidet lisafunktsionaalsuse vajalikkuse kohta. Portaali kasutuselevõtt on andnud olulise ajavõidu klientide personalispetsialistidele. Kui varasemalt oli vajadus igapäevaselt anda tagasisidet töötajate küsimustele: kas minu laste andmed on teil korrektselt olemas, et saaksin kasutada puhkust? Kui suur on minu puhkusejääk? . Nüüd kui kliendid portaali aktiivselt kasutavad, siis on töötajatel kogu info olemas ja vajadusel saavad nad seda ka muuta. Personalispetsialistidel jääb aga aega tegeleda teiste ettevõtte jaoks oluliste tegevustega.

Teiseks oluliseks võiduks on olnud klientide jaoks informatsiooni liikumise kiirus ja täpsus. Alates sellest ajast kui töötajad said ise oma andmeid muuta ja avaldusi esitada, ei jää informatsioon kellegi lauale ootama, ega kao erinevate üksuste ja kontori vahelisel teekonnal ära. Eraldi tõid kliendid välja  tulumaksu vaba tasu muutmise avalduse elektrooniliselt esitamise võimaluse, mis muutus oluliseks alates 2018 aastast. Muutuste info töötlemine paberkujul on äärmiselt ajamahukas ja pika viivitusega protsess, mistõttu ei pruugi info õigeks hetkeks olla süsteemis. Elektrooniliselt esitatud avaldused aga jõuavad mõne hetkega süsteemi ja viivitust ei teki ning tasud saavad töötajatele õigeaegselt ja korrektselt arvutatud.

Tööaja planeerimine

Tööajaarvestus on erinevates ettevõtetes lahendatud väga erinevatel viisidel, kuid kõik need peavad jälgima seadust ning olema viimasega kooskõlas.

Tööaja planeerimise funktsionaalsus on  täienenud lähtudes Riigikohtu lahendist, mis reguleerib detailsemalt tööajaplaneerimist ja arvestust. Kui siiani toimus tööajaplaneerimine ja arvestus kalendaarse tööajanormi alusel, siis nüüdseks on Riigikohtu lahend, mis viitab, et tegelik tööajaarvestus peab toimuma vastavalt planeeritud tööajale erakorraliste puudumiste puhul. Palk 365 tootesse on loodud täiendus, mis võimaldab tööajaarvestust vastavalt planeeritud tööajale. Kalendaarse ja planeeritud tööaja erinevus seisneb selles, et kalendaarseks tööajaks loetakse keskmiselt 8 töötundi päevas ja 40 töötundi nädalas esmaspäevast reedeni. Samas vahetustega töötavate ettevõtete tööajagraafikud on koostatud ebaregulaarse tööajaga, kus töötaja töötab näiteks 10 töötundi ööpäevas ja 4 päeva nädalas. Kui tööaeg on planeeritud selliselt, et töötaja töötab 10 tundi päevas ja üle päeva, siis tema erakorralise haigestumise korral ei saa tema tööaega vähendada, mitte 8 tundi päeva kohta, vaid planeeritud 10 tundi päeva kohta. Loodud funktsionaalsus võimaldab paindlikumat tööajaplaneerimist ja arvestust.