Mis juhtub, kui sul pole oma ehitusprojektidest ülevaadet ja kuidas majandustarkvara siin abiks on?
Autor: Harti Piiskop; BCS Itera konsultant
Tööd ei saa tähtajaks valmis ja ei püsi eelarves. Riskidele ei suudeta õigeaegselt reageerida ja muudatusi ei suudeta juhtida, sest need ei paista välja. See kõik viib kulude kontrolli alt väljumiseni.
Eelarve
Üks korralik ettevõtmine või projekt algab tavaliselt põhjalikust planeerimisest. Projekti eelarve puhul tuleb esmalt kokkuleppida selle struktuur ja detailsus, mis sõltub sellest kas soovitakse hiljem väga detailselt jälgida igat alamlõiku või võib eelarve olla mõnevõrra üldisem. Kui seda soovitakse teha väga detailselt siis peaks see olema ka põhjendatud, muidu lisab see tarbetut halduskoormust. Kindlasti peaks olema määratud milline on minimaalne detailsuse tase. Lisaks peab ettevõttesiseselt kasutusele võtma ka ühised eelarve tunnused, sellega tagatakse erinevate projektide võrreldavus. Näiteks võib siinkohal ära kasutada ehituse klassifikaatoreid. Dynamics NAV-s on võimalik kasutajal endal defineerida vajaliku detailsusega eelarve struktuur. Eelarve struktuuri saab kasutada ka projektiplaanina ning vajadusel saab siia kaasata ka materjali ja ressursside planeerimise. Piisavalt detailne ja hea struktuuriga eelarve annab hiljem võimalus näha kus kõige suuremad hälbed toimusid ja selles tulenevalt ka nende põhjusi tuleviku tarbeks analüüsida.
Info liikumine
Tänapäeva kiire majandus- ja elutempo juures on äärmiselt oluline, et vajalik info oleks pidevalt kättesaadav ja ajakohane. Selle tagamiseks on oluline info jõudmine objektilt kontorisse ja majandustarkvarasse võimalikult väikese ajakulu ja vaevaga. Tavaliselt, aga võtab juba objektilt info liikumine kontori poolele oma aja ning seejärel hakatakse seda veel Excelisse või majandustarkvarasse sisestama. Kui selle protsessi vahepeale jääb veel paberil olev kinnitusring siis võib info liikumise viiteks olla isegi nädalaid. Lisaks võib juhtuda, et mõni dokument ununeb kuhugile pikemaks või läheb hoopis kaotsi.
Info liikumise paremaks korraldamiseks on mõistlik muuta protsesse selliselt, et kasutatakse ära tänapäeval väga levinud nutitelefoni ja selles sisalduvate äpp-de võimalusi. Dynamics NAV äpp-ga on võimalik dokument üles pildistada koos dokumendil olevate märkustega või lisada märkused elektrooniliselt juurde. Seejärel saab dokumendi suunata juba otse majandustarkvaras edasisele töötlusele näiteks kinnitusringile või otse finantsosakonda.
Eelarve võrdlus tegelikuga
Vahest on küll olemas eelarve ning on olemas ka tegelikud andmed, kuid nende omavahelin võrdlus osutub keeruliseks, kuna need ei ole algselt omavahel seotud või asuvad nad erinevates süsteemides. Tegelike tulemuste sisestamisel on oluline järgida ka eelarve struktuuri, see tagab hea ülevaate hälvetest. Lisaks annab see ka võimaluse teostada lisamüüki ehk arveldada lisa- või erikokkuleppeid. NAV-s on võimalik siduda projekti kulud otse ostuarvelt ning samamoodi saab ostuarvel määrata ära ka lisakulud mis eraldi arveldamisele lähevad. Muud kulud, näiteks laos olev materjal, ressursside sisemine kulu jne, saab samuti hõlpsalt projektile kanda. Müügiarveid saab genereerida automaatselt vastavalt graafikule või lepingulisele kokkuleppele.
Tänu ühtsele lahendusele on info liikumine erinevate süsteemida vahel minimaalne, mis tagab info õigsuse ja ajakohasuse. Projekti kulusid ja tulusid saab analüüsida jooksvalt ning pilt võrdlusest eelarvega on pidevalt silme ees, see tagab projektidest hea ja mugava ülevaate.
Projektettevõtete väljakutsed:
- projektide arvestus erinevates süsteemides
- erinevad tasuvusarvutused projektide lõikes
- konsolideeritud info puudumine
- ebapiisav ülevaade projektide valmidusastmest
- spekulatiivsed prognoosid ja valed müügiotsused
Läbimõeldud äriprotsesside ja majandustarkvaraga saavutatavad kasud:
- ühtne andmebaas reaalajas 24/7 kättesaadava infoga
- ülevaade projektide valmidusastmest
- võimalus juhtida erineva staatusega projekte ja müügipakkumisi
- õigeaegne reageerimine hälvetele
- ülevaade projektide tasuvusest