Koulutus on yhtä tärkeä osa ERP-ratkaisuja kuin käyttöönotto
Toiminnanohjausjärjestelmän eli ERP:n käyttöönoton tai version päivityksen tapauksessa koulutus on yhtä tärkeä osa toteutusta kuin muutkin ratkaisun osat.
Investoinnin tavoitteena on kasvattaa yrityksen tuottavuutta, tehokkuutta ja loppukäyttäjien suorituskykyä. Jotta tämä saavutettaisiin, yrityksen loppukäyttäjän on välttämätöntä tietää tarkalleen, kuinka järjestelmää käytetään päivittäisessä työssä. Järjestelmä voi olla muuten hieno ja kallis, mutta mikäli tuolin ja tietokoneen välissä ei ole riittävästi tietämystä, ei ratkaisu ole tule olemaan tuottava. Koulutuksen poistaminen projektisuunnitelmasta auttaa säästämään kustannuksia ensimmäisten vaiheiden aikana, mutta pidemmässä juoksussa tämä aiheuttaa suuren tietoaukon, joka vaikuttaa myöhemmin asennukseen, testaukseen ja käyttöönoton jälkeiseen työhön.
Version päivittäminen ja toteutusprojektit
Projektin suunnitteluvaiheessa arvioidaan yrityksen yleiset tavoitteet. Yrityksen täytyy myös samanaikaisesti miettiä koulutuksen tavoitteita eliminoidakseen viivästykset tai muut olosuhteet, jotka voisivat haitata tavoitteiden saavuttamista. Uuden järjestelmän tuominen yritykseen tarkoittaa myös sitä, että käyttäjien tulee hankkia siihen tarvittava ammattitaito. Muussa tapauksessa kallis investointi voi aiheuttaa vielä lisää kuluja pidemmässä juoksussa. Eli vaikka Dynamics NAV toimisikin oikein ja tehokkaasti, on tärkeää kartoittaa päivitykset, muutokset liiketoiminnassa ja/tai työnkulussa, roolit ja tarjota käyttäjille tarvittavat tiedot ja taidot.
Kenelle ja miksi?
Uuteen toiminnanohjausjärjestelmäratkaisuun tai -päivitykseen vaihdettaessa, tulisi kaikille sen käyttäjille kouluttaa vähintään sen perusteet. Hallinnon jäseniä ei tule myöskään unohtaa, sillä heidän täytyy ymmärtää järjestelmän hyödyt, kuinka sillä pystytään optimoimaan liiketoimintaprosesseja ja mitkä ovat käyttöönoton tuomat haasteet tulevina kuukausina. Uusien tietojen ja taitojen opettaminen ei ole kuitenkaan koulutusten ainoa tarkoitus, vaan myös vähentää uudistuksen tuomien ”huhujen” ja ”pelkojen” syntymistä.
Paras skenaario on, että lead userilla ja/tai projektin johtajalla on hyvä yleistietämys ratkaisusta eri näkökulmista. Tätä kautta voidaan tehokkaasti tarjota sisäistä tukea, kouluttaa loppukäyttäjiä, uusia työntekijöitä ja ratkaista erilaisia ilmeneviä ongelmia.
Milloin ja mitä?
Analyysi- ja suunnitteluvaihe – tässä varhaisessa vaiheessa kehitetään ratkaisu. On tärkeää, että kaikki projektitiimin jäsenet tuntevat yrityksen tarpeet sekä NAV:in perusteet, mahdollisuudet ja tekniset parametrit. Tämän lisäksi on tärkeää, että key user kehittää ymmärryksen yhteistyökonsultin ”kieleen” kartoittaakseen tarpeet, mahdollisuudet sekä tehdäkseen ensimmäiset asetukset.
Kehitysvaihe – tässä vaiheessa käyttöönotto on jo alkanut niin, että pääkäyttäjät ovat määrittämässä ratkaisua ja testaamassa. Lisäksi tässä vaiheessa on viisasta kouluttaa muita key usereita, jotta he tietävät mitä on tulossa. Tämä vähennetään riskejä ja tulevaisuuden pelkoja.
Käyttöönottovaihe – tämä on projektin tärkein vaihe, sillä siihen osallistuu suuri määrä käyttäjiä: hallinto, projektitiimi, pääkäyttäjä ja loppukäyttäjät. Suuri osa koulutuksesta on tällä ajanjaksolla. Tässä vaiheessa täytyy varmistaa kaikkien NAV käyttäjien koulutus, jotta he kykenevät tekemään päivittäiset työtehtävänsä ilman suuria hidasteita.
Tarkistuslista:
· Tee koulutussuunnitelma: kartoita vaiheet, osallistujat, tarpeet sekä potentiaaliset ulkoiset ja sisäiset kouluttajat.
· Varaa aikaa: Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on pääosin laajin IT-projekti yrityksessä, joten käyttäjille tulisi antaa tarpeeksi aikaa ”leikkiä” testiympäristössä. Liian paljon tietoa yhdellä kerralla ei ole tehokasta, vaan koulutustilaisuuksia tulee olla useita.
· Kouluta kouluttajat: Yrityksen oma kouluttaja tietää tarkalleen liiketoimintakohtaiset toiminnot ja kykenee jakamaan tietoa tulevista muutoksista käyttäjille parhaiten, mutta hän tarvitsee myös uudet tiedot ja taidot NAV ratkaisusta.
· Käytä eri tyylejä jakaa tietoa: ulkoinen kouluttajat, sisäinen kouluttaja, oppaat, verkko-ohjeistukset, yksityinen konsultointi, luokkahuone koulutukset jne.
· Ryhmäkoot: mieluiten korkeintaan 8 osallistujaa, jotta kouluttaja tavoittaa jokaisen osallistujan tehokkaasti tarvittaessa ja vastata ilmeneviin kysymyksiin.
Muista myös:
- Kouluttaminen ei ole kertaluontoinen asia. Jotta tieto saadaan pysymään koulutettavilla, on viisaampaa järjestää useampi koulutuskerta.
- Kun henkilöstö vaihtuu yrityksessä, tarvitsevat myös uudet työntekijät koulutusta. Ei ole riittävää, että toinen käyttäjä opettaa, mitä hän tietää. Joka kerta kun uusi työntekijä saapuu, hänen tietonsa järjestelmästä ja prosesseista on vähentynyt. Valitettavasti tällaiset tapaukset ovat melko yleisiä.
“Learning is the only thing the mind never exhausts, never fears, and never regrets.”
― Leonardo da Vinci