Power BI – Liiketoiminta-analytiikan ratkaisu kaikille

Viime vuosina Power BI on noussut kirkkaasti menestyväksi tekijäksi liiketoiminta-analytiikan maailmassa. Tämä on Microsoftin panostus liiketoiminta-analytiikan itsepalvelu ratkaisuihin.

Jos minulta kysytään mikä Power BI oikein on, ensimmäinen mieleeni tuleva kuvaus on, että Power BI sijaitsee pilvipalvelussa ja on loistava työkalu tiedon visualisointiin ja täten auttaa jakamaan tulokset kollegojen tai jopa koko maailman kanssa. Silti, tämä kuvaus ei ole selvästikään tarpeeksi tuodakseen esiin ohjelmiston kaikkia ominaisuuksia.

Jos IT-henkilö kertoo, että jokin sijaitsee pilvessä, tämä tarkoittaa sitä, että sovellus toimii oman tietokoneen ja yrityksen intranetin ulkopuolella eli toisin sanoen missä vain, missä on Internet-yhteys. Päästäksesi Power BI sovellusympäristöön, näppäile www.powerbi.com selaimesi osoitekenttään.

Tästä kaikki etenee tarpeen mukaan: joko luomme uuden käyttäjätilin (joka on sovitusti ilmainen, mutta rajoitusten kanssa) tai kirjaudumme olemassa olevilla tunnuksillamme sisään.  Lisäksi on olemassa myös kolmas vaihtoehto: jos emme halua luoda käyttäjätiliä, mutta haluamme silti testata ja tutkia ratkaisua yksityiskohtaisemmin, voimme ladata ”Power BI Desktop” sovelluksen koneellemme samalta verkkosivulta.

Ohjelmalla on mahdollista tehdä käytännössä kaikki sama, minkä voi tehdä myös verkkoympäristössä. Ainoana erona on, että emme pysty jakamaan töitämme muiden kanssa. Tämä on alkuvaiheessa riittävää oppimisen kannalta. Sen lisäksi, jos haluat luoda henkilökohtaisen Power BI käyttäjätilin käyttämällä julkisen sähköpostipalveluiden tarjoajaa (kuten gmail.com tai hotmail.com), tämä ei välttämättä onnistu.

Kuten on aikaisemmin mainittu, Power BI on työkalu liiketoiminnan analysointiin. Tämä tarkoittaa, että sitä voidaan käyttää tietojen käsittelyyn, jota keräämme toiminnan edetessä ja myös raporttien luomiseen tämän pohjalta. Luodut raportit voivat olla taulukon tai erilaisten kaavioiden muodossa.

Tiedon esittäminen graafisten elementtien muodossa eli visuaalisesti, on juuri se tekijä, jolla Power BI erottuu joukosta. Alussa Power BI tarjoaa 30 visuaalista mallia raporttien esittämiselle. Näihin kuuluvat esimerkiksi pylväs-, piirakka ja viivakaaviot.

Lisäksi on myös mahdollista ladata yli sata erilaista visualisointia lisää Microsoftin sovelluskaupasta. Visualisointien valikoimaa täydennetään jatkuvasti. Jokainen, jolta löytyy riittävästi kokemusta ohjelmoinnista, pystyy luomaan ja jakamaan visualisointeja muiden kanssa. Ja erityisen hieno asia on myös, että lähes kaikki nämä ovat ilmaisia.

Kerätessä erilaisia graafisia elementtejä yhdelle sivulle, saavutamme hyvän ja kattavan yleiskatsauksen.

Self-service BI eli itsepalveluraportointi tarkoittaa, että jokainen käyttäjä pystyy itse luomaan raportteja tarpeidensa mukaan ilman IT-ammattilaista. Power BI ympäristö on rakennettu niin, että käyttäjä kuluttaa mahdollisimman vähän aikaa opiskeluun ja kykenee valmistelemaan ensimmäiset raportit pian.

Mikäli englannin kieli ei ole ongelma, suosittelen etsimään Power BI aiheisia videoita YouTubesta. Sieltä löytyy paljon aiheeseen liittyviä videoita ja näiden joukosta löytyy myös ohjeita aloittelijoille.

Raporttien valmistelu Power BI:ssä muodostaa ainoastaan yhden osan ohjelmiston toiminnasta. Raportit tarvitsevat tietoa. Tästä syystä sovellukseen tulee etukäteen lisätä, mistä tieto kerätään ja mitä se tarkoittaa. Tietoa täytyy usein siistiä, suodattaa ja jopa muuttaa sekä täydentää ennen kuin se soveltuu käytettäväksi raportteihin. Tätä vaihetta kutsutaan tietomallin luomiseksi.

Tietomallin rakentaminen vaatii tietämystä alkuperäisen lähteen tietorakenteesta. Datakyselyiden tekeminen kaikille ei ole välttämättä mahdollista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksessä on joku, joka kykenee kokoamaan tietomallit. Sitten on olemassa ne henkilöt, jotka luovat raportit perustuen näihin tietomalleihin. Kolmanneksi yrityksessä ovat ne henkilöt, jotka käyttävät raportteja.

Voimme käyttää Power BI:tä tehdäksemme tietokyselyitä SQL kannoista, Excelistä, teksti tai XML tiedostoista ja muista kohteista, mukaan lukien Internetin tietolähteet (Azure, Facebook, Google jne.). Power BI pystyy tekemään kyselyitä yli 50:lle tiedon tarjoajalle ja tämä listaus ei ole tyhjentävä.

Viimeisenä, kun tietomalli on koottu ja raportit on saatu valmiiksi, muiden täytyy myös päästä niihin käsiksi. Yksi vaihtoehto on jakaa luodut raportit vain yrityksen sisäisesti. Tämä edellyttää, että kaikilla jotka haluavat käyttää näitä raportteja tulee olla käyttäjätili Power BI verkkoympäristössä. Toinen vaihtoehto on julkaista raportit verkossa julkisesti. Tässä tilanteessa raporttia katsoakseen henkilön ei tarvitse olla rekisteröitynyt Power BI käyttäjä.

Power BI:n kautta jaettuja raportteja on kätevä tarkastella mobiililaitteilla. Tätä varten täytyy olla ladattuna Power BI sovellus älypuhelimelle tai tabletille.

Jaetut raportit ovat edelleen dynaamisia. Käyttäjä voi hyödyntää sopivia suodattimia, jotta tieto vastaa kriteereitä, esimerkiksi tiettyä aikaväliä tai osastoa. Toinen käyttäjä ei kuitenkaan voi muuttaa raportin rakennetta. Eräs mielenkiintoisempia vaihtoehtoja on sitoa Excel tietomalliin, jota käytettiin Power BI raportin pohjana ja analysoida sitä Excel Pivot taulukon avulla.

Power BI kehittyy nopeasti. Joka kuukausi sovellusta täydennetään uusilla ominaisuuksilla. Power BI on loistava sovellus, joka tekee raporttien valmistelusta ja hallitsemisesta helppoa ja jännittävää. Jokainen henkilö, jolla on pieninkin kiinnostus liiketoiminta-analytiikkaa kohtaan, pystyy tekemään näin. 8,40 € per käyttäjä kuukaudessa Power BI Pro lisenssistä on edullinen hinta jopa yrityksille, jolla pienempi budjetti.

Mihkel Nugis

Liiketoiminta-analytiikan päällikkö, BCS Itera