Mihin kiinnittää huomiota liiketoimintaohjelmiston valintaa? NELJÄ TÄRKEÄÄ VAIHETTA

Kirjailija: Jane Juhanson, BCS Iteran myyntipäällikkö

Peruskysymys on: ”Mitä me todella tarvitsemme?” Mutta ennen kuin voit vastata, pitäisi jo ennen liiketoimintaohjelmiston valintaa miettiä muutamia asioita. Silloin selkiytyy asian ydin myös niille, jotka eivät ole aikaisemmin perehtyneet IT-teemaan.

Laaja talousohjelmisto on joukko liiketoimintaresursseja, joita voidaan käyttää liiketoimintaprosessien automatisointiin ja yksittäisten tietojen muuttamiseen yrityksessä käytettäviksi raportointiin ja analysointiin. Tuloksena on reaaliaikainen analytiikka, joka auttaa tekemään johtoa päätöksiä, lisäämään kilpailuetua ja kasvattamaan voittoja. Talousohjelmiston avulla johdetaan kaikkia yrityksen prosesseja. Vakiomuotoinen talousohjelmisto on jaettu osiin: talous, osto, myynti, resurssien ja projektien hallinta, kontaktien hallinta, varasto, tuotanto jne. – silloin yritys voi käyttää tarvitsemaansa osaa.

Mistä aloittaa? Ensinnäkin on tehtävä perusteellinen pohjatyö, jolla varmistetaan tarkoituksenmukaiset päätökset ja varmempi sijoitus.

1. Tunnista yhtiön ongelmat ja aseta tavoitteet

Tavoitteita voi olla monia aina avoimesta ja kattavasta yleiskatsauksesta johdon päätöksissä tarvittavaan luotettavaan raportointiin.

Tarkista yrityksesi prosessit ennen talousohjelmiston vaihtoa. Selvitä, mitkä ovat nykyisen ohjelmiston puutteet ja ongelmakohdat. Mitä ongelmia haluat ratkaista uudella ohjelmistolla? Mitkä ovat ne mittarit, joiden avulla yritys voi tehdä nopeita päätöksiä; miten näitä tietoja kerätään ja seurataan? Mitä yritys haluaa saavuttaa projektin aikana? Mitkä ovat riskit, jotka vaikeuttavat hankkeen päämäärän saavuttamista? Mikä on ohjelmiston käyttöönoton budjetti ja aikataulu?

Jos esimerkiksi haluat parantaa yrityksen asiakaspalvelua, yksi yritysohjelmiston vaatimus voi olla se, että varastotilaus on automatisoitu. Tämän toiminnon avulla myyntiosasto voi tarjota asiakkaille realistisen toimituspäivämäärän, mikä parantaa asiakaskokemusta.

2. Määritä soveltamisala eli laajuus

Projektin laajuuden hallintaan kuuluvat prosessit ja toiminnot, jotka ovat välttämättömiä sen onnistuneen loppuunsaattamisen kannalta (mitä tehdään ja mitä ei). Soveltamisala on tärkeä kriteeri tarjousten vertailussa tulevaisuudessa, koska kukin tarjoaja muodostaa sen pohjalta oman käsityksensä investoinnin määrästä. Projektinhallinnan puolella on varmistettava, että projekti pysyy aikataulussa ja toimii sujuvasti. Hankkeen soveltamisalan laajentaminen lisäosioilla tarkoittaa usein poikkeamista aikasuunnitelmasta ja investoinnin määrästä.

Kokemuksemme mukaan on järkevä jakaa soveltamisala vaiheisiin, joissa ensiksi varmistetaan vakioratkaisun toimivuus. Sen jälkeen projektitiimi ymmärtää ohjelmiston toiminnan paljon paremmin ja tietää tarvitaanko sen laajentamista.

3. Valitse projektiryhmä

Projektin onnistuminen alkaa oikealla tiimivalinnalla, mikä edellyttää asianmukaista pätevyyttä, kokemuksia ja henkilökohtaisia ominaisuuksia. ERP ohjelman käyttöönotossa valitaan projektipäällikkö, pääkäyttäjä ja avainhenkilöt, jotka osallistuvat vision kehittämiseen, johtavat työtehtävien suorittamista ja ehdottavat prosessien parannuksia. Myöhemmin he osallistuvat talousohjelmiston testaukseen ja tarkistamiseen. Anna tiimille aikaa, jonka he tarvitsevat, vapauta heidät tarvittaessa useimmista muista päivittäisistä tehtävistä, jotta he voivat keskittyä.

Vahva projektinhallinta on tarpeen aikataulun ja budjetin varmistamiseksi.

4. Tapaa ohjelmistojen tarjoajajia

Et ole yksin! Vaikka yrityksesi ei olisi aiemmin tehnyt prosessikartoitusta, talousohjelmiston valintaa ja käyttöönottamista, voit pyytää neuvoja muilta yrityksiltä, joilla on jo kokemusta talousohjelmiston käyttöön ottamisesta. He auttavat sinua navigoimaan siinä ympäristössä paremmin. Monet tarjoavat myös digitalisaation ja automatisaation diagnostiikkaa, antaen yleiskuvan yhtiön pullonkauloista eri prosesseissa sekä arvion, missä järjestyksessä ne ratkaistaan ja mitä se voisi kustantaa.

Talousohjelmiston vaihtoa On syytä harkita, kun …

• talousohjelmisto ei anna tarvittavia tietoja johdon päätösten tekemiseksi;
• talousohjelmisto ei kata kaikkia liiketoimintaprosesseja. Yhtiöllä on useita prosesseja, jotka ovat tiiviisti sidoksissa toisiinsa ja joita on hallittava yhtenäisesti;
• tietoja hallitaan Office-ohjelmistolla (MS Office, Google Docs), joita ei ole suunniteltu tallentamaan suuria tietomääriä;
• talousohjelmisto ei tarjoa tarvittavaa teknistä tukea, toisin sanoen se ei mahdollista automaatiota;
• esiintyy turvallisuusongelmia.