JOHTAJALTA JOHTAJALLE: raportointi ja sen järjestelmällisyyden tarve

Kirjailija: Koidu Kask; BCS Itera liiketoiminta-analyysi konsultti

Järjestelmällisen raportoinnin tuloksena muodostuvat trendit ja mallit, jotka auttavat tunnistamaan ja ennakoimaan ongelmia ja ennustavat tulevaisuutta paljon tarkemmin.

Johtajan pitää tietää ja harkita niin monia asioita, että niitä ei ehdi nyt laskemaan. Eikä ole väliä, kuinka suuri yritys on – joka päivä tuo yllätyksiä ja odottamattomia tilanteita. Hyvin organisoitu ja toteutettu liiketoiminta-analyysi (BI – Business Intelligence) voi olla avainratkaisu, joka auttaa vähentämään päämäärätöntä hapuilua.

Kuulen usein sanottavan, että ”Minulla ei vain ole aikaa käsitellä sitä”. Mutta joidenkin asioiden hoitamiseen kannattaa varata aikaa, jotta niitä ei tarvitsisi enää käsitellä jatkuvasti. Raportointi on varmasti sellainen asia, jota voidaan hoitaa siten, että yrityksen ohjaamisen tarvittavat tiedot ovat hallinnassa ja aina saatavilla millä tahansa työvälineellä.

Tietojen määrä on kasvanut huomattavasti, olipa kyse uuden järjestelmän käyttöönotosta, kehityksestä tms. Sen ansiosta, että meillä on enemmän tietoa, syntyy myös uusia tarpeita ja ideoida tietojen ja raporttien esittämiseen. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, että kun raportit on saatu valmiiksi, ei voisi enää tulla uusia ideoita. Tietysti voi tulla ja pitääkin, mutta silloin on uudistumisentarpeet jo optimoitu. Miten aloittaa tai jatkaa? Ensin pitää kirjata tärkeimmät indikaattorit (KPI, Key Performance Indicator) eli tavoitteet, mitä halutaan mitata. Nämä ovat indikaattoreita, joita johto haluaa seurata osastojen, alojen tai yrityksen tasolla.

Dimensiot. Mitkä ovat nimittäjät, ominaisuudet, joista tarvitaan raportointia? Aikaulottuvuus on ehdottomasti yksi, mutta siihen päättyykin yhtiön universaalisuus ja seuraavaksi tarvitaan jo spesifisyyttä. Yritykset, valtiot, osastot, kustannuspaikat, projektit, objektit, tuoteluokat, tuotemerkit, henkilöt jne. Ulottuvuuksien osalta on tärkeää, että tietoja on saatavilla myös näiden ominaisuuksien perusteella.

Kaikissa tavoitteissa voisi olla määriteltynä enimmäis- ja vähimmäisarvo, jotta voidaan selkeämmin kuvata varianssit ja poikkeamat, joihin pitää reagoida toimintasuunnitelmaa muuttamalla tai palkitsemalla tuloksen saavuttaneita avainhenkilöitä. On totta, että jos vastaavia raportteja ei ole aikaisemmin laadittu, ei ehkä vielä tiedetä, mitkä vähimmäis- ja enimmäismäärät voisivat olla. Niistä voidaan päättää myöhemmin, kun on jo käsitys siitä, mikä suuntaus on ja mitkä tulokset ovat hyväksyttyjä ja mitkä eivät ole.

Tavoitteet ovat usein myös tulospalkkioiden perusteena, ja niiden seuranta on kaikkien avainhenkilöiden saatavilla, jotta toimintoja voisi tarvittaessa nopeasti muuttaa. On tärkeää, että tulosten esitystapa on selkeä ja ymmärrettävä.

Kysy itseltäsi: ”Miksi?”

Mitä teemme tällä tai muulla tiedolla; mitä johtopäätöksiä teemme näiden lukujen perusteella? Ota huomioon seuraavat seikat, ennen kuin viet mittausjärjestelmän uudelle tasolle:

Tavoitteiden ylläpitäminen: missä ja miten? Olipa kyseessä liiketoimintasuunnitelma seuraaviksi vuosiksi tai muu sisäinen asiakirja, on hyvä löytää nämä tavoitteet yhdestä paikasta. Ihanteellinen, jos kyseessä on talousohjelmisto (ERP), mutta tarkoitukseen sopii myös taulukkomuotoinen Excel (tarkoin muotoiltu ja rajattu) tai muun jäsennelty tietolähde.

Milloin ja millä edellytyksillä tavoitteita mukautetaan?  Kuinka usein ja mikä aiheuttaa tavoitteiden muutostarpeen? On selvää, että jos yritys kehittyy jatkuvasti, tavoitteet eivät voi pysyä samoina. Ja joskus on myös tarpeen tavoitteiden laajentamisen sijaan niiden rajoittaminen.

Raportointityökalu, tuotos.  Mikä on työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella raportteja, talousohjelmiston vakiotyökalut Power BI, Excel tms.? Olisi hyvä, jos näitä työkaluja olisi useita, koska on tärkeää, että raportteja olisi helppo tarkastella kulloisenkin käyttäjän työkalulla.

Kuka valmistelee raportit?  Mitkä ovat tietolähteet, jotka on koottava yhteen raporttimalliin; minkä laatuisia tiedot ovat? Missä muodossa tietolähteet ovat? Nykyaikaisen liiketoiminta-analyysin välineellä pysty tekemään paljon, mutta siinäkin on rajoituksia sekä työkalun että valmistajan osalta. Kaikkeen ei ehkä ole valmista ratkaisua. Vivahteita ei välttämättä pysty heti ennustamaan, vaan ne tulevat esille työn kuluessa. Joskus pitää myös huomioida tiettyjä ehtoja.

Mitä sulkea pois / lisätä? Miten raportit muotoillaan; miten esittää tiedot; mitä värimalleja käytetään, jotta raportti olisi ymmärrettävä ja kätevä käyttää? Kuinka syvälle yksityiskohtiin täytyy mennä; mitä suodattimia on käytettävä? Työskenteleekö raportin tekijä yrityksessä vai onko hän yhteistyökumppani? Mitä sovitaan raportin rakenteesta?

Kuka on vastuussa?  Kuka vastaa raportista? Jokaisella raportilla on oltava käyttäjä, joka tarkistaa aika ajoin, että tulokset näkyvät oikein ja loogisesti. Jos raportin laatija on yhtiön palveluksessa, hän voi hyvin olla vastuuhenkilö. Jos raportin laatii ulkopuolinen kumppani, vastuuhenkilö pitää löytää yrityksen sisältä ja hänen pitää silloin ymmärtää tietojen logiikka. Tietojen laatu. Kun käytetään talousohjelmistoja, tietojen laatu on yleensä parempi. Kun tiedot tulevat ns. villiltä alueelta, laatu ei ole kovin hyvä. Jos jossain välissä on ihminen, on tavallista, että jotain tietoja puuttuu tai on liika. Tietojen tallentamisen järjestelmällisyys on erittäin tärkeää. Kaikki mikä on mahdollista automatisoida, kannattaa automatisoida. Ehtona voisi olla se, että samat tiedot syötetään järjestelmään ainoastaan kerran.

Raporttien esityspaikka ja aikaviive. Yleisesti ottaen ei riitä, että jokainen tarkastelee ja seuraa tuloksia itsekseen, on tarpeen tarkastella lukuja myös yhdessä, tehdä johtopäätöksiä ja sopia lisätoimista. Toimintakertomukset ja määräaikaisraportit eivät enää riitä. Tuloksia on nähtävä päivittäin, tietoja tarkastellaan viikkokokouksissa tai kuukausittain, kun saadaan kuukausiyhteenvedot, tarkastellaan vuosituloksia jne.

Päivitetään automatisoituja tietoja.  Täytyykö minun klikata jossakin ”Päivitä”-painiketta raportin päivittämiseksi, vai tarjoaako ohjelma automaattisen päivityksen? Päivityksen aika ja tiheys määritetään, jolloin kaikki tietävät, ovatko raportin tiedot ajan tasalla vai pitääkö odottaa tietojen päivittymistä.

Tietovarasto.  Mitä tietoja raportti sisältää? Mitkä ovat tietolähteet? Kuinka tilaa vieviä tietoja käytetään? Tarvitaanko tietoja, joilla on takautuva päivämäärä? Nykytilanne on yleensä saatavilla suoraan tietolähteestä ja jos se ei takaa tulosta, saattaa olla tarvetta tietovarastolle. Se auttaa myös keventämään ohjelmiston työkannan kuormitusta ja raporttien päivittämiseen tarvittavaa aikaa.

Johtajan ei tietenkään tarvitse tehdä kaikkea yksin. Johtajana on pikemminkin hyvä tietää, mikä on tosiasiassa yhden laadukkaan raportin pohjana; mitä se tarkoittaa käytännössä. Ei voi aliarvioida pohjatyön tärkeyttä ja raportin tekemiseen tarvittavaa aikaa. Jokaisen tapauskohtaisen raportin tekeminen, jokaisen numeron löytäminen vie yrityksen aikaa ja rahaa, eikä tämä oikeastaan tuo lisäarvoa. Jos yrityksellä ei ole riittävästi aikaa tai resursseja, on mahdollista löytää kumppani, joka on erikoistunut tällaisten ratkaisujen kehittämiseen. Aletaan töihin!