Miten tehdä kansainvälisen liiketoiminnan johtamisesta yhtä helppoa kuin yhden yrityksen johtaminen?

Allikas: Äri-IT Kevät 2024

Autor: Maarika Helstin, BCS Itera Oy:n toimitusjohtaja

Kansanvälisten ERP-projektien haasteet.

Konsernin yrityksillä on yleensä edustustoja ympäri maailmaa, ja tällaista liiketoimintaa on vaikeampaa johtaa tehokkaasti. Prosessien ja tietojen yhdenmukaistaminen on välttämätöntä, jotta kokonaisuudesta saadaan nopea katsaus ja pystytään tekemään tietoisia päätöksiä. Suuri apu tässä on liiketoimintaohjelmisto (ERP), jota voidaan käyttää kaikissa maissa samanaikaisesti.

Mistä aloittaa – kansainvälinen ja samalla paikallinen

Lyhyt vastaus on, että on löydettävä liiketoimintaohjelmisto, joka on saatavilla maissa, joissa toimitaan, ja joka on mukautettu kunkin maan lain erityispiirteisiin. Esimerkiksi Business Central, jossa on laaja kielivalikoima, on saatavilla 155 maassa, ja myös ohjelmiston käyttöönottokumppaneita löytyy ympäri maailmaa. Ratkaisu itsessään koostuu perustoiminnoista ja lisäksi maiden paikallisista toiminnoista, kuten ALV-laskentasäännöistä, toimitusketjuratkaisuista (esim. Telema), integroinnista valtion kanssa jne.

Toiseksi on valittava käyttöönottokumppani, jolla on oma kansainvälisten yhteistyökumppaneiden verkosto ja kokemusta tällaisten projektien johtamisesta. Tämä vaihtoehto toimii hyvin, kun yksi yritys on niin sanottu pääurakoitsija, joka koordinoi yhteistyötä muiden maiden alihankkijoiden kanssa.

Prosessien ja tietojen yhdenmukaistaminen ja erot maittain

Ohjelmiston tavallisten toimintojen lisäksi melkein jokainen yritys ja konserni tekee ohjelmistoon prosesseista johtuvia muutoksia. Tavoitteena on, että prosessi olisi mahdollisimman yhtenäinen konsernin yrityksissä. Mukautus on sovellettavissa kaikkien maiden tytäryhtiöissä, jolloin täydennyksiä ei ryhdytä tekemään kussakin maassa yksitellen.

Prosessit voivat kuitenkin vaihdella, ja usein yrityksellä on jonkin verran erilainen rooli eri maissa, esimerkiksi yhdessä on varasto, toisessa tuotanto jne. Myös verkkolaskujen muodot voivat vaihdella ja se edellyttää paikallista lähestymistapaa. Virossa ja Pohjoismaissa verkkolaskutus on yleistä ja olemme siinä Euroopan johtajia. Myös Latvia ja Liettua ovat ottaneet askeleita kohti sähköisen laskutuksen käyttöönottoa, mutta lakimuutokset ja teknologian kehittäminen vievät vielä aikaa. Suuri osa muusta Euroopasta käyttää kuitenkin ennemmin ratkaisua, jossa paperi- tai PDF-laskut skannataan ja tiedot digitalisoidaan. Sähköisten laskujen tarkoitus on kuitenkin se, että annettu asiakirja on välittömästi digitaalisessa muodossa ja saapuu sellaisena myös määränpäähän. Onneksi suunta on kohti EU:n yhteistä PEPPOL-standardia, mutta se ei ole vielä niin laajasti käytettävissä, että siitä olisi merkittävää hyötyä.

Turvallisuus, käyttäjien hallinta ja raportointi

Jos kaikki ryhmän yritykset käyttävät samaa ohjelmaa, ne voitaisiin yhdistää yhteen tietokantaan. Tämä tehostaisi ohjelman ja sen päivitysten hallintaa. Käyttäjien hallinta on myös paljon helpompaa, jos voidaan määrittää, millä käyttäjällä on pääsy minkäkin yrityksen tietoihin. Konsernin johtajien tulisi kuitenkin nähdä kaikkien yritysten tiedot. Myöskään konsernin raportointia ei tule unohtaa. Se on varmasti helpompaa yhdenmukaistetuilla prosesseilla ja yhteisellä tietokannalla.

Käyttöönoton toteuttaminen

Yksinkertaisuuden kannalta on suositeltavaa aloittaa aluksi ERP:n käyttöönotosta yhdessä yrityksessä ja tehdä myöhemmin ns. roll-out muihin maihin. Yllätysten välttämiseksi ensin tulisi aloittaa maiden erityistarpeiden kartoittamisesta ja analysoinnista.

Kokonaisuudesta vastaajat

Teknologisten kysymysten lisäksi on kiinnitettävä huomiota projektin organisatorisiin vivahteisiin. Koko projektin tulisi olla keskitetysti hallittavissa, mikä tarkoittaa, että sekä tilaajalla että toteuttajalla on päävastaaja-käyttäjä, joka koordinoi yhteistyötä ja jolla on yleiskuva koko ryhmän ratkaisusta. Ihannetapauksessa jokaisessa maassa tulisi olla yksi päävastaaja-käyttäjä, mutta kuten sanottu, yksi henkilö on kuitenkin vastuussa kokonaisuudesta.

Prosessien ja tietojen yhdenmukaistaminen

Tavoitteena on yksinkertaistaa koko konsernin johtamista ja saada toiminnallinen yleiskuva taloudellisesta tuloksesta. Tämä edellyttää konsolidoitua raportointia sekä yrityksen sisäiseen käyttöön että valtion raportointiin perustuvien vaatimusten noudattamiseksi. Esimerkiksi Power BI -ratkaisu tarjoaa sekä graafisen katsauksen että taulukkomuotoisen raportoinnin, jonka kautta on helppo kaivautua tiedoissa yksityiskohtaisemmalle tasolle. Edellytyksenä on kuitenkin, että tietyt tiedot olisi yhdenmukaistettu kaikissa maissa. Esimerkiksi on suositeltavaa käyttää samanlaista tilikarttaa kaikissa konsernin yrityksissä. Jos yritysten tilikartassa on eroja, tilit voidaan linkittää tai luokitella ryhmän tilikartan mukaan. Raportoinnin menojen ja tulojen luokittelu olisi myös pidettävä mahdollisimman samanlaisena esimerkiksi yhdenmukaistamalla tuote- ja asiakasryhmien ja konsernin yritysten luokittelua.

Kulttuuriset erityispiirteet

Tärkeä vivahde kansainvälisten projektien johtamisessa on käyttäytymistapojen tunteminen ja huomioon ottaminen. Se, mikä on jossakin maassa tavallista käytöstä, voi olla toisessa epäkohteliasta ja aiheuttaa siten väärinkäsityksiä. Yksinkertainen esimerkki: kuinka kauan small-talk tavallisesti kestää? Virolainen on melko konkreettinen ja menee nopeasti pääaiheeseen ajan säästämiseksi. Jonkun toisen kulttuurin edustajalle tämä voi tuntua epäkohteliaalta ja ylimieliseltä. Myös päätöksenteon nopeus ja yksityiskohdat vaihtelevat, joten päätöksentekoprosessista, yksityiskohdista ja päättäjistä on hyvä sopia heti projektin alussa.

Kielitaito

Projektin kieleksi valitaan yleensä englanti, koska se on laajalle levinnyt ja sitä osaavat sekä johtajat että tärkeimmät päättäjät. On kuitenkin pidettävä mielessä, että kaikki työntekijät eivät osaa sujuvasti englantia ja tarvitsevat ohjausta paikallisella kielellä. Tässä auttavat jälleen paikalliset käyttöönottokumppanit, jotka ovat mukana projektissa ja pystyvät tarjoamaan koulutusta ja tukea paikallisella kielellä. He auttavat myös paikalliseen lakiin perustuvien vaatimusten kanssa.

Ryhmän koosta riippuen tällainen projekti voi kestää yhdestä kahteen vuotta. Perusteellisen esityön jälkeen ERP:n käyttöönotto on helpompaa ja tulos on vaivan arvoinen.  On suositeltavaa valita yhteistyökumppani, jolla on kokemusta kansainvälisistä projekteista ja joka pystyy kiinnittämään huomiota vivahteisiin. Lopulta koko konsernin pitäisi toimia kuin yksi yritys.

Joitain tärkeimpiä kysymyksiä, jotka tulisi ottaa huomioon kansainvälisissä käyttöönottoprojekteissa:

1. Onko kyseessä ohjelmisto, joka on saatavana kaikissa maissa?
2. Vastaako ohjelmisto kunkin maan lainsäädännön vaatimuksia?
3. Onko olemassa käyttöönottokumppani, joka pystyy hallitsemaan projektia yhtenäisesti eri maissa?
4. Onko sillä paikallisia yhteistyökumppaneita?
5. Mitkä ovat paikalliset erityispiirteet (esim. verkkolaskumuodot)?
6. Mitkä ovat turvallisuusvaatimukset?
7. Voidaanko kaikki yritykset yhdistää yhteiseen tietokantaan?
8. Ketkä ovat ratkaisun ja projektin vastuuhenkilöitä?
9. Missä määrin prosesseja konsernissa on mahdollista yhdenmukaistaa?
10. Mitkä ovat vaatimukset tiedoille konsolidoidun raportoinnin saamiseksi tulevaisuudessa?
11. Kuinka yksinkertaistaa ryhmän sisäisen dokumentoinnin ja tietojen liikkumista?

Dynamics 365 Business Centralin edut kansainvälisten yritysten johtamisessa:

1. Saatavuus 155 maassa ja laaja kielivalikoima ohjelmassa.
2. Lokalisointi eli ohjelmiston mukauttaminen paikallisiin lakeihin ja käytäntöihin.
3. Integraatiot muihin laajalti käytettyihin Microsoft-ohjelmiin, kuten Dynamics 365 Sales, Power BI, Excel, Teams ja Outlook.
4. Käyttöönottokumppaneiden maailmanlaajuinen verkosto ja paikallinen tuki.
5. Konsolidointiratkaisu.
6. Mahdollisuus tietojen yhdenmukaistamiseen.
7. Ratkaisu dokumentoinnin lähettämiseen ja vastaanottamiseen konsernin yritysten välillä.
8. Mahdollisuus lisätä yrityksiä samaan tietokantaan.
9. Yritysten välillä voidaan liikkua helposti ja nopeasti, eli vaihtaa näytettävää yritystä, jos käyttäjän oikeudet sallivat sen.
10. Turvallisuus ja käyttäjien oikeuksien keskitetty hallinta koko ryhmässä.
11. Erikoisratkaisujen eli kehitysten toteuttaminen samanaikaisesti kaikissa yrityksissä.