Johtajan riskit talousohjelmiston käyttöönotossa
Kirjailija: Erko Tamuri; BCS Itera CEO
Monet yritysjohtajat suunnittelevat taas rohkeammin investointia uuteen talousohjelmistoon. Uusi ohjelmisto aiheuttaa muutoksia ihmisten työjärjestelyihin, eivätkä kollegat ole aina valmiita muutoksiin.
Jos tuntee riskit, voi välttää ne.
Jos työyhteisö ei ole valmis muutokseen, voi ihmisten vastahakoisuus muuttaa lupaavan ohjelmiston käyttöönoton varsin haastavaksi. Seuraavaksi tyypillisiä esimerkkejä riskeistä, jotka voivat vaikuttaa talousohjelmiston menestykseen. Ennen kuin investoit uuteen ohjelmistoon, sinun on harkittava, voitko pienentää näitä riskejä ja laatia tarvittaessa toimintasuunnitelman.
RISKI 1: TIIMI EI koe TARVETTA UUTEEN ohjelmistoon
Riskin vähentäminen: strategisten tavoitteiden ja painopisteiden tarkentaminen ja ylimmän johdon mukaantulo.
Selitys: suurin este on henkilöstö, jonka pitää käyttää uutta ohjelmistoa päivittäin. Vanhoja tapoja on vaikea muuttaa. Vain ylin johto voi auttaa. Kokemus on osoittanut, että muutoksista kertominen, jokapäiväisten käyttäjien sitouttaminen ja investoinnin perusteleminen onnistuvat parhaiten, kun sen tekee yrityksen johtajat.
RISKI 2: tiedon puute LIIKETOIMINTAPROSESSeista jatkossa
Riskin vähentäminen: visiosta kertominen.
Selitys: Ohjelmiston käyttöönoton ensimmäisten vaiheiden aikana on kerrottava selkeästi, miten uusi ohjelmisto muuttaa ja optimoi liiketoimintaprosesseja. Visio on tärkeä, jotta yrityksen sisäinen projektitiimi olisi motivoituneesti mukana uuden talousohjelmiston käyttöönotossa oman päätyönsä ohella.
RISKI 3: PROJEKTINHALLINTAan ei panosteta tarpeeksi
Riskin vähentäminen: yrityksen projektiryhmän perustaminen ja pätevän projektipäällikön nimeäminen tai palkkaaminen.
Selitys: yritystä edustaa yksi tietty henkilö, joka vastaa koko ohjelmiston käyttöönotosta (ohjelmiston vastuuhenkilö) ja yksi henkilö, joka vastaa projektin johtamisesta eli projektipäällikkö. Muussa tapauksessa voi tulla ongelmia ajankäytössä, budjetissa, henkilöstön työmäärässä ja sijoitetun pääoman tuottavuudessa. Kollektiivista vastuuta on vältettävä.
RISKI 4: ajatellaan, että vanhan ohjelmiston päivittäminen riittäisi
Riskin vähentäminen: unohtakaa vanha ohjelmisto ja keskittykää siihen, mitä haluatte tehdä eri tavalla uudella ohjelmistolla.
Selitys: yrityksen tiimin on kyettävä unohtamaan vanha ohjelmisto ja keskittymään uuteen. Kannattaa miettiä, onko tarkoitus talousohjelmiston avulla optimoida liiketoimintaa vai onko tarkoitus tukea ohjelmistolla tähänastisia liiketoimintaprosesseja. Kokemuksemme osoittaa, että uuden ratkaisun päätarkoituksena on optimoida liiketoimintaprosesseja, jotta ne olisivat entistä tehokkaampia.
RISKI 5: tilaajan PÄIVITTÄINEN TYÖ SAATTAA häiriinTYÄ TILAPÄISESTI
Riskin vähentäminen: tietoisuus projektin prioriteetista, osallistujien työn uudelleenjakaminen tai sijaisten löytäminen, motivointi.
Selitys: tilaajan pitää tietää, että tärkeän ja aikaa vievän ratkaisun kehittäminen päätyön ohella luo tilanteen, jossa työntekijä ei voi enää keskittyä sataprosenttisesti päätyöhönsä. Johdon pitää löytää sijaisia päätyön hoitamiseksi tai vähentää projektiin osallistuvien työmäärää.
RISKI 6: BUDJETti ylittyy
Riskin vähentäminen: projektin laajuuden ja vaiheiden määrittely, katsaus kaikista kustannuksista projektin alussa, kunkin projektivaiheen kustannusten seuranta.
Selitys: Sekä toimeksisaajan että tilaajan on vältettävä projektin laajuuden paisumista. Uusia ideoita ja ajatuksia voidaan aina toteuttaa jatkoprojekteilla. Muuten projektista tulee pysyvä prosessi, jolla ei ole alkua ja loppua ja jonka budjetti on arvaamaton. Se vähentää motivaatiota.
RISKI 7: ohjemiston käyttö VAIKUTTAA VAIKEALTA
Riskin vähentäminen: testaus ja koulutus.
Selitys: Testauksen ja koulutuksen järjestäminen ja aktiivinen osallistuminen niihin helpottaa uuden ohjelmiston toimintojen, käytön, erityispiirteiden jne. omaksumista. Testaukseen ja koulutukseen pitää varata riittävästi aikaa ja rahaa. Pitkällä aikavälillä nämä investoinnit ovat ehdottomasti kannattavia ohjelmiston hallinnassa.