Miten Multivac otti seitsemässä kuukaudessa käyttöön uuden liiketoimintaohjelmiston neljässä maassa?

Lähde: Äri-IT Kevät 2024

Kirjailija: Ann-Kristin Kruuk

Pakkausratkaisualan suuri tekijä Multivac saavutti äskettäin merkittävän virstanpylvään ottamalla käyttöön Microsoft Dynamics 365 Business Centralin ERP-järjestelmän Suomessa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa.

Vain seitsemän kuukautta kestänyt projekti on osoitus tehokkaasta projektinhallinnasta, yhteistyöstä ja määrätietoisuudesta. Multivacin talousjohtaja ja projektin vetäjä Saara Julin kertoi projektin taustoista, toteutuksesta ja oppitunneista. BCS Iteran puolelta Multivacin projektia seurasi Suomen edustuksen päällikkö Maarika Helstin.

Tarinan päähenkilö Multivac toimittaa pakkauslinjoja ja -materiaaleja teollisuusyrityksille. Saksalaisen konsernin Suomen ja Baltian sivuliike keskittyy ensisijaisesti projektimyyntiin ja koneiden huoltopalveluihin. Multivacilla on myös varasto kaikissa neljässä maassa.

Kiireellinen tarve uudelle ohjelmistolle

Projektin alku vie meidät toukokuuhun 2022, jolloin Suomen toimistossa päätettiin löytää ja ottaa käyttöön uusi liiketoimintaohjelmisto. Saara Julinista tuli johtohahmo, ja hänen tehtävänään oli valita uusi järjestelmä, määritellä prosessit ja löytää Multivacin tarpeita vastaava ratkaisu.

Saaran mukaan uutta ohjelmistoa tarvittiin heti: ”Meillä oli paljon ongelmia vanhan ohjelmiston kanssa, uutta tarvittiin pian. Kyseessä oli liian heikko ohjelmisto, joka ei tukenut nykyisiä tarpeitamme ja kasvuamme.”

Uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto Suomessa oli tarkoitus aloittaa marraskuussa 2022. Saara, joka ei ollut aiemmin ryhtynyt vastaavaan projektiin, alkoi tehdä tutkimustyötä kollegoidensa kanssa. Multivac toimii, kuten sanottu, neljässä maassa: Suomessa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa. Tavoitteena oli löytää kaikille sopiva ERP-ratkaisu, jolla on tuki jokaisessa maassa. Konsernin puolelta tuli vielä yksi rajoitus – ohjelmiston tulisi olla pilvipohjainen.

Vaikka Suomen toimisto on lähes kolme kertaa suurempi kuin muut, päätoiminta on kaikissa maissa hyvin samanlaista. Baltiassa toimivat toimisto- ja maajohtajat, ja pyramidin huipulla on Saara, jonka on esitettävä Saksan pääkonttorille neljän maan markkinoiden raportit.

Uutta ohjelmistoa etsimässä

Tutkimustyön aikana löytyi Business Centralin liiketoimintaohjelmisto, joka täytti kaikki mainitut kriteerit. Sen jälkeen oli löydettävä sopiva toimittaja – yritys, jonka kanssa aloittaa yhteistyö ja joka olisi läsnä kussakin maassa. Se ei ollut helppoa, sillä niitä, joilla on sivukonttorit Virossa ja Suomessa, on runsaasti, mutta harvemmin löytyy sellaista, joka pystyy tarjoamaan tukea neljässä maassa. Onneksi viroksi googlaamalla löytyi lopulta BCS Itera, jonka kanssa pyöriteltiin ensimmäisiä ideoita jo saman vuoden elokuussa. BCS Itera tukee projekteja Latviassa ja Liettuassa paikallisten kumppaneiden Elva Balticsin ja Softeran kautta.

”Niin alkoi yhteistyömme BCS Iteran Maarika Helstinin kanssa. Maarika oli meille suuri tuki – hän oli hyvin joustava ja olemassa aina tarvittaessa. Tämä on ollut tähänastisen urani vaikein ja vaativin projekti, mutta hyvän yhteistyön ansiosta kaikki sujui varsin sujuvasti”, Saara korostaa Maarikan roolia projektin onnistumisessa.

Suomi pilottimaana

Suunnitelman mukaan Business Central otettiin ensin käyttöön Suomessa pilottiprojektina. Sen jälkeen kokemusta jäljitellään Baltiassa ja lisätään paikalliset täydennykset.

Alkusyksystä Saara teki valmisteluja, ja hän muistelee aikataulua seuraavasti: ”Joidenkin esteiden vuoksi pystyimme aloittamaan projektin vasta marraskuussa, mutta ryhdyin jo työstämään prosesseja ja määritelmiä. Marraskuun alussa saimme testiympäristön käyttöön ja aloitimme työt. Uuden ohjelmiston ensimmäinen työpäivä oli 1. helmikuuta 2023.”

Kaikki ei tietenkään ollut läheskään täydellistä ensimmäisestä päivästä lähtien, mutta Saaran tavoitteena oli saada ohjelmisto käyntiin, ja niin se saatiinkin. Jo seuraavana päivänä testiympäristön käyttöönoton jälkeen tietojen tuonti suoritettiin itsenäisesti. Maarika näytti tiimille, miten Business Central toimii, ja löydettiin myös sopiva malli, jonka mukaan tiedot voitiin poimia vanhasta järjestelmästä.

Business Centralin käyttöönotossa Suomessa olivat mukana kaikki aluetoimistopäälliköt. Yhdessä käytiin läpi Baltian prosessit ja niitä verrattiin Suomeen, sillä sikäläisen edustuksen liiketoiminnan koon vuoksi oli tehtävä mukautuksia.

Latvia yllättää

Kaikkia Suomen Multivacin käyttämiä toiminnallisuuksia ei tarvittu Baltiassa, joten käyttöönottoa voitiin helpottaa. BCS Itera oli avuksi säätämisessä ja lokalisoinnissa, ja paikallisen lokalisointikumppanin rooli oli lopulta hyvin pieni.

Latviassa oli kuitenkin hankittava ulkopuolista apua. ”Suurin osa haasteista johtui lainsäädännöllisistä eroista, erityisesti arvonlisäverolainsäädännössä. Vaikein maa meille oli Latvia sikäläisen arvonlisäverolain takia, joka oli niin erilainen, että alkuperäiset asetuksemme eivät sopineet”, Saara sanoi.

Jo varhaisessa vaiheessa päätettiin, että järjestelmän muutokset pidetään talon sisällä ja niitä tekee vain BCS Itera. Muuten voi aiheutua paljon sekaannusta, jos lokalisointikumppanit tekevät mielivaltaisesti muutoksia. Virossa Business Central otettiin käyttöön huhtikuun alussa 2023, Latviassa ja Liettuassa kesäkuun alussa.

”Älkää tehkö niin”

Kysyttäessä, kuinka monta ihmistä tarvitaan tällaisen projektin toteuttamiseen virallisen työajan puitteissa (eli ihanteellisessa maailmassa), Saara vastasi, että viisi avustajaa voisi riittää. Hän kuitenkin korosti samalla toistuvasti: ”Tapauksemme ei ole täysin verrattavissa tavallisiin projekteihin, sillä teimme sen todella ennätysajassa. En suosittele tekemään niin! Ottaisin vuoden, suunnittelisin perusteellisesti, toimisin rauhallisesti työaikana.”

On muistettava, että Saaran tiimi jatkoi käyttöönoton taustalla kuukausittaisten raporttien laatimista, osallistui hallituksen kokouksiin jne. Kaikkia näitä tehtäviä tehtiin samanaikaisesti, eikä yksikään raportti viivästynyt!

Pientä apua kuitenkin saatiin: ”Yleensä minulla on kirjanpidossa auttamassa yksi henkilö, mutta tämän projektin puitteissa kollega palasi äitiyslomalta ja keskittyi täysin Business Centralin käyttöönottoon. Olen erittäin ylpeä tiimistäni ja saavutuksesta, sillä onnistuimme niin lyhyessä ajassa.”

Oli myös epäonnistumisia, sillä kaikkien kouluttamiseen ei ollut aikaa. Mutta suhteessa siihen, kuinka nopeasti uusi liiketoimintaohjelmisto otettiin käyttöön, Saaran mukaan se ei olisi voinut mennä paremmin: ”En todellakaan tiennyt, miten kaikki sujuu. Ja on hyvä, etten tiennyt, sillä alussa oli vaikeita hetkiä, mutta päätin silti viedä aloitetun päätökseen. Seuraavana askeleena yritän löytää aikaa prosessien tehostamiseksi entisestään.”

Saaran vinkit samanlaista matkaa harkitsevalle yritykselle kiteytyvät neljään kohtaan:

• varaa aikaa
• löydä hyvä kumppani
• omistautunut tiimi
• perusteellinen suunnittelu.

Ja lopuksi hän lisää yhden kultaisen viisauden: ”Tunne liiketoimintasi. Minulla ei ollut kokemusta Business Centralista, mutta tiesin, miten prosessimme toimivat ja miten ne toimisivat entistä paremmin.”

BCS Itera kommentti:

Multivac otti yhteistyössä BCS Iteran kanssa Dynamics 365 Business Centralin liiketoimintaohjelmiston käyttöön Suomessa ja Baltiassa. Perusmoduulien lisäksi otettiin käyttöön projektinhallinnan ja ylläpitopalvelujen toiminnot. Käyttöönottoprojekti alkoi Suomesta, jossa on eniten käyttäjiä ja monimutkaisin prosessi. Myöhemmin yhdistettiin Viron edustus ja sitä seurasi käyttöönotto samanaikaisesti Latviassa ja Liettuassa. Projektin onnistumisen päätekijöitä olivat Multivacin omistautuneet pääkäyttäjät ja tehokas yhteistyö kaikkien osapuolten välillä.