Ohjelmistoa vaihdettaessa tulee kirjoittaa muistiin tarkat toiveet ja hintalaskelmat

Kansainvälinen logistiikkayritys Transpoint International (EST) AS käytti kymmenisen vuotta Dynamics NAV 3.6 ‑ohjelmistoa, jonka pohjalle oli rakennettu paljon erikoisratkaisuja. Vuosien mittaan järjestelmä vanheni sekä eettisesti että käytännössä, joten oli tehtävä tärkeä päätös: kehitetäänkö vielä jonkin aikaa vanhaa ohjelmistoa vai valitaanko uusi? Ratkaisusta kertoo yrityksen rahoitusjohtaja Anu Pommer.

”Koska kuulumme kansainväliseen konserniin, kaikenlaisten investointien edellyttämien lupien ja varojen hakeminen vie aikaa sekä asettaa tiukempia rajoja. Koko konserni noudattaa erittäin tiukasti eri maiden lakeja ja veropolitiikkaa, jonka lisäksi suoritamme vuosittain tilintarkastajien kanssa perinpohjaisia sisäisiä tarkastuksia, ja ohjelmiston tulee tukea tätä kaikkea”, kuvailee Anu Pommer. Hän lisää, että kolmisen vuotta sitten kuitenkin tultiin siihen johtopäätökseen, että jos ohjelmistoihin ei tehdä muutoksia, jäädään selvästi jälkeen muista.

Microsoft ohjelmiston valmistajana ei tarjonnut enää vanhalle versiolle tukea, joten Transpoint International (EST) AS olisi joutunut maksamaan pienimmästäkin kehittämisestä ja ratkaisusta tuntipalkkion mukaista kovaa hintaa. Samalla verotuslait ja ‑vaatimukset muuttuvat lähes vuosittain, joten todettiin satojen asiakkaiden laskujen syöttämisen tietokoneelle tai korjaaminen käsin päivästä toiseen olevan kannattamatonta, eikä myöskään jatkuva kehittämistoiminta vanhalla alustalla olisi järkevää.

”Näin aloimme kertoa emoyhtiön johdolle, että meidän tulee ryhtyä jonkinlaisiin toimiin. Alussa oletettiin, että kun konserni aikoi siirtyä SAP-ohjelmistoon, niin se on pakollista myös virolaiselle yritykselle. Haluttiin, että kaikki konsernin jäsenet alkaisivat käyttää samaa ohjelmistoa, mikä nopeuttaisi ja helpottaisi keskinäistä viestintää”, muistelee Pommer. SAP:n käyttöönoton käytyä emoyhtiölle suunniteltua kalliimmaksi ja työläämmäksi, päätettiin että ulkomaiset yritykset voivat valita vapaasti ohjelmiston.

Maaliskuussa 2013 Transpoint International (EST) AS oli tehnyt päätöksen: valituksi osoittautui BCS Iteran tarjoama NAV 2013. ”Maaliskuussa aloitimme neuvottelut, allekirjoittaminen vei kaksi kuukautta. Aika kuitenkin kului nopeasti, emmekä halunneet siirtyä uuteen ohjelmistoon heti, joten sovimme lykkäävämme siirtymisen uuden NAV:n live-tilaan vuoden 2014 tammikuun 1. päivästä huhtikuun 1. päivään”, kertoo Pommer. Hänen kertomansa mukaan vaihtoehtoina oli muitakin talousohjelmistoja, mutta kun yritystä oli yhdistänyt BCS Iteraan vuosien mittainen hyvä yhteistyö ja heillä oli myös tarvittavat tiedot, todettiin että hyvää kumppania ei ole kannattavaa vaihtaa.

Jokaisen ohjelmiston mukana tulisi toimittaa selkeät perusohjeet

Transpointin johdon mielestä ohjelmistoa valitessaan oli tärkeintä selvittää, mitä ohjelmistolla halutaan saavuttaa, mitä toimintoja siinä tulee olla ja kuinka paljon rahaa yritys suostuu maksamaan ohjelmistosta ja sen erikoisratkaisuista.

”Halusimme itse asiassa, että uudella ohjelmistolla voitaisiin tehdä kaikkea mitä aikaisemminkin, ja tietysti vielä myös enemmän. Joitakin asioita ei voitu siirtää tarkasti järjestelmästä toiseen, ja nämä uudistukset tekivät projektista kalliimman. Lisäksi täytyi tarkistaa kaikki tähänastiset toiminnot, mikä vei melko paljon aikaa. Olen kuitenkin sitä mieltä, että paljon mutkikkaampaa olisi ollut tehdä kaikki asiat nollasta, koska monet asetukset onnistuimme kopioimaan silti vanhasta ohjelmistosta”, selittää Pommer. ”Aikaa kului meillä kaikilla paljon, sillä testaus on äärimmäisen työlästä. Jopa silloin kun tuntui, että testiversiossa kaikki toimii, se ei välttämättä toiminut sataprosenttisesti live-tilassa.”

Joskus kumppanit eivät ymmärrä toistensa toiveita ja liiketoimintalogiikkaa, mikä saattaa aiheuttaa väärinkäsityksiä. Pommerin mielestä paras keino välttää se, on varata projektiin aikaa ja ottaa vakavasti sekä tapaamiset vastapuolen kanssa että heidän laatimansa kymmenien ja jopa satojen sivujen laajuiset design-suunnitelmat ja sopimukset. Suullisesti tehdyt sopimukset kannattaa lisätä ennen allekirjoittamista, vaikka niitä ei olisi merkitty design-asiakirjoihin.

Pääosin siirtyminen uuteen ohjelmistoon sujui Pommerin mielestä hyvin, ja hän kiitti kumppaneita, jotka olivat sitä varten käyttäneet aikaansa ja työvoimaansa. ”Viikossa saimme kaikki päivittäiset asiat toimimaan, mikä oli hyvin tarpeellista, koska yrityksessämme edellisen kuukauden laskutukset tulee aina suorittaa loppuun viimeistään kuukauden viidentenä arkipäivänä. Tietysti teemme edelleen jatkuvasti pienehköjä muutoksia ja parannuksia. Tänä aikana on tehty useita lakimuutoksia, ja niitä on tulossa jatkossakin, joten ei ole mahdollista tehdä kaikkea heti kokonaan valmiiksi. Onneksi BCS Itera on kumppani, joka on yhtä mieltä kanssamme ja noudattaa aikatauluja.”

Tietotekniikan nopea kehitys on johtanut tarpeeseen tarkistaa talousohjelmistot viiden-kuuden vuoden välein

Tammikuussa 2015 uuteen NAV-ohjelmaan liittyi myös yrityksen Liettuan toimipiste. ”Heidän tapauksessaan tuntui järkevältä siirtyä uuteen ohjelmistoon Viron käyttöönoton myötä. Onneksi Liettuan-osastomme on pienehkö, joten heillä on myös vähemmän liitäntöjä ja kehityskohteita”, kertoo Pommer. Häntä itseään hämmästytti yksi haitta: NAV 2013:n mukana ei tule perusohjeita, joista työntekijät saisivat äidinkielellään apua ohjelman käyttöön. ”Jossakin internetissä on englanninkielinen opas, mutta se ei ole riittävä. Koulutuksen laajuus oli kuitenkin erittäin rajallinen, emmekä ehtineet käydä läpi kaikkia ohjelmiston osia. Lisäkoulutuksesta tai pelkästä tiedon kyselystä peritään jatkossa kuitenkin lisämaksu.”

Erittäin käteviä ovat Pommerin mielestä automaattiset pankkiliittymät, jotka säästävät paljon aikaa. Lisäksi on mahdollista laatia juuri sellaisia raportteja, joita itse käyttäjä, emoyhtiö tai tilintarkastaja tarvitsee. Lisäkehitelmänä on tilattu operatiiviselle ohjelmalle luottotietojen tarkastuksen osa, jonka kautta ladataan takaisin kunkin asiakkaan maksusuorituksia ja joka lukitsee velkaa olevan asiakkaan, joten hänen kanssaan ei voi enää tehdä liiketoimia. Samalla tavalla tapahtuu myynti- ja ostolaskuja operatiivisesta ohjelmasta NAViin tuotaessa verojen tarkastus. Uusista ratkaisuista Pommer on erittäin tyytyväinen myös hakukoneeseen, jolla voidaan hakusanan avulla löytää pikaisesti ohjelmiston eri osia.

Nykyään Transpoint International (EST) AS:ssä NAV-ohjelmistoa käyttää päivittäin viisi henkilöä, ja pääsy on sallittu vielä neljälle muulle. Kaikki käyttäjät vaikuttavat rahoitusjohtajan kertoman mukaan tyytyväisiltä uuteen ohjelmaan ja sen tuomiin mahdollisuuksiin.

”Voin vakuuttaa, että vaikka saimmekin uuden ohjelmiston vasta viime vuonna, se on jo osoittautunut toimivaksi. Myös esimiehemme ovat ymmärtäneet sen. Pärjäämme nyt kahdella kirjanpitäjällä vähemmän kuin ennen, ja työmme on mukavampaa ja nopeampaa”, kertoo Pommer. Hän lisää, että kymmenen vuotta on yhdellä ohjelmistolla työskentelyyn liian pitkä aika. Koska tietotekniikka kehittyy nopeasti, olisi normaalia vaihtaa ohjelmistoa noin viiden-kuuden vuoden välein.

***

Transpoint International (EST) AS

Transpoint International (EST) AS on kansainvälinen logistiikkayritys, joka kuuluu VR Transpoint ‑nimiseen Suomen suurimpaan logistiikkakonserniin. VR Transpoint on osa Suomen valtion omistamaa VR-Yhtymää.

Transpoint International (EST) AS tarjoaa yhteistyössä eurooppalaisten kumppanien kanssa säännöllisiä kappaletavaran sekä osa- ja täyskuormien kuljetuksia Euroopassa. Yritys tarjoaa myös monia lisäarvoa tuottavia logistiikkapalveluja, kuten terminaali-, varastointi- ja tulliasiointipalveluja.