Pääkäyttäjä investoinnin suojelijana

Uusi ohjelmisto on yritykselle kuin puhdistus tai raikas hengitys. Mutta kuka ylläpitää tätä järjestelmää, jotta hengitys pysyy raikkaana? BCS Iteran vankan kokemuksen ja kansainvälisen metodiikan mukaan  pääkäyttäjä on vastaus tähän. Mutta mitä sitten hän tekee? Kirjoittanut Peeter Kargu

Yritysohjelmistoa käyttöön otettaessa yrityksellä on yleensä konkreettisia tavoitteita, kuten esimerkiksi: vähemmän järjestelmiä, joihin syötetään ja joissa säilytetään tietoja; prosessien automatisointi; helpommin saatavilla olevat johtamistiedot; nopeampi tiedonkulku; aikaa kuluu vähemmän muihin kuin päätoimialaan liittyviin tehtäviin. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tulee organisaatiosta kerätä kaikki tarvittavat tiedot ja esittää ne käyttöönottopartnerille ymmärrettävällä tavalla.

Jos yrityksessä on määrätty pääkäyttäjä, on ihan luonnollista, että tieto päätyy hänelle tai hän itse kerää sitä. Pääkäyttäjällä on ratkaisusta kokonaisvaltainen käsitys. Hän tietää, miksi ja minkä perusteella yritysohjelmisto on päätetty ottaa käyttöön, ja käyttää sitä juuri sellaisessa muodossa. Hän tietää myös syyt siihen, että jotakin ei ole otettu käyttöön tai jotakin on lykätty tuleviin vaiheisiin. Käyttöönoton yhteydessä pääkäyttäjä saa partnerilta runsaasti tietotaitoa, ja usein hänelle jaetaan myös alan parhaita käytänteitä.

Pääkäyttäjän taidot

Nämä tehtävät vaativat pääkäyttäjältä teknistä ymmärtämiskykyä, analyyttistä ja ns. boksin ulkopuolella tapahtuvaa ajattelua, laajan kuvan näkemistä, hyvää suullista ja kirjallista ilmaisutaitoa, koulutustaitoa jne. Tulee kuitenkin ottaa huomioon, että pääkäyttäjän rooli vie käyttöönottovaiheessa paljon aikaa, ja hyvän tuloksen saavuttamiseksi tulee aikaa varata myös tämän jälkeiseen toimintaan.

Jos yrityksellä ei ole pääkäyttäjää tai hän ei sovi rooliinsa, sekä käyttöönottohanke että jatkotoimet kärsivät. Pahimmassa tapauksessa käyttöönotto epäonnistuu, budjetit ja aikataulut eivät pidä eikä tiimi ota välttämättä uutta ratkaisua käyttöön.

Muita riskejä:

• ohjelmisto on otettu käyttöön, mutta se ei tue yrityksen prosesseja;
• ratkaisu ei muodosta kokonaisuutta, esiintyy ristiriitoja ja päällekkäisyyksiä;
• kaivatun tehokkuuden sijaan asiat ovatkin mutkikkaampia kuin ennen;
• prosessit pahenevat tai pullonkaulat pysyvät ennallaan;
• puutteellisen dokumentaation vuoksi kukaan ei tiedä, miksi jotakin on tehty;
• hankala ohjelmisto ja mutkikkaat prosessit aiheuttavat tyytymättömyyttä;
• tietoa on vaikea löytää, se on sekavaa, tarpeetonta tai pahimmassa tapauksessa jopa väärää;
• kukaan ei tiedä, mitä ratkaisusta jatkossa tulee, mihin tulee investoida tai mikä ei ole tärkeää;
• testaus on tehty puutteellisesti;
• kehittämiskulut eivät ole hallinnassa, kaikki esittävät toiveitaan partnerille.

Yhteenvetona voidaan todeta, että pääkäyttäjän osallistaminen yrityksen päätöksentekoprosessiin takaa sujuvan ja optimaalisen tuen yritysohjelmiston käyttöönotossa. Arvo, mitä se tarjoaa, on sekä rahana että pätevyydeltään selvästi todettavissa. Vaikka hyvin toimiva järjestelmä on paljon huomaamattomampi kuin tehoton ratkaisu, ei saa tuudittautua uskoon, että pääkäyttäjän panos on toissijainen.

Kuinka selvittää, että yrityksellä on pätevä pääkäyttäjä?

• Käyttöönottovaiheessa:

• • ennen työryhmän kokousta on selvä, miten yrityksessä asiat tapahtuvat (prosessit, laskentamenetelmät, roolit);
  • työt on priorisoitu – on selkeää, mikä on välttämätöntä ja mikä toissijaista;
  • käyttöönoton edellyttämät toiminnat ja tiedot päätyvät partnereille sovittuna aikana;
  • yrityksen projektitiimi tietää, mitä, milloin ja miksi tehdään.

• Päivittäiskäyttövaiheessa:

• • yrityksen toiveista on sovittu, partnerille ei tehdä harkitsemattomia tilauksia;
  • yritys pystyy tarjoamaan päivittäisen tuen itse ratkaisulle;
  • asiakas kykenee tekemään pikaisesti helpohkoja asetuksia ja muutoksia;
  • on suunnitelma kuukaudeksi, vuodeksi ja pidemmäksi ajanjaksoksi;
  • organisaation muutokset (rakenne, prosessit, tuotteet) heijastuvat pian yritysohjelmistoon.