Assa Abloy Baltic: Emme voisi enää kuvitella työtämme ilman liiketoiminta-analytiikan ratkaisua
Assa Abloy ‑nimisessä lukitusratkaisuja valmistavassa yrityksessä laaditaan kuukausittain erittäin laajoja ja perusteellisia raportteja, jotka auttavat tekemään johtamispäätöksiä ja suunnittelemaan hinnoittelua. Ennen tämä työ tehtiin ns. käsityönä, mutta investointi BI4Dynamics liiketoiminta-analytiikan ratkaisuun on tehostanut sitä huomattavasti ja ollut täysin kannattavaa, vakuuttaa talous- ja rahoitusjohtaja Signe Hoop.
Lähde: Äri-IT, kevät 2016
”Nykyään yrityksen toimintaa ei voida enää suunnitella pelkästään kirjanpito-ohjelman ja kuukausiraporttien pohjalta kuten aiemmin. Talous- ja rahoitusjohtajana laadin Excel-taulukoita, konsolidoin käsin Viron, Latvian ja Liettuan yksikköjen tuloksia ja etsin rivi kerrallaan virheitä. Tämä oli erittäin aikaa vievää”, Hoop kertoo. Hän lisää, että vielä enemmän hyötyä BI4Dynamics tuottaa myyntihenkilöstölle, jonka tulee hyvän tuloksen varmistamiseksi seurata jokapäiväisiä trendejä ja myyntitilastoja.
Paremmat johtamispäätökset
”Johtajien on joskus vaikea ymmärtää, miksi heidän alaisensa kaipaavat joitakin ohjelmistoja. Neljä vuotta sitten, kun siirryimme NAV:n uuteen versioon, meille ei tarjottu analytiikkamoduulia. Nyt olemme kuitenkin hankkineet uuden liiketoimintayksikön, jonka mukana tuli tarve yhteenlaskuihin ja tulosten erittelyyn liiketoimintayksiköittäin. Aikaisemmassa tilanteessa se olisi tarkoittanut uusien työntekijöiden palkkaamista, mutta taloudellisesti oli järkevämpää sijoittaa kerralla enemmän rahaa ohjelmistoon ja säästää henkilöstökuluissa. Lisäksi säästymme virheiltä, joita inhimilliset tekijät olisivat voineet aiheuttaa”, selvitti talous- ja rahoitusjohtaja.
Nyt Assa Abloy Balticin toimitusjohtaja sekä osto- ja myyntihenkilöstö voivat ottaa heti esiin edellisen päivän luvut ja raportit tehdäkseen niiden pohjalta oikeita päätöksiä nopeasti. ”Olisimme säästäneet paljon rahaa, jos olisimme ruvenneet käyttämään tätä ohjelmistoa jo neljä vuotta sitten”, tunnustaa Hoop.
Assa Abloy Baltic AS:n myyntipäällikkö Andres Lehesalu kertoo, että hän joutuu laatimaan melko paljon raportteja, ja uusi järjestelmä nopeuttaa tätä työtä huomattavasti. Lisäksi koko myöhempi tietojenkäsittely ja analysointi on huomattavasti helpompaa. ”Aiemmin selvisi joskus analysoinnin aikana, että joitakin tietoja tulisi näyttää hieman toisella tavalla… Silloin oli pakko aloittaa koko prosessi uudelleen ja yhdistää taulukot, mutta nyt onnistun tekemään sen parilla hiiren napsautuksella”, hän muistelee.
Koska myynti-, osto- ja rahoituspäälliköt tarvitsevat erilaista tietoa, ei aiemmin ruvettu tekemäänkään pitkiä analyyseja, vaan jotkin päätökset tehtiin vähemmän tiedon perusteella tai vaistonvaraisesti. BI4Dynamicsin ansiosta tietojenkäsittely ja analysointi on tehokasta, mutta lisäksi Lehesalun kertoman mukaan myös asiakastapaamisiin ja neuvotteluihin voidaan valmistautua erittäin nopeasti. Lisäksi hinnoittelu vie huomattavasti vähemmän työaikaa. Tämä puolestaan on parantanut yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta.
Kannattaa mieluummin investoida kerralla enemmän kuin katua myöhemmin
Tietojärjestelmästä toiseen siirtyminen on yleensä työntekijöille mutkikasta, koska ensin se vaatii perinpohjaista esityötä jotta saadaan selville, mitä ohjelmalta odotetaan ja miten tiedot halutaan näkyviin jatkossa. Myös ohjelmistojen käytön varsinainen opetteleminen vie aikaa. Kuitenkin nyt, kun se on tehty ja käyttäjät ovat tyytyväisiä uuteen järjestelmään. Kaikki pitävät BI4Dynamicsista, sillä se on helppokäyttöinen, tehokas ja kätevä. Jokapäiväiset käyttäjät arvostavat esimerkiksi sitä, että ohjelmisto mahdollistaa jokaiselle käyttäjälle muodostaa ja tallentaa juuri hänen itsensä tarvitsemiaan tietoja.
”Talousohjelmiston valinta ja kehittäminen on kuin talon rakentaminen: aina on halvempaa tehdä kaikki kerralla valmiiksi kuin joka vuosi miettiä uuden kerroksen lisäämistä”, kertoo Hoop. Hänen mielestään kannattaa investoida enemmän ja hankkia pitkälle automatisoitu ohjelmisto, joka säästää jatkossa työvoimaa, aikaa ja rahaa. Jatkuvat ja ylimääräiset kehitystoimet saavat lopulta koko rakennuksen horjumaan.
Hän lisää, että joskus on järkevämpää palkata talon sisältä tai ulkopuolelta motivoitunut projektipäällikkö, jonka perustehtävä on tietojärjestelmän käyttöönotto. Esimerkiksi Assa Abloy palkkasi Itä-Euroopan maiden yksiköihin, jotka syksyllä 2015 aloittivat myös BI4Dynamicsin käyttöönoton, avukseen BCS Iteran asiantuntijat. ”Kyllä. Alussa minut, joka olin äsken läpäissyt tämän ohjelman koulutuksen, pyydettiin kouluttamaan heitä, mutta se ei tuntunut kovin järkevältä”, hymyilee Hoop. ”En ostajana ja käyttäjänä välttämättä muista projektin kaikkia yksityiskohtia, koska teen sitä oman työni ohella, mutta myyjän tehtävänä on tuntea huolta ja vastuuta.”
Assa Abloy
Ruotsalaisena lukkovalmistajana aloittanut Assa Abloy on nykyään kasvanut maailman johtavaksi lukitusratkaisujen kehittäjäksi. Konserni työllistää 44 000 henkeä, ja sen vuotuinen liikevaihto on yli 57 miljardia Ruotsin kruunua. Assa Abloylle kuuluu 15 % maailman lukitusratkaisujen markkinoista. Assa Abloy Baltic perustettiin vuonna 1994 Tallinnassa.
Assa Abloy toimii kaikilla tärkeillä maailman markkina-alueilla ollessaan johtoasemassa Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Australiassa. Nopeasti kasvavalla sähkömekaanisten turvatuotteiden alalla ryhmä on noussut johtoasemaan pääsynhallinnan, tunnistusteknologian, automaattiovien sekä hotellien ovi- ja lukkojärjestelmien alalla. Assa Abloyn käyttämät tavaramerkit ovat ASSA, ABLOY, BODA, eff eff, Entrematic, Guli, HES, HID, IKON, JPM, Medeco, Mul-T-Lock, Nemef, Ruko, Stremler, Tesa, TimeLox, VingCard Elsafe ja Yale.