Elering: Sulautumisen menestyksen avain on ihmisten osallistaminen

Yritysten yhteensulautuminen on aina mutkikasta ja voi aiheuttaa ristiriitoja, mutta tärkeää on selviytyä niistä ja toimia yhdessä yhteisen päämäärän nimissä. Kun Elering Gaas ja Võrguteenuse Valdus liitettiin Eleringiin, tärkeintä oli varmistaa sekä sulautumisen aikana että sen jälkeen Virossa laadukas energian toimitus. Sulautumisesta kertoo yrityksen rahoitusanalyytikko Urmas Kriisa. Teksti Gerli Ramler.

Joulukuussa 2015 Elering teki sulautumissopimuksen Elering Gaasin ja sen osakkeiden haltijan, Võrguteenuse Valdus ‑nimisen holdingyhtiön kanssa, ja maaliskuusta 2016 Virossa toimii vain yksi yhdistetyn sähkö- ja kaasujärjestelmän haltija. Sulautumisen syy oli yksinkertainen: yhdessä yrityksessä voidaan varmistaa paremmin energian toimituksen laatu.

Eleringin aikaisemman 150 työntekijän lisäksi yritysten sulautuessa tuli liki 80 ihmistä lisää. ”Alussa ollaan usein ”meitä” ja ”teitä”, mutta mitä nopeammin päädytään yhteiseen ”me”-tunteeseen, sitä parempi. Myös se auttaa, kun ihmiset toimivat vierekkäin ja tutustuvat toisiinsa”, kertoo Urmas Kriisa.

Sulautuvien yritysten toimistot sijaitsivat viime vuonna vielä erillään, mutta tämän vuoden alusta toimitaan samassa talossa, mikä antaa ihmisten tottua paremmin toisiinsa. Itsestään ei tapahdu tietysti mitään, yhteistyön sujumiseen voivat panostaa eniten itse työntekijät. Johtokunnan asia on edistää tätä järjestämällä tiimitapahtumia, koulutustilaisuuksia, yhteistä liikuntaa tms.

”Onnistuuko yritysten sulautuminen vai ei, riippuu aina konkreettisesti ihmisistä ja heidän odotuksistaan. Jokaisessa organisaatiossa on ihmisiä, jotka ovat alttiimpia muutoksille, ja sellaisia, jotka ovat kiinni totutuissa vanhoissa asioissa. Taikasauvaa, joka tekee kaikista tyytyväisiä, ei ole”, Kriisa toteaa. Hän lisää: ”Tietysti ihmisille tulee selittää, miksi teemme jotakin ja mihin haluamme päästä. Tietämättömyys on sellaisessa tapauksessa yksi pahimpia asioita, ja jos tavoite on selvempi, osallistutaan paremmin toimintaan. Lisäksi on tärkeää kuulla työntekijöiden ideoita ja perusteluita: jos työntekijät tuntevat olevansa osa prosessia, he suhtautuvat siihen vakavammin.”

Haasteet: työjärjestelyt, tietojen jäsentäminen ja jatkuva koulutus

Päätös siitä tehtiin heti sulautumisen alkuvaiheessa siitä, että yhdistettävät yritykset alkavat käyttämään samaa talousohjelmistoa kuin Elering. Kaasuyhtiölle tämä tarkoitti siirtymistä rahoituksen osalta toisesta Microsoftin ohjelmistosta toiseen: Axista NAViin. Elering käyttää NAVia huomattavasti laajemmin kuin pelkkänä rahoitusohjelmistona, ja on vuosien mittaan panostanut paljon omaisuudenhallintamoduulinsa luomiseen.

Sulautuneen yrityksen koetinkiviä olivat työjärjestelyt, tietojen käsittely ja käyttäjien koulutus, joista mitään ei voitu aliarvioida, sillä oikeanlaiset työtavat ja ohjelmiston tuntemus antavat loppujen lopuksi yritykselle tärkeän voiton joko nopeampana tuloksena tai pienempänä virheiden määränä. Koulutus tulee tehdä johdonmukaisesti, koska käyttäjät eivät pysty saman tien omaksumaan kaikkia opetettavia asioita. Lisäksi tulee valita, missä koulutusvaiheessa käytetään ulkopuolisen konsultin apua, tai välitetään käyttäjäkokemus pikemmin yrityksen sisägltä käsin. ”Yhteistä ratkaisua ei ole, ja asiaa tulee lähestyä tapauskohtaisesti, koska työvirrat ja koulutettavat ovat erilaisia”, kertoo Kriisa.

Kun kirjanpito on sekä sähkö- että kaasupuolella pääosin sama, niin omaisuudenhallintamoduulin luominen kaasuverkkoa varten oli ja on edelleen aika ongelmallista. Aiemmin sähköverkkoa varten luotu ratkaisu pystyi tyydyttämään kaasuverkon tarpeet vain osittain, joten oli aloitettava ratkaisun kehittäminen sekä omaisuuden rakenteen että työprosessin osalta. Ratkaisun oli oltava riittävän joustava, jotta se vastaisi liiketoiminnan ajan mittaan muuttuvia tarpeita; tärkeää oli myös, että koodia ei jouduta pian kirjoittamaan uudelleen. Lisäksi kaasupuolella toimivien työhön vaikuttivat sekä projektien moduuli että muut pienehköt NAV:ssa tehdyt ratkaisut.

Sulautuvien yritysten rahoitusosien konsolidoinnissa Elering koki kuitenkin pienen takaiskun. ”Erittäin hyvä olisi ollut aloittaa vuosi 2016 yhtenä yrityksenä, mutta koska yritysten sulautuminen vei lakisääteisistä syistä enemmän aikaa, tämä odotus ei täyttynyt. Sen takia myös yritysten yhdistäminen oli vaivalloisempaa. Nyt voidaan sanoa, että Elering on tämän osalta kokemuksen verran rikkaampi”, kertoo Kriisa.

Paras oppitunti on käytäntö

Mikään ohjelmisto, olkoon se kuinka hyvä tahansa, ei ratkaise virheellisten tietojen aiheuttamia ongelmia: tiedot eivät ole luotettavia, tai ne ovat huonosti jäsennettyjä, puutteellisia tai liian runsaita.

Rahoituspuolella tehtävä oli melko helppo: oli panostettava etenkin tietojen järjestämiseen, jotta ne olisivat Eleringin kirjanpitosääntöjen mukaisia. Omaisuudenhallintaratkaisussa tietojen kanssa oli ihan samoja ongelmia kuin aikoinaan sähköpuolellakin. Oli luotava tietojen rakenne, jaettava aineistoja osiin, luotava analyyttisia tunnuksia ja selvitettävä niiden olemus, valittava ensisijaisen tärkeät tiedot jne. Lisäksi tietoja oli kerättävä erilaisista lähteistä, Excel-taulukoista, asiakirjoista ja muualta, mikä jatkuu edelleen.

Sulautumisen myötä yrityksen rakenne muuttui. Kun kaasuverkon kunnossapidosta vastaa edelleen konkreettinen organisaatioyksikkö, niin muut uudet työntekijät jakautuivat erikoisuuksiensa mukaan eri organisaatioyksikköjen kesken: esimerkiksi kaasun kehittämisalan ihmiset kuuluvat kehittämisosastoon ja projektipäälliköt projektinhallintaosastoon. Kaasupuoli joutui nyt totuttautumaan enemmän Eleringille valtion yrityksenä asetettuihin sääntöihin. Tämä toi mukanaan varmempia ohjeita ja erilaisten sääntöjen noudattamista, kuten lakisääteisten.

”Tällä alalla kokemus on tärkeää, ja sitä voidaan oppia etenkin käytännön toiminnassa, joko onnistumisten tai epäonnistumisten kautta. Uskon, että yrityksen sulautumiseen osallistuneet ovat nyt kokemuksen verran rikkaampia ja pystyvät hyödyntämään sitä seuraavia samankaltaisia tehtäviä ratkaistessaan”, sanoo Kriisa.

Elering ja NAV

Elering on käyttänyt NAVia vuodesta 2010 ja versiosta 5.0 alkaen. Vuosien mittaan on siirrytty versioihin 2009 ja 2013 ja nykyään käytetään versiota 2016. Elering ei ole ikinä ollut pettynyt kuusi vuotta sitten tekemäänsä ohjelmistovalintaan. NAV:n etuna on, että kyseessä on melko joustava alusta, minkä vuoksi ohjelmistoon on lisätty monia muita yritykselle tärkeitä toimintoja.

Tärkeää on tietenkin myös se, että vakio-ohjelmisto kehittyy jatkuvasti. Ohjelmiston käyttäjäkunta laajenee koko ajan, joten ohjelmiston kehittäjä panostaa siihen mielellään jatkuvasti. Eleringille on tärkeää, että Virossa on olemassa ohjelmiston käyttäjätuki. Näin voidaan reagoida käyttäjien ongelmiin nopeasti heidän omalla äidinkielellään.

Tietoja vuoden 2015 vuosikirjasta

Sähkö

5406 kilometriä suurjännitteisiä ilmajohtoja ja maakaapeleita

147 muuntamoa

2 siirtoasemaa

139 kilometriä EstLink-merikaapeleita

 Kaasu

885 kilometriä kaasuputkia

36 kaasun jakoasemaa

3 kaasun mittausasemaa

Kaasu + sähkö

Varasähkölaitos, jonka teho on 250 MW, käynnistetään sähköverkon hätätilanteessa. Se kattaa äkillisen tehon vajauksen Viron sähköverkossa vain kymmenessä minuutissa. Tämä on kahden energialajin kosketuspiste Eleringissä, koska kaasu saapuu putkia pitkin asemalle ja sitä käytetään peruspolttoaineena sähkön tuottamiseen taattaessa energian toimitusvarmuutta Virossa.