Projektinhallinta

NAV:in projektinhallintamoduuli auttaa yritystäsi suunnittelemaan joustavasti projekteja ja johtamaan niitä budjetoinnin, resurssien suunnittelun ja maksuliikenteen seurannan kautta. Tämä mahdollistaa kulujen, tuottojen sekä resurssien saatavuuden hallinnan.

Kenelle moduuli sitten soveltuu?

Projektinhallinta on tänä päivänä yleisimpiä johtamistapoja. Tunnetuin projektinhallinnan toimiala on rakennusala. Ilman sitä eivät pärjää myöskään esimerkiksi mainonnan, tietotekniikan ja teollisen valmistuksen alalla toimivat liikkeet sekä muut toimialat, joissa projekteihin perustuvat liiketoimintamallit ovat menestyksen perustana.

Hyödyt

• Mahdollistaa nopean katsauksen projektien nykytilaan, koska kaikkia tietoja säilytetään samassa paikassa. Samanaikaisesti pystytään vertailemaan budjettia, työn varsinaista etenemistä ja maksuliikenteen tilaa.
• Tiedot esitetään reaaliajassa sekä tärkeisiin päätöksiin tarvittava ajantasainen johtamistieto on nopeasti saatavilla.
• Voidaan suunnitella resursseja ja sen myötä seurata niiden kuormitusta sekä käyttöastetta projektikohtaisesti.

Yksityiskohtainen ja joustava suunnittelu

NAV tarjoaa mahdollisuuden ryhmittää eri projektin vaiheita ja suunnitella niihin liittyviä tehtäviä. Vaiheita voi syöttää yksityiskohtaisesti ja ryhmittää niitä lisäten otsikoita ja välitiivistelmiä. Jokaiseen vaiheeseen voidaan lisätä puolestaan määräaikaisia suunnittelurivejä, joita voivat olla sekä tuotto- että kuluartikkelit. Tämän lisäksi suunnitteluriveille voidaan määrätä sopimuksen mukaisia rahamääriä varsinaisista kuluista huolimatta.

• NAV-ratkaisu mahdollistaa projektitehtävittäin erilaisten rahamäärien kirjauksen:
  • suunnitellut tuotto- ja kulumäärät
  • asiakkaan kanssa sovitut rahamäärät, jotka on yleensä määrätty sopimuksella
  • varsinaiset kulut
  • laskutetut rahamäärät – joiden laajuudessa asiakasta on laskutettu.

Budjetin täydentäminen ja muuttaminen: Tarpeen mukaan ja käyttäjäoikeuksista riippuen pystytään muuttamaan projektin budjettia – päivämääriä, rahamääriä sekä lisätä tai poistaa rivejä.

Reaaliaikainen katsaus suunnitellusta ja varsinaisesta tilanteesta: Budjetoidut ja varsinaiset rahamäärät eivät ole riippuvaisia toisistaan NAV:issa. Tällainen tietojen esitystapa luo reaaliajassa katsauksen kirjatusta resurssien käytöstä, esitetyistä tuoton ja kulun laskuista. Kaikkia näitä tietoja voidaan seurata projektille suunniteltujen tehtävien tarkkuudella.

Tiedostojen lisääminen: Jokaiseen projektiin, vaiheeseen ja tehtävään voidaan lisätä tiedostoja – esimerkiksi sopimuksia, pöytäkirjoja tai muita ohjelman ulkopuolisia asiakirjoja. Jos tiedostojen kansio on julkinen, niihin pääsevät kaikki käyttäjät, joilla on asianmukainen oikeus.

Keskeneräisen projektin tuottojen ja kulujen käsittely kirjanpidossa: Meneillään olevan projektin tuottojen ja voittojen laskennalla voidaan käsitellä kirjanpidossa projektiin liittyviä tuotto- ja voittomääriä. Tämä sovellus tarjoaa mahdollisuuden valita viiden eri menetelmän väliltä:

• Kustannusmenetelmällä voidaan kirjata tuotot ja voitot esitettyjen laskujen laajuudessa.
• Myyntiarvomenetelmällä voidaan kirjata projektin tuotto ja voitto ottaen huomioon toteutuneet menot.
• Myyntikulumenetelmällä voidaan kirjata tuotto ja voitto asiakkaalle esitettyjen laskujen perusteella.
• Loppuun saattamisen prosentin -menetelmä laskee tuoton ja voiton lähtien prosenttiosuudesta, joka saadaan asiakkaan kanssa sovitun rahamäärän ja todellisten menojen suhteesta.
• Valmiusasteen menetelmää suosittavat monet kansainväliset kirjanpitostandardit.
• Lopetetun sopimuksen menetelmää käytettäessä ei lasketa tuottoa ja voittoa ennen projektin loppua.

Käynnissä olevan projektin laskentaa voidaan uusia niin usein kuin on tarve.

Projekti- ja rahoitusmoduulien integrointi

Kaikkiin rahoitusmerkintöihin voidaan lisätä projektin ja budjetin tehtävän tunnus, joka välittyy sekä rahoitusmerkintöihin että projektimoduuliin. Näin välittyy esimerkiksi kirjanpitäjän syöttämä kululasku samanaikaisesti projektipäällikölle. Lisäksi voidaan parilla napin painalluksella laatia myyntilasku suoraan budjetin riviltä projektin tietojen perusteella.

Resurssien suunnittelu

NAV antaa mahdollisuuden suunnitella projektille työvoima- ja koneresurssia, tavaroita ja muita kuluja. Lisäksi voidaan tilata tavaroita konkreettiselle projektille ja seurata sitä sarjanumerojen ja/tai erien perusteella. Lisäksi resurssien suunnittelulla voi seurata niiden saatavuutta ja käyttöastetta projekteittain.

Raportointi ja analysointi

Projektiin ja sen vaiheisiin voidaan lisätä useiden projektimoduulin vakioraporttien lisäksi analyyttisiä merkkejä, jotka puolestaan otetaan mukaan kirjanpitomerkintöihin.

Myyntiasiakirjojen laadinta projektin suunnittelun riveiltä käsin

Myyntilaskujen laadinnan ei tarvitse enää olla ainoastaan kirjanpitäjän tehtävä, sillä itse projektipäällikkö pystyy laatimaan veloitus- ja hyvityslaskuja suoraan suunnitteluriveiltä käsin.

Roolikohtainen näkymä

• Vasemmanpuoleinen valikko on laadittu projektipäällikön tehtävien mukaan.
• Toimintojen kenttä osoittaa visuaalisesti projektiin liittyvän maksuliikenteen nykytilaa.
• Oikealla puolella projektipäällikkö voi löytää nopeasti asiakkaidensa tiedot.
• Lisäksi on yleiskuva MS Outlookin kansioista, uusista viesteistä, ja suoraan NAV:ista pystytään avaamaan tarvittava kansio MS Outlookissa.