11 aastat kogemust: kõige tähtsam on eeltöö!

11 aastat kogemust: kõige tähtsam on eeltöö!

Autor: Tanel Raig

Livikos 11 aastat majandustarkvara arenduste juures olnud Eve Kuldmaa ütleb, et tarkvara juurutamisel on kõige olulisem eeltöö, mille käigus kaardistatakse ettevõtte vajadused.

Majandustarkvara kasutuselevõtmist planeerides tuleb kõigepealt kirja panna kitsaskohad. Edasi tuleb saada tippjuhtkonnalt selge äristrateegia, kuhu plaanitakse areneda. „Ei maksa ainult mineviku kogemusest tarkvara arendada ja lähtuda sellest, mida kunagi on vaja olnud. Iga ettevõte areneb,” annab Kuldmaa soovituse, kuidas hakata ettevõttes ettevalmistama majandustarkvara kasutuselevõtmist.

On soovitav, et ettevõttes oleks ainult üks peakasutaja, kes viib erinevad arendussoovid kokku ja jälgib, et liigutaks ühes suunas. Kuldmaal on kogemus, mis juhtub, kui ei ole ühte, kogu protsessi ohjavat peakasutajat. Livikos oli esimese majandustarkvara juurutamisel töögrupp, mille moodustasid erinevate valdkondade peakasutajad. Tekkis olukord, kus iga valdkond püüdis projekti suunata lähtudes enda vajadustest. Iga peakasutaja kirjeldas oma kasutajapõhiseid arendusi. Ühtset laiemat pilti ei nähtud. Üldse tuleks eriarendusi vältida ja kasutada võimalikult standardlahendusi, soovitab Kuldmaa. Tema kinnitusel on see ettevõttele kasulik rahaliselt, säästes majandustarkvara juurutamiseks mõeldud raha. Teiseks võib sellest kasu tõusta ka versioonivahetustel. Kui on palju eriarendusi, siis võib versioonivahetusel tekkida ootamatusi, et need arendused ei sobi uude versiooni.

Ettevõttes majandustarkvara projektiks meeskonda määrates peab kindlasti arvestama ajaressursiga. Analüüs, testimine, juurutus – kõik see võtab peakasutajalt ja meeskonnalt palju aega. Inimesed peavad sellel perioodil endast andma palju rohkem, kui on töölepingus kirjas. Neid peab motiveerima.  Kuldmaa nõustub, et üheks motivaatoriks võib olla raha, kuid ütleb, et võib kasutada ka pehmemaid väärtusi, näiteks kingituste tegemist. Ühe näitena toob ta, et praegu on moes töötajatele SPA kinkekaartide tegemine.

Väga oluline on testimine. „Kõik asjad tuleb läbi testida. Kogu äriprotsess Ast Bni tuleb kasutajatel läbi mängida. Ja mitu korda,” rõhutab Kuldmaa. Tavaliselt on aga ajaressurss piiratud. Kuna tähtaeg surub peale ja lahendused tuleb kasutusele võtta kohe, siis väga ei testita. Livikol oli hiljutine kogemus eurole üleminekul. Kõiki andmeid korralikult aastate lõikes ei kontrollitud. Vaadatud oli vaid viimaste perioodide andmeid, kui hiljem selgus, et muutusid ka varasemad andmed.

Kuna ettevõtte on huvitatud programmi korrektsest tööst, siis peab peakasutaja vastutama, et oleks piisavalt testitud. Tema peab määrama, milliseid protsesse peab kontrollima. Loomulikult peab nõudma ka arendajalt, et üle antaks korrektselt lõpetatud töö. St, et IT-firma peab kõik enne ise üle testima ja siis arenduse üle andma kliendile, kes omakorda kindluse saamiseks kõik läbi proovib.

Lõpetuseks soovitab Kuldmaa paari aasta tagant kindlasti läbi viia majandustarkvara versioonivahetusi. Mida tihedamini vahetada, seda kergemini vahetus läheb, ütleb ta. Teinekord tasub alustada ka nullist. Livikol seisab see ees, kuna 11 aastat tagasi majandustarkvara kasutuselevõttes ei osatud ette näha, kuhu ettevõte areneb. Praegused majandustarkvara lahendused on hakanud ettevõtte arengut pidurdama. Kui 11 aastat tagasi oli Liviko ainult alkoholi tootja, siis täna ollakse ka alkoholi maaletoojad. Sortiment ja kliendibaas on nii suureks läinud, et praeguse tarkvara analüüsi pool ei kata enam meie vajadusi, selgitab Kuldmaa põhjust, miks tuleb alustada majandustarkvara juurutamist algusest peale.

„Ei maksa ainult mineviku kogemusest tarkvara arendada ja lähtuda sellest, mida kunagi on vaja olnud. Iga ettevõte areneb.”

MAJANDUSTARKVARA KASUTAJA 3 SOOVITUST

• Raamatupidamist võib ka excelis teha. Majandustarkvara võtke kasutusele, kui vajate majandusinfo analüüsi juhtimisinfo saamiseks.
• Majandustarkvara arendusülesande peab püstitama ettevõte tippjuhtkond, kes peab andma selge äristrateegia ettevõtte arengust. Sellest lähtuvalt peab hakkama valima majandustarkvara platvormi ja arendusi.
• Määrake ettevõttes üks peakasutaja, kes võtab kokku valdkondade võtmekasutajate arendusettepanekud ja ohjab neid, et kogu protsess liiguks ühes suunas.

Eve Kuldmaa, Liviko ökonoomikadirektor