Assa Abloy Baltic: ärianalüüsi lahenduseta me oma tööd enam ette ei kujuta

Lukustuslahenduste ettevõttes Assa Abloy tehakse iga kuu väga suuri ja põhjalikke aruandeid, mis aitavad langetada juhtimisotsuseid ja planeerida hindu. Varem tehti seda n-ö käsitööna, ent investeering BI4Dynamicsi ärianalüüsi lahendusse on seda märksa efektiivsemaks muutnud ning end igati ära tasunud, kinnitab finantsjuht Signe Hoop.

Allikas: Äri IT Kevad 2016

„Praegu ei saa ettevõtte tegevust enam planeerida pelgalt raamatupidamisprogrammi ja kuuraportite pealt, nagu meie seni tegime. Mina finantsjuhina tegin Excelis tabeleid, konsolideerisin käsitsi Eesti, Läti ja Leedu esinduste tulemusi ning otsisin näpuga järge ajades vigu. See oli väga aeganõudev,“ kõneleb Hoop. Ta lisab, et veel suuremat kasu toob BI4Dynamics müügiinimestele, kellel on hea tulemuse tagamiseks vaja iga päev jälgida trende ning müügisstatistikat.

Paremad juhtimisotsused
„Juhtidel on vahel keerukas aru saada, miks alluvad mingeid programme soovivad. Neli aastat tagasi, kui läksime üle NAV-i uuele versioonile, meile analüüsimoodulit ei võimaldatud. Nüüd lisandus meile aga uus äriüksus ning tekkis vajadus ühendada ja lahku lüüa tulemused äriüksuste kaupa. (kas mõlemat?). Senises olukorras oleks see tähendanud uute inimeste palkamist, kuid majanduslikult oli mõttekam investeerida korraga suurem summa programmi ning teenida see raha tagasi maksmata jäänud palkade pealt. Lisaks jäävad ära vead, mis oleksid tulnud inimlikust faktorist,“ selgitas finantsjuht.

Nüüd on Assa Abloy Balticu tegevjuhil ning ostu- ja müügiinimestel võimalik kohe ette võtta eelmise päeva numbrid ja raportid, et teha nende põhjal kiireid ja õigeid otsuseid. „Oleksime palju raha säästnud, kui oleksime selle programmiga alustanud juba neli aastat tagasi,“ tunnistas Hoop.

Assa Abloy Baltic AS-i müügijuht Andres Lehesalu ütleb, et ta peab müügijuhina tegema võrdlemisi palju aruandeid ning uus süsteem kiirendab tööd tublisti. Samuti on kogu hilisem andmete töötlemine ja analüüs palju lihtsam. „Varem selgus vahel analüüsi käigus, et on vaja teatud andmeid veidi teistmoodi kuvada… Siis pidi kogu protsessi uuesti alustama ja tabelid kokku tõstma, ent nüüd on see toiming ainult mõne liigutuse kaugusel,“ meenutab ta.

Kuna müügi-, ostu- ja finantsjuhil on vaja erinevat infot, ei hakatud varem vahel isegi pikki analüüse läbima, vaid tehti teatud otsused vähema info põhjal või kõhutunde baasil. Lisaks sellele, et tänu BI4Dynamicsile on andmete töötlemine ja analüüs efektiivne, on Lehesalu sõnul väga kiiresti võimalik ette valmistada ka kliendikohtumisi ja läbirääkimisi, samuti kulub hinnakujundusele märgatavalt vähem tööaega. See omakorda on parandanud ettevõtte efektiivsust ja kasumlikkust.

Pigem investeerida rohkem, kui pärast kahetseda
Ühelt süsteemilt teisele üleminek kipub küll olema töötajatele keeruline, sest esiteks nõuab see põhjalikku eeltööd, mida programmilt oodatakse ja kuidas andmeid tulevikus näha soovitakse.  Samuti võtab aega ka reaalne õppimine. Ent nüüd, mil see on tehtud ja kasutajad uue süsteemiga harjunud, meeldib BI4Dynamics kõigile, sest see on kasutajasõbralik, efektiivne ja mugav. Igapäevakasutajad hindavad kõrgelt näiteks seda, et programm võimaldab igal kasutajal ise kujundada ja talletada just enda jaoks vajalikku informatsiooni.

„Majandustarkvara valik ja arendamine on nagu majaehitus – alati on odavam teha kõik korraga valmis, mitte igal aastal uuele korrusele mõtlema hakata,“ ütleb Hoop. Tema arvates tasub pigem investeerida rohkem ja saada automatiseeritum tarkvara, mis hoiab edaspidi kokku inimressurssi, aega ja raha. Pidevad ja liigsed arendused panevad kogu ehituse lõpuks logisema.

Ta lisab, et vahel on mõttekam palgata majast seest või väljast projektijuht, kelle põhitöö on tegeleda juurutamisega ning kes on selleks motiveeritud. Näiteks Assa Abloy Ida-Euroopa riikide esindustesse, mis 2015. aasta sügisel samuti BI4Dynamicsi juurutamist alustasid, palkas ettevõtte appi BCS Itera spetsialistid. „Jah, alguses paluti mul kui äsja selle programmi õppe läbinud inimesel neid koolitada, aga see ei tundunud väga mõttekas,“ muigab Hoop. „Mina ei pruugi ostja ja kasutajana projekti juures kõiki nüansse mäletada, sest teen seda oma töö kõrvalt, aga müüja ülesandeks on tunda muret ja vastutust.“
Assa Abloy
Rootsi lukutootjana alustanud Assa Abloy on tänaseks kasvanud maailma juhtivaks lukustuslahenduste loojaks. Ettevõttes töötab 44 000 inimest ja aastakäive on üle 57 miljardi Rootsi krooni. Assa Abloyle kuulub 15% maailma turust. Assa Abloy Baltic asutati 1994. aastal Tallinnas. 

Assa Abloy on esindatud kõigis olulistes maailma regioonides, olles liidripositsioonil Euroopas, Põhja-Ameerikas ja Austraalias. Kiirelt kasvavas elektromehaaniliste turvatoodete sektoris on grupp omandanud juhtpositsiooni läbipääsukontrolli, identifitseerimistehnoloogia, automaatuste ning hotellide ukse- ja lukusüsteemide valdkonnas. Assa Abloy esindab kaubamärke ASSA, ABLOY, BODA, eff eff, Entrematic, Guli, HES, HID, IKON, JPM, Medeco, Mul-T-Lock, Nemef, Ruko, Stremler, Tesa, TimeLox, VingCard Elsafe ja Yale.