Creditinfo Eesti finantsjuht: Tarkvara vahetamisel tasub teist poolt kuulata

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Gerli Ramler

Eesti suurim ja vanim krediidiinfo ning äriteabe pakkuja Creditinfo Eesti AS juurutas koostöös BCS Iteraga Dynamics 365 Business Centrali majandustarkvara ning samal platvormil palga- ja personalilahenduse.

Uue programmi ning selle juurutamise võludest ja valudest räägib Creditinfo Eesti finantsjuht Mare Eltermann.

Me aitame Eesti ettevõtteid, finantsasutusi, eraisikuid ja valitsusasutusi informeeritud otsuste tegemisel, mis puudutavad koostööpartnerite tausta ja krediidiriski hindamist, pakume nii andmeid kui ka tööriistu oma käibe kasvatamiseks, krediidikahjude vähendamiseks ning info kogumiseks,” tutvustab Eltermann. Kuna Creditinfo Eesti kuulub rahvusvahelisse Creditinfo gruppi, vahetatakse infot ja töövahendeid ka teiste grupi ettevõtetega näiteks Lätist, Leedust, Islandilt, Aafrikast, Ukrainast, Kõrgõzstanist ja Gruusiast.

Eelmine aasta läks ettevõtte jaoks finantsjuhi sõnul kenasti. „Meie mullune suurim mõjutaja oli äriregistri andmete muutumine tasuta kättesaadavaks 2022. aasta sügisest. Aga tööd jagub, keskendusime rohkem lisaväärtusega toodetele,“ räägib ta. Praegu töötab Creditinfos 39 inimest, kaks kolmandikku neist käib tööl Tallinna kesklinnas Kawe City büroos asuvas kontoris ja kolmandik tegutseb Lõuna-Eestis kodukontorites. Hübriidtöö ehk võimalus kodukontoris tööd teha on tegelikult kõigil. Kokku saadakse kaks–kolm korda kuus Tallinnas koosolekutel või muudel tööüritustel.

Vana palga- ja personalilahendus oli iganenud ja aeglane

„Teenuste arendamiseks ja programmide töös hoidmiseks on meil oma tootearendus- ja IT-osakond. Kui ma 2020. aasta lõpus Creditinfoga liitusin, ostis ettevõte raamatupidamisteenust sisse ning teenuse osutaja kasutas programme, kuhu meie firma töötajail polnud ligipääsu. See tähendas, et kogu kättesaadav raamatupidamisinfo piirdus paari Exceli-failiga ning tekstikoopiaga kannetest aruandekuule järgneva kuu keskpaigaks,” meenutab Eltermann. Eraldi programmis oli grupile esitatav müügitulude arvestus, palgaarvestuse info liikus aeglaselt, nii et palkade väljamaksmine toimus alles 8.–10. kuupäeval.

Seega hakati otsima paremat lahendust, et saada kõigest ülevaade reaalajas ning programmi oleks integreeritud palga- ja personaliarvestus, samuti finants- ja juhtimisarvestuse võimalus. Oluline oli ka liidestus kliendiprogrammiga müügitulude kajastamiseks. „Vaagisime mitut võimalust, kuni valik jäi Business Centrali peale, mida kasutavad ka Creditinfo grupi Leedu ja Islandi ettevõtted. Kui kunagi peaks grupi tasemel tulema konsolideerumine või andmete sidumine, on see siis palju lihtsamini tehtav,” räägib Eltermann.

Tarkvara juurutamise partneriks valiti BCS Itera ning paralleelselt tarkvara valimisega otsiti ka uut raamatupidamisteenuse pakkujat, kes oleks valmis töötama kliendi tarkvaraga ja osaleks aktiivselt uue tarkvara juurutusprotsessis. Nii sai alguse koostöö BDO Eestiga.

Jaanuaris 2022 allkirjastati leping Dynamics 365 Business Central juurutamiseks ja eesmärk oli programm kasutusele võtta sama aasta 1. juulist. „Üleminek toimus küll aasta keskel, aga kõik andmed viisime juba 2022. aasta algusest programmi sisse. Kuna see polnud automaatselt üks-ühele võimalik, siis tegime kõik kanded Business Centralis käsitsi. Tagantjärele vaadates oli see üks väga hea uue programmi testimise ülesanne. Liidestus meie enda andmeaidaga võimaldas meil müügiarved automaatselt Business Centrali üle tuua, väljastame ühes kuus ju umbes 2000 arvet – see on korralik kogus,” tõdeb finantsjuht.

Ta lisab, et iga tarkvaravahetus võtab aega ja energiat ning kuigi Business Centrali loogika oli harjumuspärasest veidi teistsugune, sai BCS Itera konsultantide toel kõik suhteliselt vähese vaevaga tehtud. „Väga mugav on, et kõik toimub reaalajas ja on asjaosalistele nähtav. Me ei andnudki enam palgaarvestust raamatupidamisbüroole, sest meil pole ju vahetustega tööd ega töötunni arvestust, seega saame palgaasjade ja puhkusearvestusega tegeleda ise operatiivselt. Lisaarendusena tegime projektiarvestuse, mis arvestab töösse minevate projektide tööjõukulusid.

Soovid ja protseduurid tuleb esitada võimalikult täpselt

Neil, kellel uue tarkvara valimine ja juurutamine alles ees, soovitab Eltermann kaasa mõelda ning olla valmis lahendusteks, mis on ehk neile tavapäratud. „Oluline on mitte võtta vastu esimest lahendust, aga samas ka mitte jääda jonnakalt kinni detailidesse. Tasub teine pool ära kuulata, panna end tema asemele ja mõista, et eksperdid pakuvad võib-olla hoopis lihtsamalt ja paremat lahendust! Kindlasti peab endale selgeks tegema, milliseid vajadusi programm peab katma. Ning minu meelest on õnnestunud juurutuse eelduseks hea konsultant – meil vedas sellega nii finantsi kui ka personali poolel.”

Lisaks tuleb tema sõnul rohkelt testida ja kaasata kohe algusfaasis võimalikult palju osapooli, sealhulgas raamatupidajaid. Palju parem, kui nõrgad kohad tulevad alguses välja, selmet neid tagantjärele parandama hakata. Ning tuleks arvestada, et kõik vajadused ja soovid ei mahu esialgselt pakutud ajakulu ja maksumuse raamidesse, sest tegelikult selgub alles töö käigus, milliseid lisasid ja arendusi oleks vaja.

Praegu kasutavad Creditinfos uut Business Centrali finantsjuht ja HR partner. Kuna aga arendamisel on iseteenindusmoodul, hakkavad varsti tarkvara kasutama kõik töötajad. Iseteenindusmoodul võimaldab esitada kulu- ja ärireiside aruannet, sõidupäevikut, dokumente spordikompensatsiooni saamiseks ja iga töötaja näeb ka infot enda kohta. Sel aastal plaanitakse alustada veel Power BI ärianalüüsi mooduli juurutamist aruandluse esitamiseks ja aruannete visualiseerimiseks.

___

Creditinfo

1993. aastal asutatud Creditinfo Eesti kuulub rahvusvahelisse Creditinfo gruppi, kes tegutseb rohkem kui 40 riigis. Creditinfo aitab Eesti ettevõtteid, finantsasutusi, eraisikuid ja valitsusasutusi informeeritud otsuste tegemisel, mis puudutavad koostööpartnerite tausta ja krediidiriski hindamist. Koostöös BCS Iteraga juurutas Creditinfo ettevõttes Dynamics 365 Business Centrali majandustarkvara ja samal platvormil HRM4Balticsi palga- ja personalilahenduse.