Dokumendihaldus muutis kogu ettevõtet

Autor: Ando Urbas, IT ajakirjanik, meedia- ja turunduskonsultant

Nääpsuke naisterahvas, kes kuhjaga täis dokumendikäru lükkab, oli veel kuus aastat tagasi EASi peamajas igapäevane nähtus. 2005. aasta lõpuks saadi aga aru, et samal viisil edasi minna pole võimalik, sest paberdokumentide maht lihtsalt karjus digitaalse asjaajamise järele.

Siiski ei mõistnud keegi tollal, kui suuri ja põhjalikke muudatusi dokumendihalduse sisseseadmine järgnevatel aastatel kaasa toob. Paberkaustade ajastust on igal asutusel omad legendid ja anekdoodid. EASi töötajad meenutavad, kui palju tööaega vajaliku paberdokumendi leidmiseks kulus. Esmalt tuli minna dokumente haldava assistendi juurde, kes siis ütles, kus vajalik paber asub, näiteks kolmandal korrusel kabinetis see ja see.

Kuuendal aastal asus EAS otsima viise, kuidas lihtsustada dokumentide koostamise protsessi. Lahendust nähti dokumendimallides, mis aitaksid koostada kiirelt ja vähemate vigadega korduvdokumente, nagu menetlus- ja finantsinfot sisaldavaid aruandeid.

„Kui me selle projektiga alustasime, ei osanud keegi ette näha, et peagi kolib kogu meie asjaajamine arvutisse,“ ütles Algi Sinisalu, EASi infosüsteemide vanemprojektijuht. „Me arvasime, et viime ellu ühe IT projekti. Tegelikult aga muutsime kogu asutuse töökorraldust ja inimeste töö tegemise harjumusi, mille tulemusena saime võimaluse langetada otsuseid kordi kiiremini kui paberajastul.“

 Tea, mida tellid

 Ideest töögrupi ja läbirääkimisteni jõudis EAS 2007. aastal. Lepingupartneriks oli Microsoft Eesti ning jutt käis SharePointi-põhisest dokumendihaldusest. Microsoft valis projekti teostajaks Eesti IT firma Uptime. Tagantjärele hankeprotsessi meenutades rõhutas Algi Sinisalu vajadust kaasata kohe algusest peale tulevasi süsteemi lõppkasutajaid ning vajadust ise täpselt mõista, mida ikkagi hankima asutakse.

„Lähteülesande koostasid spetsialistid meie organisatsioonist, kuid klient ehk EAS ei hoomanud, mida me hankima hakkame,“ selgitab Algi Sinisalu aastatetaguseid sündmusi. „Nii istusime pool aastat ja ainult rääkisime ja rääkisime, kuniks meile hakkas lõpuks selgeks saama, mida ja milleks arendaja pakub.“

Dokumendihalduse kasutuselevõtu lükkas EAS teadlikult uue aasta algusesse, 1. jaanuarile 2008. Esmalt oli tegu puhtalt haldusdokumentidega, nagu otsused, lepingud jms. Kuigi muu maailmaga käis suhtlus veel endiselt paberkandjal, siis iga majja tulnud dokument juba skaneeriti ning dokumendiregistri kasutaja nägi sellest värvilist PDF-faili.

Töörollide muutumine

Esimeses etapis ei muutunud pealtnäha suurt midagi: andmeid sisestas dokumendihaldussüsteemi endiselt kümmekond assistenti, ülejäänud maja kasutas ainult otsingut. Kuid pealispinna all hakkasid toimuma huvitavad protsessid.

Esiteks loodi kõikidele EASi töötajatele kontod, millega nad pääsesid ise dokumentidele ligi. Seejärel jagunes maja kaheks: mõned töötajad hakkasid ise dokumente otsima ja rõõmustasid, et pääsevad tülikast vahelülist; teistele tundus aga ütlus „otsi ise“ kummaline ning nad jätkasid järjekindlalt vana rida.

Need, kes süsteemi kasutusele võtsid, hakkasid peagi saatma hulgaliselt täiendusettepanekuid ning peagi loodi eri kasutajatele oma vaated. Järgmine etapp oli projektidokumentide digitaliseerimine.

„Projektidokumentide arvutisse viimisest tuligi meile kõige suurem kasu, sest pääsesime paberkaustade transportimisest kontorite vahel,“ ütleb Algi Sinisalu. „Kuid seegi ei möödunud ilma kurioosumiteta – inimesi alguses hämmastas, kuidas saab ühte ja sama dokumenti lihtsalt dubleerida ning mitmele inimesele korraga näidata. See tehnoloogiliselt lihtne, tänaseks endastmõistetav asi muutis meie tööprotsesse.“

Digiallkirja kasutuselevõtt säästis omakorda hulga aega ja närvikulu ning võimaldas juhatuse liikmel anda allkirja sealt, kus ta parasjagu viibib, näiteks USA EASi harukontorist.

Muudatused organisatsioonis võtsid aega mitu aastat. „Meie töötajatel oli suhteliselt keeruline jõuda arusaamiseni, et igaühel on võimalik oma töö algusest lõpuni ära teha,“ selgitas Sinisalu. „Kui varem oli tavapärane, et juht dikteeris assistendile töö sisu ning ta vormistas selle ära, siis tänaseks meil dokumentide vormistamisega tegelevaid assistente vist tööl enam polegi. Kõik teevad oma tööprotsessis vajalikud toimingud ise ära.“

Täisdigitaalne asjaajamine on parandanud ka tööaja kasutust. Kuna kõik on digitaalne, siis tahavad inimesed teha tööd 24/7, nii kodus kui reisil olles.

 Dokumendihaldus pole IT projekt

 Teel täisdigitaalsele asjaajamisele on EAS läbinud mitmeid etappe. Olulisim on olnud inimeste töökultuuri ja harjumuste muutumine, millele saab tehnoloogiliste abivahenditega vaid kaasa aidata. Näiteks meenutab Algi Sinisalu, et oli väga õige otsus osta inimestele lauale teine kuvar või laiekraan – tänu sellele ei trükita enam pabereid nii palju välja.

„EAS on hea näide, kuidas terve organisatsioon peab iga üksikisiku tasemel läbima muutuse, et asuda tööle digitaalses keskkonnas,“ kommenteerib Uptime’i tehnoloogiajuht Raimo Seero, kes projektiga algusest peale seotud oli. „Meil oli visioon nende praeguse tööprotsessi kohta olemas ka viis aastat tagasi, aga ükski ettevõte ei saa nii kardinaalseid muudatusi ühe päevaga läbi teha. Küll aga järk-järgult dokumendihalduse juurutamise kaudu.“

„Infosüsteem ei saa kunagi valmis, vaid on pidevas arengus,“ tõdeb Algi Sinisalu. „Selge on see, et inimestel on vaja aega kohanemiseks – meie puhul kulus selleks neli aastat pidevat, väikeste etappide kaupa arengut, kuid tulemuse üle võime uhked olla.“

Tänaseks on EAS saanud oma digitaalse asjaajamise kohta palju kiidusõnu, eelkõige klientide ja audiitorite poolt. Kui Euroopa Komisjoni audit esimest korda pärast dokumendihalduse juurutamist Tallinna tuli, olid nad ülimalt hämmastunud, kui kõik vajalikud dokumendid vaid paari sekundiga kätte leiti. Esmalt nõudsid nad lausa arhiivist originaaldokumente näha, alles siis jäid uskuma. Ja nii leidiski sügisene Tallinn nädalaseks ärireisiks valmistunud audiitorid juba kahe päeva pärast uuesti lennujaamas, sest töö oli juba tehtud.

 Tänu dokumendihaldusele kulus Euroopa Liidu audiitoritel varasema nädala asemel auditiks vaid kaks päeva.

TASUB TEADA

Dokumendihalduse võimalused

EASi MS SharePointi-põhine dokumendihaldus on seotud Microsoft Dynamics 365 Business Central äritarkvaraga kõikide tööprotsesside jälgimiseks ja kaardistamiseks.

Dokumendihaldus pakub:

• kõikide dokumentide kiiret kättesaadavust,
• automaatset arhiveerimist,
• aja kokkuhoidu dokumentide loomisel mallide ja eelmiste dokumentide pealt,
• efektiivset ülevaatamise ja kinnitamise süsteemi,
• tööprotsessi läbipaistvust
• dokumentide muutmisajaloo jälgitavust,
• kaugtöö võimalust.

EASi võit dokumendihaldusest

• Tööle jäi kolm bürootöötajat kahekümnest,
• Otsused sünnivad kiiremini,
• Käideldav töö maht on sama inimeste arvu juures suurem.