Eesti Pank: Gaas põhjas tarkvaraarendus on täiesti võimalik!

Allikas: Äri-IT Sügis 2023

Kui uue tarkvara juurutamisel satuvad nii ettevõtte kui juurutuspartneri poolelt kokku konstruktiivsed inimesed, on see võimalik isegi plaanitust kiiremini ära teha, kinnitab Eesti Panga finantsosakonna juhataja Helen Riitsaar.

Eesti Panga tiimil õnnestuski personalitarkvara HRM4Baltics (endine Palk ja Personal 365 ) juurutada plaanitust mitu kuud kiiremini.

2023. aasta 1. jaanuar oli Eesti Pangas uue personali- ja palgaprogrammi HRM4Baltics live’i laskmiseks kõike muud kui ideaalne. Nimelt oli Eesti Pangas käsil ka teine suurprojekt – üleeuroopalise makselahenduse juurutamine. Kõigil olid seega niigi käed-jalad tööd täis. Lisaks tuli need kaks suurt tarkvaraprojekti siduda nii juurutuse kui ka hilisema kasutuse aspektist.

Ent kui selgus, et Euroopa makselahenduse projekti tähtaeg on neli kuud edasi lükatud, oli vaja teha uus plaan. Palga- ja personalilahendusega pandi gaas põhja. Ja kokkuvõttes tuldi sellega väga hästi toime.

Nii võetigi HRM4Baltics korraga nii Eesti Pangas kui Finantsinspektsioonis kasutusele 1. jaanuaril 2023, tubli kolm kuud enne plaanitud tähtaega.

Uue personali- ja palgahalduse tarkvara kasutuselevõtmist on Eesti Pangas plaanitud juba 2018. aastast. Paljudel põhjustel asi venis: vanast toimivast tarkvarast lahtilaskmine nõudis aega, esimene hange ebaõnnestus jms. Lõpliku stardipaugu sai projekt alles 2022. aasta maikuus, mil sõlmiti leping parima pakkumise tegija BCS Iteraga.

Mitme tarkvara asemel üks terviklik

Varem oli Eesti Pank kasutanud personalihalduseks Virosofti ja palgaarvestuseks Rooli tarkvara. Nendega toimetamine oli üsna töömahukas (soodustused ja taotlused toimusid eri töövoogude kaudu, lähetused pandi kirja Excelisse, siis sisestati need käsitsi Rooli tarkvarasse jne). Praegu tehakse kõik need toimingud HRM4Balticsis. Uuel tarkvaral on ka märksa rohkem analüüsivõimalusi.

Eesti Pangas hakkas projekti eest vastutama just enne seda Taltech’is digitehnoloogia magistrikraadi kaitsnud Helen Riitsaar, kes igapäevaselt juhatab Eesti Panga finantsosakonda. Tal oli abiks täiskohaga projektijuht Kersti Matla, ülejäänud Eesti Panga ja Finantsinspektsiooni töötajad panustasid oma põhitöö kõrvalt. Kõigi nende jaoks tähendas mullune teine poolaasta ülipingelist, aga ka väga põnevat perioodi.

„Tempo oli laes. Võrreldes tavapärase tööga oli see kordades muutlikum projekt. Nii kui uus infokild tuli, läks see kohe Jira projektihalduse keskkonda üles, keegi ei oodanud plaanipärase koosolekuni. Suhtlus panga ja arendaja vahel oli väga intensiivne, rääkisin nii panga kui ka BCS Itera projektijuhtidega tihti ka kell kümme õhtul. Koostöö oli väga hea,“ räägib Riitsaar.

Uuel personali- ja palgahalduse tarkvaral on palga- ja personalimooduli kõrval ka kolmas, töötajate iseteenindusportaali moodul (andmete uuendamiseks, puhkusesoovi märkimiseks jne). 1. jaanuaril 2023 avatigi iseteenindusportaal ligikaudu 230le Eesti Panga töötajale, samuti umbes 120le Finantsinspektsiooni töötajale. Sellest päevast kolisid ka kõik vahemaksed, lähetused, puhkuseavaldused, soodustused ja taotlused (nt prillikompensatsioon jm) uude süsteemi. Esimesed palgamaksed uuest süsteemist tehti veebruaris 2023. Aastavahetuse ajal toimunud üleminek toob kasu ka selle aasta lõpus, kui aruanded saab koostada terve aasta kohta korraga ühes süsteemis ning jääb ära kahe tarkvara andmete liitmine.

Personalitöötajad ja finantsistid pidasid vapralt vastu

Helen Riitsaar kiidab oma tiimi, sest kõik Eesti Panga palga- ja personalitiimi inimesed tulid uuendusega kaasa, keegi ei lahkunud töölt: „See oli väga karm väljakutse, aga keegi ei läinud ära. Ka kaks pensionieas palgaarvestajat pidasid sellele katsumusele vastu ja õppisid uue programmi selgeks.“

Uue süsteemi loogika on võrreldes senistega täiesti teistsugune – eelseadistus on hoopis uuel tasemel. Kui vanasti oli käsitsi kontrollimist päris paljudes etappides, siis nüüd tuleb usaldada süsteemi. „See kõik tundus veidi kahtlase musta kastina, mille puhul tekib tunne, et pead veelgi rohkem asju kontrollima. See vajab harjumist, eriti kui oled täpne ja kohusetundlik,“ rääkis Riitsaar.

Juurutusperiood tähendas ka Eesti Panga palga ja personaliga seotud protsesside ülevaatamist. Nende korrastamisega on pank aegade jooksul pidevalt tegelenud, seetõttu kardinaalseid muutusi polnudki vaja teha. Mõned asjad läksid siiski lihtsamaks: andmed, mida sisestati varem Excelisse ja siis süsteemi, kantakse nüüd otse süsteemi. Ning selgus, et piisab, kui mingeid tegevusi, mida osakondade, palga- ja personalivaldkonna töötajad varem tegid, teevad nüüd ainult mõned töötajad. Tööajatabelite kasutus HRM4Balticsis kaotas Excelite halduse DHS-s ehk dokumendihaldussüsteemis.

Varem võrreldi Exceli tabelite sisu Tervisekassa andmetega ja tehti vajadusel muudatused käsitsi – nüüd tulevad haiguspäevade andmed liidese kaudu automaatselt. Lisaks ei pea ala- ja ületunde palgaarvestaja enam arvutama ja sisestama, vaid tarkvara saab töötatud aja järgi sellest ise aru ja oskab tunde arvestada.

Omaette keeruline teema oli vanade palgaandmete uude süsteemi ümber tõstmine. See nõudis päris palju tööd ja mitme skripti kirjutamist, et vanast tarkvarast tuleksid andmed selliselt, nagu uus tarkvara nõudis. Õnneks tuli siin kasuks projektijuhi tehnoloogiataust ja andmeanalüütiku teadmised. Need teadmised tulid abiks ka keeruliste liidestuste loomisel, mida tuli teha kokku koguni kuus (sh maksesüsteemid, X-Tee, Tervisekassa jt).

Nüüd on kõik vajalikud sammud tehtud ja uus personali- ja palgahalduse tarkvara on Eesti Pangas igapäevaselt kasutuses. „Aga kogu kasu uuest tarkvarast ei ole meil veel käes. Õpime alles kasutama kogu seda analüütilist võimekust, mida tarkvara pakub, ja loomulikult viime ellu uusi mõtteid,“ ütleb Helen Riitsaar.

Soovitused uue tarkvara juurutamisel

Nõuded ja ootused tuleb väga hästi ära kirjeldada. Pead arvestama, et alati ei ole mõistlik jätkata seniste protsessidega, sest võib-olla on sinu omadest paremad lahendused juba välja mõeldud.

Ressurss. Uue tarkvara kasutuselevõtt nõuab väga palju aega ja energiat. Tuleb varuda ressurssi, et inimesed katki ei läheks. Eesti Panga projektijuht oli tehnoloogiakallakuga. Oleks mõistlik, kui ta oleks saanud rohkem tegeleda liideste jt tehnoloogiliste küsimustega. Aga ta pidi tegelema ka sisuküsimustega ja muidugi projekti administreerima. Tagantjärele usun, et väljastpoolt palgatud administratiivne projektijuht oleks olnud abiks küll.

Tuleb jälgida, et prioriteedid oleks selged ja kriitilised asjad saaksid korrektselt tehtud ja lõpetatud. Samuti peab kommunikatsioon ettevõtte ja arenduspartneri vahel olema väga hea.

Tangot tantsitakse kahekesi. Kui ettevõtte ja juurutuspartneri poolel on meeskonnas väga konstruktiivsed inimesed, siis on palju suurem tõenäosus, et projekt õnnestub. Meil olid head konsultandid, saime omavahel väga hästi hakkama. Kui räägime oma BCS Itera peakonsultandist, siis ta tõepoolest teadis süsteemi seest ja väljast, kõiki võimalusi. Lisaks oli ta väga rahulik ja professionaalne. Vahetevahel emotsioonid ikka tekkisid, aga need ei läinud kunagi kontrolli alt välja. Suhtlus oli konstruktiivne, lahendustele orienteeritud. Asjad ei kadunud mutiauku, saime tagasisidet, vastuseid ja lahendusi.

___

Eesti Pank on koostöös BCS Iteraga juurutanud HRM4Baltics lahenduse, mis katab nii palga, personali kui ka iseteeninduse protsessid.